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Haben Sie schon einmal einen Druckauftrag an den Bürodrucker gesendet und den Ausdruck dann schlicht vergessen? Dies kann vor allem in sensiblen Unternehmensbereichen wie in der HR oder in der Buchhaltung zu einem Datenschutzproblem werden. Wir verraten, wie „Print & Follow“-Lösungen Abhilfe schaffen.
„Print & Follow“, „Follow Me Print“ oder „Pull Printing“ ermöglicht es den Mitarbeitern im Unternehmen, jeden verfügbaren Drucker bzw. jedes Multifunktionssystem im Büro zu nutzen. Druckaufträge werden dabei zentral auf dem Druckserver festgehalten bis der Mitarbeiter zu einem Bürodrucker geht, um seine Drucke abzuholen. Dazu müssen sie sich über den Mitarbeiterausweis, einer ID-Karte oder mit einem PIN an einem System ihrer Wahl authentifizieren. Die Aufträge werden also erst gedruckt, wenn dies durch den berechtigten Mitarbeiter direkt am Drucker initiiert wird und er den Ausdruck gleich in Empfang nehmen kann. Daher auch der Ausdruck „Print & Follow“.
Die Authentifizierung am Multifunktionssystem kann auf unterschiedliche Weise geschehen: So können sich Mitarbeiter bei Multifunktionsdruckern von Konica Minolta z.B. über eine RFID-Karte oder durch die Eingabe eines persönlichen PIN-Codes am Gerät anmelden. Die Nutzung des Mitarbeiterausweises ist dabei besonders einfach: Anstatt manuell eine PIN einzugeben, funktioniert die Anmeldung am System über eine Chip- oder RFID-Karte. Auch die Anmeldung über mobile Geräte wie Smartphone oder Tablet ist möglich.
Durch die Authentifizierung bietet Print & Follow vier entscheidende Vorteile:
Der sorglose Umgang mit Dokumenten im Büro ist nach wie vor ein Thema, welches oft vernachlässigt wird. Schützenswerte Daten wie Verträge, Rechnungen oder Präsentationen bleiben oft stundenlang im Ausgabefach des Bürodruckers liegen und sind von anderen Kollegen einsehbar. Damit einher geht das fehlende Rechtemanagement – also wer hat auf Drucker und Ausdrucke eigentlich Zugriff? Das Management der Druckerflotte inkl. einer Authentifizierungslösung ist daher ein integraler Bestandteil der Sicherheitsstrategie.
Drucken für den Papierkorb hat mit „Follow Me“-Print ein Ende: Da Druckaufträge erst nach der Authentifizierung am System ausgegeben werden, kann der Mitarbeiter entscheiden, welche Druckaufträge ausgedruckt oder gelöscht werden. Ein weiterer Vorteil: Ein umfassendes Kostenstellenmanagement. So können Druck, Kopier- und Scanaufträge unterschiedlichen Projekten zugewiesen und die Kosten auf diese verteilt werden. So bringen „Follow Me“-Lösungen auch Einsparpotential in Hinsicht auf Papier, Toner sowie Energie zu Tage.
Nachhaltigkeit steht in vielen Unternehmen ganz oben auf der Agenda - insbesondere die Verringerung des ökologischen Fußabdrucks. Auch das Thema nachhaltig Drucken spielt eine entscheidende Rolle. „Print & Follow“ bedeutet daher auch einen weiteren Schritt in Richtung nachhaltiges Unternehmen. Denn neben der Senkung des Energieverbrauchs wird auch der Papierverbrauch reduziert.
Ist ein Multifunktionssystem bereits in Verwendung oder defekt, kann der Druckauftrag ganz einfach an einem anderen Bürodrucker abgeholt werden. So kann der Mitarbeiter schnell auf ein anderes System ausweichen, sollte ein System mal ausgefallen sein.
Ob kleines oder mittleres Unternehmen oder Organisation mit einem oder verschiedenen Standorten: Das Druckmanagement ist ein wichtiger Bestandteil für mögliche Kostensenkungen. Kontaktieren Sie unser Team rund um unseren Experten Michael Gerlich und sichern Sie sich nähere Informationen rund um das Thema „Print & Follow“ in einem unverbindlichen Erstgespräch.
Egal wie groß Ihr Unternehmen ist: Eine komplette Übersicht über Ausgaben ist unerlässlich. Je größer das Unternehmen jedoch ist, desto schwieriger wird es, alle Kosten im Auge zu behalten. Es kann sogar problematisch sein, wenn es um einen so scheinbar unbedeutenden Aspekt wie das Drucken geht. Fragen Sie sich einmal selbst – wissen Sie wirklich, wie viel Sie täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich für das Scannen, Drucken und Kopieren im Unternehmen ausgeben?
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