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Automatisierung, Workflows, Effizienzsteigerung: Diese Buzzwords machen in wohl jeder größeren Personalabteilung die Runde. Denn während seitens Politik und Verwaltung die bürokratischen Anforderungen steigen, erwarten die Angestellten und Führungskräfte ein hohes digitales Service-Level. Doch nicht überall werden Digitalisierungs-Projekte konsequent in die Tat umgesetzt– denn veraltete HR-Management-Systeme und die stockende Digitalisierung von Personalakten lassen HR-Bereiche wie mit angezogener Handbremse arbeiten. Die Umstellung auf ein Cloud-HR-System kann den lang ersehnten Boost bringen.
Bei der Arbeit in Personalabteilungen stehen Menschen und ihre individuellen Bedürfnisse im Mittelpunkt. Gleichzeitig ist aber ein großer Teil der administrativen Tätigkeiten stark standardisiert, gerade in größeren Unternehmen. Vieles wiederholt sich monatlich, wöchentlich oder sogar mehrmals täglich: Reisekostenabrechnung, Urlaubsanträge oder Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeitende folgen strengen Regularien und Zeitvorgaben. Eigentlich bieten solche Tätigkeiten ein großes Potenzial für Zeitersparnis durch Automatisierung.
In der Praxis gestaltet sich die Automatisierung jedoch oft schwieriger als gedacht. Denn noch immer sind fragmentierte HR-Software-Lösungen weit verbreitet – das heißt: Für kleine Teilaufgaben wie das Veröffentlichen von Stellenanzeigen oder die Durchführung der monatlichen Gehaltsabrechnung gibt es verschiedene Anwendungen, die nicht miteinander kompatibel sind. Manche Prozesse wie das Genehmigen von Urlaubsanträgen laufen sogar noch analog. Schnittstellen, mit denen diese Insel-Prozesse ineinandergreifen könnten, fehlen komplett oder funktionieren nur teilweise. Am Ende führt kein Weg daran vorbei, von Hand die Daten von Anwendung zu Anwendung zu kopieren oder von Zetteln abzuschreiben – manuelle HR-Workflows bleiben der Standard. Denn das Automatisieren über verschiedene Software-Hersteller, Programme und Datenformate hinweg wäre nur mit großem Entwicklungsaufwand möglich.
Dabei ist die Automatisierung durch Workflows keinesfalls ein Luxus oder eine technische Spielerei: Die Aufgaben in Personalabteilungen sind in den letzten Jahren vielfältiger und komplexer geworden – aber die HR-Teams haben sich in den seltensten Fällen vergrößert. Freie Ressourcen durch weniger administrativen Aufwand zu schaffen, ist also die logische Konsequenz. Ein großer Schritt in diese Richtung ist die Einführung eines Cloud-HR-Systems wie Loga HR. Entgegen gängiger Vorurteile ist eine Cloud-basierte Personalsoftware sicherer als veraltete lokale Anwendungen. Zudem gelingt die Digitalisierung im Personalwesen leichter: Die digitale Personalakte fasst alle wichtigen Informationen zu allen HR-Prozessen transparent, effizient und übersichtlich zusammen. Die vielleicht größte Stärke liegt aber in der Möglichkeit, HR-Workflows ohne Programmierkenntnisse einzurichten.
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Das Prinzip ist einfach, wie das Beispiel Loga HR zeigt: Da sämtliche Module – von der Zeiterfassung über das BEM bis zur Abrechnung – auf einen zentralen Datenbestand zugreifen, lassen sich verschiedene Tätigkeiten ohne komplizierte Schnittstellen miteinander verzahnen. Auf Basis von einfachen Regeln lässt sich in der Cloud-Anwendung festlegen, welche Aktion nach der Eingabe bestimmter Daten folgen soll. Eine zentrale Rolle spielt dabei das Modul „Stellenplan“: Hier lässt sich jede Position im Unternehmen mit bestimmten Aufgaben, Eigenschaften und Berechtigungen belegen. So ist das komplette Unternehmen digital abgebildet. Mit den Positionen im Stellenplan sind dann die einzelnen Mitarbeitenden verknüpft. Wechseln sie die Position, dann wechseln ihre Vorgesetzten, Team-Mitglieder, Berechtigungen und Aufgaben gleich mit. Die automatischen Workflows beziehen also immer die richtigen Personen mit ein.
Auf sehr einfache Weise lassen sich zum Beispiel Urlaubsanträge als Workflow umsetzen. Füllt ein Team-Mitglied das elektronische Formular aus, werden Vorgesetzte automatisch um Freigabe gebeten. Auch das Überprüfen von Urlaubsanspruch und Vertretungsregelungen, das Eintragen in den zentralen Kalender und andere Teilprozesse kann der automatisierte Workflow übernehmen. Mitarbeitende und Vorgesetzte sparen sich dadurch das Ausfüllen von Laufzetteln – und Personalabteilungen das händische Erfassen von Urlaubstagen in herkömmlichen HR-Systemen. Das mag zwar nach einer nur minimalen Erleichterung klingen. Doch in Unternehmen mit mehreren tausend Angestellten ist die Zeitersparnis deutlich spürbar. Ungleich größer ist der Effizienz-Gewinn bei komplexen Aufgaben wie dem Bewerbungsprozess. Hier unterstützt die Cloud-Anwendung Loga HR in jedem Schritt.
Nach der Umstellung auf die Cloud- Lösung Loga HR ist mit wenigen Klicks möglich, was jahrzehntelang an hohen IT-Hürden gescheitert ist: die Einrichtung von automatisierten Workflows. Sie entlasten HR- und IT-Personal, minimieren Fehler durch die manuelle Bearbeitung und sorgen dafür, dass kein Schritt in komplexen Prozessen fehlt. Aufgaben, die früher ganze Arbeitstage in Anspruch genommen haben, laufen einfach im Hintergrund. Sogar die monatliche Gehaltsabrechnung kann die Cloud-Software mit Workflows immens beschleunigen – was zu deutlich weniger Stress und Überstunden am Monatsende führt.
Unser Software- und Digitalisierungs-Consultant Luca Kemena steht für Ihre Fragen bereit.
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