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Während in Pandemiezeiten ganze Unternehmen von einem Tag auf den anderen ins Home-Office umgezogen sind, führen manche Unternehmen heute die ausnahmslose Präsenzpflicht wieder ein. Laut Branchenverband bitkom ist auch in Deutschland der Anteil der ganz oder teilweise mobil Arbeitenden gesunken: von 74 Prozent im Jahr 2022 auf aktuell 68 Prozent. Dabei wünschen sich die meisten Angestellten weder das eine noch das andere Extrem: Hybrides Arbeiten, bei dem die Menschen im Unternehmen abwechselnd im Büro und zu Hause oder anderswo arbeiten, sehen viele heute als selbstverständlich an. Studien und Befragungen zeigen, dass hybride Arbeitsmodelle neben der Mitarbeitenden-Zufriedenheit auch die Produktivität und Effizienz steigern. Doch Hybrid Work kann nur dann funktionieren, wenn die Voraussetzungen stimmen.
In den vergangenen Jahren wurden Millionen von Arbeitnehmende mit neuen Realitäten konfrontiert. Arbeiten am Küchentisch, virtuelle Meetings und der Abschied von der Teeküche haben manche kalt erwischt. Während das Management selbstsicher die New-Work-Ära einläutete, zeigte sich vor allem bei den Mitarbeitenden: Ein Laptop allein macht noch keine gute dezentrale Zusammenarbeit aus. Denn oftmals hatten die Unternehmen gar keine Chance, ihre organisatorischen Abläufe, Prozesse, Tools und Werkzeuge der neuen Realität anzupassen – von der Unternehmenskultur ganz zu schweigen. Auch heute noch ist der Nachholbedarf riesig.
Heute ist es zwar weit verbreitet, zwischen mobiler Arbeit und Büro wechseln zu können – doch die Probleme gibt es weiterhin. Denn vom hybriden Meeting mit Mitarbeitenden vor Ort und zu Hause bis zur Gleichbehandlung von Remote und Office Work entstehen zusätzliche Herausforderungen. Was als schöne, neue Arbeitswelt gedacht ist, kann schnell genau das Gegenteil bewirken. Prozesse werden langsamer, Ziele werden gerissen, Mitarbeitende werden unzufrieden oder wenden sich sogar vom Unternehmen ab. Das liegt aber meistens nicht an menschlichem Versagen. Vielmehr sind die Konflikte einfach vorprogrammiert beim gut gemeinten Versuch, eine neue Arbeitsweise mittels unzureichender Tools in unpassende Strukturen zu pressen und dabei auf ein gutes Arbeitsklima zu spekulieren. Unternehmen, die nachhaltig die positiven Effekte von Hybrid Work nutzen wollen, müssen deshalb organisatorische, technische und kulturelle Voraussetzungen dafür schaffen. Und das ist in vielen Fällen gar nicht so schwierig, wie es klingt.
Die Prozesse, Richtlinien und Management-Methoden sind häufig noch auf streng hierarchische Unternehmen in großen Büros ausgerichtet – obwohl längst hybrides Arbeiten an der Tagesordnung ist. Vermeintliche Kleinigkeiten lassen die Mitarbeitende schnell spüren: Hier passt einiges nicht zusammen. Wichtige Arbeitsgrundlagen zu überdenken und wohldosiert zu überarbeiten, bringt Sicherheit, Ruhe und mehr Freude in das New Work-Konstrukt..
Flexibilität ist das Herzstück des hybriden Arbeitens. Allzu starre Vorgaben hinsichtlich Arbeitszeiten und -orten lassen die Mitarbeitenden daran zweifeln, wie ernst das Management hybrides Arbeiten wirklich nimmt. Ganz ohne Vorgaben könnten allerdings manche den Überblick verlieren. Übrigens: Mobiles und hybrides Arbeiten befreien nicht von der Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeiten!
Mit modernen Projektmanagement-Methoden wie Objectives & Key Results (OKR) oder agilem Arbeiten lassen sich Projekte effizienter gestalten und erlauben einzelnen Mitarbeitenden, sich besser selbst zu organisieren. Aber Vorsicht: Nicht in jedem Unternehmen ist alles als Projekt darstellbar – manche Tätigkeiten lassen sich besser über klassische Methoden wie Einsatzpläne steuern.
Wenn die Mitarbeitenden sich nicht an jedem Arbeitstag sehen, ist es umso wichtiger zu wissen, wer was tut – und was nicht. Eine klare Definition von Rollen und Kompetenzen ist deshalb ein Muss bei der Umsetzung von hybriden Arbeitsmodellen. Hier ergibt sich zudem die Chance, Verantwortung fair im Team aufzuteilen – denn mehr Schultern können vorhandene Last gemeinsam leichter tragen.
Die Kommunikation ist in hybriden Arbeitsumgebungen das A und O. Unternehmen sollten klare Richtlinien und Standards für die Kommunikation einführen, um Missverständnisse zu vermeiden und hybride Besprechungen effizient zu gestalten. Wichtig ist auch, dass alle stets auf demselben Informationsstand sind. Es lohnt sich, klare Kanäle für bestimmte Arten von Austausch und Information zu definieren.
Wissen ist Macht, Nichtwissen macht nichts? Von wegen! Schon heute bestimmt eine Kombination aus technischer, fachlicher und sozialer Kompetenz die individuellen Stärken von Mitarbeitenden. Da ist es nur fair, allen die Möglichkeit zu geben, kontinuierlich die eigenen Skills auf den neuesten Stand zu bringen. Eine Win-Win-Situation: Durch lebenslanges Lernen sind alle gemeinsam bereit für neue Herausforderungen.
Durch zeitgemäße Trainings hybrides Arbeiten als Teil von Future Work besser gestalten: Das Team der Konica Minolta Academy schult Mitarbeitende und Führungskräfte von mittelständischen und großen Unternehmen rund um digitale Transformation, Kollaborations-Tools, Vertriebsthemen oder Selbstmanagement.
Organisatorische Grundlagen sind wichtig – lassen sich aber nur mit Leben füllen, wenn die passenden Werkzeuge vorhanden sind. Oft hilft es, System in die vorhandenen digitalen Tools zu bringen und die Software-Landschaft zu vereinheitlichen. Nicht selten arbeiten benachbarte Abteilungen mit völlig verschiedenen Anwendungen. Wer die fünf wichtigsten Handlungsfelder im Blick hat, macht das hybride Arbeiten leichter und bringt zudem Fahrt in die digitale Transformation.
Bei mobiler oder hybrider Arbeit denken viele vor allem an Laptops und Videokonferenzen. Die sind auch wichtig – doch zu einer funktionierenden Hybrid Work-Infrastruktur gehören zum Beispiel auch eine Cloud-Plattform, eine zentrale und sichere Datenablage oder Lösungen für die gemeinsame Nutzung von Multifunktionsdruckern aus der Cloud. Außerdem müssen die verschiedenen Tools über Schnittstellen miteinander interagieren und kommunizieren können, um manuelle Umwege zu verhindern.
Alle kennen Teams – aber wissen auch alle, welche Möglichkeiten in modernen Kollaborations-Tools stecken? Das Teilen und zeitgleiche Bearbeiten von Dokumenten in der Microsoft 365-Welt oder das zentrale Organisieren und Archivieren der Daten in einem ECM-System sind erst der Anfang. Mittels Workflows lassen sich analoge Vorgänge komplett überarbeiten, automatisieren und digitalisieren. So wachsen Mitarbeitende, Orte und Prozesse mehr und mehr zusammen.
Dass in hybriden Teams die wichtigsten Daten nicht mehr in Aktenschränken im Keller schlummern, versteht sich (hoffentlich) von selbst. Doch erst wenn die Teams damit anfangen, die vorhandenen Daten intelligent zu nutzen, machen sie sich diesen Fakt zu nutzen. Intelligente Echtzeit-Auswertungen erlauben es zum Beispiel, volle Transparenz über alle Vorgänge zu erlangen, bessere Entscheidungen zu treffen, flexibel auf den Markt zu reagieren und dabei noch Zeit zu gewinnen.
Datenlecks, Cyberangriffe, Ausfälle: Nie war es wichtiger, sensible Informationen zu schützen. Dazu gehören nicht nur Kundendateien auf dem Server, sondern auch Geschäftsgeheimnisse, Kennzahlen oder Personaldaten. An einer regelmäßigen Überprüfung der technischen Schutzmaßnahmen führt kein Weg vorbei. Doch ebenso wichtig ist es, die menschliche Firewall durch Schulungen upzudaten – denn Cyber-Abwehr beginnt schon beim verdächtigen E-Mail-Anhang, der lieber nicht geöffnet wird.
Die Nutzung von Kollaborations-Tools und Cloud-Diensten macht vieles leichter – erfordert aber auch digitale Kompetenz bei den Mitarbeitenden. Mit optimierten und automatisierten Prozessen sinken Zeitaufwand und Fehlerquote bei der Bearbeitung. Auch sollten sich die Mitarbeitenden so wenig wie möglich um Einrichtung, Wartung, Updates und Pflege kümmern müssen. Als Managed Services lassen sich viele dieser Aufgaben automatisieren oder auslagern. So erhalten die Teams und IT-Admins in den Unternehmen mehr Flexibilität und Zeit für ihre Kernaufgaben.
Konica Minolta steht kleinen, mittelgroßen und großen Unternehmen als erfahrener Technologie- und Managed Service Provider zur Seite. Wir beraten technologieoffen zu einzelnen Tools oder ganzen Digitalisierungsstrategien und unterstützen bei der Umsetzung von IT-Projekten. Als zertifizierter Microsoft-Partner liegen besondere Schwerpunkte bei Microsoft 365, Dynamics 365 BC, Power Platform und Teams-Räumen. Gerne schulen wir auch Ihre Mitarbeitenden oder testen Ihre IT-Security auf Herz und Nieren.
Die organisatorischen Voraussetzungen stimmen, die Technik ist up to date – jetzt fehlt nur noch ein Puzzleteil, damit Hybrid Work zum Erfolg für Unternehmen und Mitarbeitende wird: die Unternehmenskultur. Schließlich soll auch mit dezentralen Teams und mobilen Arbeitsmöglichkeiten ein echtes Wir-Gefühl aufkommen.
Eine der wichtigsten Zutaten bei erfolgreichen hybriden Teams heißt Vertrauen. Wenn Führungskräfte ihren Mitarbeitenden Verantwortung übertragen und ihnen die Freiheit geben, eigenständig Entscheidungen zu treffen, motiviert das alle im Team zu besseren Leistungen. Ständige Kontrolle und streng hierarchisches Denken haben dagegen keinen Platz in einem modernen, hybriden Arbeitsumfeld – und lassen sich ohnehin kaum sinnvoll durchsetzen.
Wer Berufliches und Privates unter einen Hut bekommt, fühlt sich wohler. Und wer sich wohlfühlt, hat mehr Energie für die täglichen Aufgaben. Eine ausgewogene Work-Life-Balance ist deshalb entscheidend für die Produktivität der Mitarbeitenden. Dazu gehört auch, die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit zu kennen und Privatsphäre zu respektieren. Wer zu Hause arbeitet, muss deshalb nicht rund um die Uhr erreichbar sein – und wer im Büro sitzt, hat dennoch ein Recht auf Rückzug und Konzentration.
Stress gehört zu den größten Risikofaktoren für die Gesundheit der Mitarbeitenden – und kann schnell zu psychischen und körperlichen Problemen führen. Lange Ausfallzeiten oder das Ausscheiden aus dem Unternehmen können die Folge sein. Bei hybriden Arbeitsmodellen ist es besonders wichtig, der Fürsorgepflicht nachzukommen. Viele Unternehmen haben dies erkannt und bieten Programme für mentale Gesundheit, Stressreduktion oder Resilienz an.
Gleiches Recht für alle: Gleichbehandlung und -berechtigung spielen bei hybriden Arbeitsmodellen eine hervorgehobene Rolle. Weder durch mobile Arbeit noch bei Büroarbeit dürfen Nachteile für einzelne Mitarbeitende entstehen; außerdem gilt es, alle Generationen mitzunehmen. Das ist Teil einer Unternehmenskultur, die Vielfalt auf allen Ebenen wertschätzt und die Zusammenarbeit von Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen und Perspektiven fördert.
Die Krise ist zur Normalität geworden – und die Häufung mehrerer zeitgleicher Krisen keine Seltenheit mehr. Unternehmen werden sich auch in Zukunft schnell auf neue Situationen und unvorhergesehene Herausforderungen einstellen müssen. Mit der Einführung hybrider Arbeitsmodelle können Betriebe auch das Bewusstsein schaffen, flexibler und widerstandsfähiger zu werden und in einem zunehmend unsicheren Geschäftsumfeld erfolgreich zu agieren.
Die Liste mit Voraussetzungen, die für ein ideales hybrides Arbeitsumfeld erfüllt sein sollten, ist lang. Die gute Nachricht: Einiges davon haben die meisten Unternehmen schon umgesetzt oder auf den Weg gebracht. Mit wenigen Anpassungen können sie das Beste aus beiden Welten kombinieren. Mobiles Arbeiten ermöglicht Flexibilität und Freiräume, während das Büro als soziale Begegnungsstätte wieder attraktiv wird. Und funktioniert erst mal die hybride Arbeit, können Unternehmen auch in anderen Bereichen zu den Vorbildern gehören. Future Work is now!
Finden Sie heraus, ob Ihr Unternehmen bereits die Voraussetzungen für hybride Arbeit erfüllt: Die Checkliste verschafft Ihnen in wenigen Minuten Klarheit – und einen Überblick zu den wichtigsten Handlungsfeldern.
Gerne tauschen wir uns mit Ihnen in einem unverbindlichen Beratungsgespräch aus: Gemeinsam identifizieren wir die wichtigsten Handlungsfelder und überlegen, welche Maßnahmen sich am schnellsten und effektivsten umsetzen lassen.
Jede positive Veränderung beginnt mit einem guten Gespräch. Und das ist bei uns selbstverständlich völlig unverbindlich und kostenlos. Füllen Sie einfach unser Kontaktformular aus, um einen Termin mit einem unserer Consultants zu vereinbaren.
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