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Die Anforderungen im Berufsleben nehmen ständig zu. Wie der tägliche Balanceakt von Tasks und Terminen gelingt, erklärt Jörg Libal, Head of Academy bei Konica Minolta, in diesem Beitrag.
Unzählige To-dos geistern im Kopf herum, nachts quälen Gedanken an Deadlines und der Berg an Aufgaben wird nicht kleiner: Das Gefühl, kaum noch den Überblick zu behalten, kennen viele – zumal die Arbeitswelt viel komplexer geworden ist. Durch das permanente Feuerwerk von Kleinigkeiten fällt es schwer, den Fokus auf Herzensthemen oder wichtige Projekte zu legen. Um frei im Kopf für wirklich Wichtiges zu werden, ist die ausgefeilte Selbstorganisations-Methode „Getting Things Done“ (GTD) nach David Allen eine gute Option. Neben beruflichen Aufgaben eignet sie sich auch für alle anderen Lebensbereiche. Ich erkläre die fünf Schritte der Methode – und stelle digitale Tools vor, die bei ihrer Anwendung unterstützen.
Bei Getting Things Done geht es zunächst einmal darum, alle Aufgaben, Infos, Anfragen und Nachrichten zu sammeln. Und zwar an möglichst wenigen Stellen – egal, wo sie herkommen, ob digital oder analog. Wichtig dabei: Nicht alles sammelt sich von allein wie E-Mails im Posteingang. Mein physischer Sammelpunkt für Post oder Notizen ist deshalb ebenso wichtig wie das Erfassen von Anrufen, mündlichen Infos oder eigenen Ideen. In welchem Format alles vorliegt, ist gar nicht entscheidend. Das Vertrauen in mein individuelles GTD-System aber schon. Denn ein großer Vorteil von GTD ist: Was drin ist im System, kann raus aus meinem Kopf. Ich persönlich sammle übrigens Berufliches und Privates in nur einem einzigen GTD-System.
Alle Aufgaben, die im GTD-System landen, sortiere ich so regelmäßig wie möglich – am besten gleich, aber mindestens mehrmals am Tag. Dafür schaue ich mir erst mal an, worum es sich handelt und ob ich überhaupt etwas tun kann oder muss. Wenn nicht, landet der Task entweder im Müll, auf einer „Vielleicht/Irgendwann“-Liste oder in einer Ablage für wichtige Infos. Kann ich die Aufgabe in unter zwei Minuten erledigen, tue ich das sofort. Das geht nämlich schneller, als es auf einer Liste oder im Kalender für später einzuplanen. Besteht die Aufgabe aus mehreren Schritten, kommt sie auf eine „Projekte“-Liste. Ansonsten entscheide ich, ob ich es delegiere – dann kommt die Aufgabe auf eine „Warten auf“-Liste. Bleibt nur noch übrig, was ich in einem Schritt selbst erledigen kann. Das kommt entweder auf die „Nächste Schritte“-Liste oder in den Kalender, um es zeitlich einzuplanen. Der Übergang zum nächsten Schritt ist fließend.
Damit das System funktioniert, muss ich es gut organisieren. Das heißt: Von den Ablageorten über den Papierkorb bis zu den eben beschrieben Listen muss alles vorhanden und jederzeit verfügbar sein.
Der Kalender für geplante Aufgaben
Das „Referenzmaterial“ für wichtige Infos
Die „Vielleicht/Irgendwann“-Liste
Die „Projekte“-Liste für komplexe Aufgabe
Die „Warten auf“-Liste für delegierte Aufgabe
Die „Nächste-Schritte“-Liste für alle anderen Aufgaben
Letztere kann ich auch aufteilen in „Kontext“-Listen, je nachdem, wann und wo ich eine Aufgabe erledigen kann. Zum Beispiel „Im Büro“, „Im Auto“ und „Zu Hause“. Das Ziel von Getting Things Done ist, dass all diese Listen möglichst immer aktuell sind und die Eingangskanäle wie Briefablage und Posteingang möglichst immer leer.
Meine gut gepflegten Listen gehe ich regelmäßig durch – aber eben nicht jedes Mal alle! Für die alltägliche Übersicht reicht es, „Nächste Schritte“, „Kalender“ und „Projekte“ im Blick zu haben. Einmal wöchentlich mache ich einen „Review“, in dem ich alles checke: Welche Rückmeldungen von der „Warten auf“-Liste stehen aus? Ist zu jedem „Projekt“ ein konkreter nächster Schritt notiert? Ist etwas von der „Vielleicht/Irgendwann“-Liste relevant? Kann ich Infos dem „Referenzmaterial“ zuführen? Außerdem blicke ich auf die erledigten Aufgaben zurück und plane Termine. Am Anfang kostet das alles mehr Zeit – aber läuft das System erstmal, dauert ein Review eine Stunde und das tägliche Durchsehen wenige Minuten.
Neben all dem Planen gibt es natürlich Dinge zu erledigen – denn darum geht es ja! Wie dabei die Prioritäten liegen, ist eine sehr individuelle Frage. Doch mit einem gut gepflegten GTD-System habe ich die Termine sowie zeitkritische Aufgaben sauber im Kalender geplant und kann alle weiteren Aufgaben je nach Kontext, verfügbarer Zeit und Energielevel von meiner Liste wählen. Weniger wird die Arbeit dadurch nicht – aber: Ich habe immer einen Überblick, kann mit meiner Zeit gut haushalten und habe nie wieder das Gefühl, etwas Wichtiges vergessen zu haben.
Getting Things Done beschreibt keine Software, sondern eine individuelle Routine zur Selbstorganisation. Welche Teile davon analog, digital, KI-gestützt, täglich oder stündlich am besten funktionieren, kann jede*r für sich herausfinden. Ich selbst nutze in meinem Alltag die gewohnten Microsoft 365-Tools – mehr brauche ich nicht.
Eine simple und gerade deswegen effektive Art der Listenpflege ist Microsoft To Do. Hier pflege ich meine „Nächste Schritte“-Liste bzw. Kontext-Listen. Durch die Cloud-Technologie habe ich die dann auf jedem Endgerät immer dabei – eine wichtige Voraussetzung, damit GTD funktioniert.
Die längeren Listen wie „Projekte“, „Vielleicht/Irgendwann“ und Teile des „Referenzmaterials“ pflege ich in einem Notizbuch in Microsoft OneNote. Hier kann ich verschiedene Texte und Bilder, Links und noch mehr einfügen oder zu einzelnen Projekten eigene Kapitel erstellen. Auch das Notizbuch ist mit dem Smartphone synchronisiert.
Ein weiterer wichtiger Eingangskanal für alle Arten von Informationen und Aufgaben ist heute Microsoft Teams. Aber das Collaboration Tool kann noch mehr – von der Integration von Kalendern oder Listen in Kanäle bis zu automatischen Workflows.
Meine gesamte „Getting Things Done“-Routine erledige ich mithilfe der vier „klassischen“ Microsoft-Tools. Daten- und KI-gestützte Features wie Viva Insights oder Copilot nutze ich weniger für meine Selbstorganisation – denn hier vertraue ich zu 100 Prozent auf mein System. Da es Analoges und Digitales sowie ALLE Aufgaben meines Alltags erfasst – Beruf, Privates, Hobby und so weiter –, ist das aktive Sammeln, Verarbeiten, Organisieren und Durchgehen unerlässlich. Beim Erledigen von inhaltlichen Arbeiten kann ich KI als Unterstützung allerdings sehr empfehlen.
Das war ein sehr kurzer Abriss von „Getting Things Done“ nach David Allen. Wer es etwas genauer wissen möchte, kann sich gerne mein YouTube-Video zur GTD-Methode ansehen. Oder noch besser: in einem Seminar wertvolles Praxiswissen zu Selbstorganisation und vielen anderen Themen anwenden lernen!
Mein Team und ich von der Konica Minolta Academy haben uns ein Ziel gesetzt – für uns und die Menschen, die bei uns Schulungen und Workshops absolvieren: Jeden Tag ein klein wenig besser werden. Neben Technik-Trainings zu Konica Minolta Produkten für Key User*innen bieten wir auch Software- oder Vertriebs-Trainings für unsere Kund*innen an. Außerdem organisieren wir die interne Weiterbildung und das europaweite E-Learning für unsere Mitarbeiter*innen. Die Seminare zur GTD-Methode sind dabei nach wie vor sehr gefragt. Denn viele haben den Wunsch, mehr mentale Kapazität und Kraft für die wichtigen Dinge des Lebens zu haben.
Jörg Libal leitet die Konica Minolta Academy. Er arbeitet seit über 27 Jahren beim Technologie- und Managed-Service-Provider.