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Für den jährlich erscheinenden „IT-Report für die Sozialwirtschaft“ der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt wurden IT-Verantwortliche aus rund 200 sozialen Organisationen in ganz Deutschland zum Stand der Digitalisierung befragt. Die Ergebnisse zeigen: Der Trend der Vorjahre setzt sich fort – digitale Tools und Technologien nehmen einen immer größeren Stellenwert ein. Allerdings funktionieren manche Prozesse auch heute noch wie zu Vor-Corona-Zeiten – analog und teilweise kaum standardisiert. Ein näherer Blick zeigt: Das Problem liegt nicht bei den Mitarbeitenden in den Einrichtungen.
Wie in vielen anderen Branchen hat die Corona-Pandemie im kirchlich-sozialen Bereich einen großen Digitalisierungs-Schub ausgelöst – und dieser hält auch heute noch an, wie der IT-Report für die Sozialwirtschaft 2023 zeigt. Höhere IT-Aufwendungen, mehr Mobilgeräte oder die Flexibilisierung des IT-Einsatzes machen sich seit 2020 in den jährlichen Befragungen deutlich bemerkbar; Tendenz nach wie vor steigend.
Im Durchschnitt lagen die IT-Aufwendungen der befragten sozialen Organisationen im letzten Geschäftsjahr bei 1,6 Millionen Euro. Zum Vergleich: Im Vor-Corona-Jahr 2019 lag dieser Wert bei knapp über 800.000 Euro. Die Autoren des Berichts sehen „ein deutliches Zeichen dafür, dass die Digitalisierung in der Branche angekommen ist“. Zwar verzeichneten große Unternehmen logischerweise höhere Digital-Ausgaben als kleine. Doch der Anteil der IT-Kosten am Gesamtumsatz hängt nicht von Anzahl der Mitarbeitenden oder Höhe des Umsatzes ab. Das heißt: In kirchlichen und sozialen Einrichtungen jeder Art und Größe ist Digitalisierung eines der zentralen Themen.
Investitionen in neue Software oder mobile Endgerät allein machen allerdings noch keine gelungene digitale Transformation aus. Denn nur durch im Zusammenspiel mit zeitgemäßen Arbeitsabläufen können digitale Tools ihre Stärken voll ausspielen. Anders gesagt: Das intelligenteste Tool nützt nichts, wenn Stift und Papier den Kern des Prozesses bilden. Doch gerade das scheint immer noch in vielen kirchlichen und sozialen Einrichtungen der Fall zu sein, wie der IT-Bericht 2023 belegt. Schon in den Vorjahren zeichnete sich ab, dass bei neuen digitalen Tools der Fokus auf Videokommunikation und Home-Office lag. Das Ergebnis dieser oberflächlichen Digitalisierungswelle zeige sich nun, so die Autoren der Studie: Der Standardisierungsgrad von Prozessen habe in allen untersuchten Bereichen nicht merklich zugenommen.
Viele Einrichtungen im kirchlich-sozialen Bereich investieren demnach viel Geld in die Digitalisierung, von dem ein gewisser Teil aber wirkungslos verpufft. Denn viele Arbeitsabläufe basieren immer noch auf manuellen Tätigkeiten – selbst dann, wenn sich alle Beteiligten an die Prozesse halten. Hinzukommen Probleme im Umgang mit den eingesetzten digitalen Lösungen. Die Bedienerfreundlichkeit haben die Befragten als wichtigstes Merkmal einer Software genannt – zugleich sind sie mit diesem Aspekt eher mittelmäßig zufrieden. Eine ähnlich große Lücke klafft bei den Aspekten Anpassungsfähigkeit und Prozessabbildung. Tools für digitalisierte Prozesse sind also durchaus vorhanden und werden als wichtig erachtet. Allerdings bestehen sie entweder die Anforderungen der Praxis nicht oder sind zu kompliziert für den Alltag der Mitarbeitenden.
Die richtige IT-Strategie ist für Unternehmen im sozialen Sektor laut IT-Bericht 2023 eines der Top-3-Themen im digitalen Kontext – neben Sicherheit und Beschaffung von Hard- und Software. Gleichzeitig macht der IT-Fachkräftemangel auch vor dieser Branche nicht halt. Dies verdeutlicht, wie wichtig die Wahl eines kompetenten Partners ist, um die Weichen für eine erfolgreiche digitale Transformation erfolgreich zu stellen.
Als einer der erfahrensten Technologie- und Managed Service Provider in Deutschland berät Konica Minolta kirchliche und soziale Organisationen und Einrichtungen mit einem eigens dafür eingerichteten Team. Die Consultants wissen, wie schwierig der Spagat zwischen Pflege und Verwaltung, Assistenz und Dokumentation sowie Mitgefühl und Effizienz sein kann. Deshalb liegt der Fokus darauf, die Prozesse ganzheitlich zu betrachten und Lösungen zu finden, die administrative Aufgaben auf das Nötigste reduzieren, um mehr Freiraum für Menschlichkeit zu schaffen.
Zum Beispiel hat Konica Minolta die Software for.CARE entwickelt, die alle wesentlichen Prozesse in Kita, Altenhilfe, Werkstätten und besonderen Wohnformen abbildet. Die Lösung beinhaltet einen Web-Client sowie eine App für mobiles Arbeiten und integriert sich vollständig in die Microsoft-Welt – damit fällt es besonders leicht, sich in der Umgebung zurechtzufinden.
An der Entwicklung von for.CARE waren erfahrene Kenner*innen aus kirchlichen und sozialen Einrichtungen beteiligt. Die meisten Funktionen bilden deshalb detailgetreu die alltäglichen Abläufe bereits ab und lassen sich direkt im Alltag nutzen. Für Spezialfälle lässt sich die Lösung ohne Programmier-Kenntnisse anpassen – gerne mit Unterstützung von Konica Minolta. Auch die mehrsprachige Oberfläche, der Austausch mit Office-Programmen oder die grafische Auswertung mit Echtzeit-Daten sind problemlos möglich. Möglich macht es die spezielle Architektur: for.CARE basiert auf Microsoft Dynamics 365 BC. Das beliebte ERP-System ist vor allem durch seine Anpassungsfähigkeit und Übersichtlichkeit in zahlreichen Branchen beliebt und millionenfach erprobt.
Von Dienstplanung und Terminvergabe über die Dokumentation bis zu Abrechnung und Finanzbuchhaltung sind viele Tätigkeiten mit for.CARE auf Knopfdruck möglich. Gleichzeit ist die Lösung sehr sicher, denn durch die Cloud-Technologie mit EU-Hosting und lückenlosen Berechtigungskonzept reduziert sich das Risiko von Datenverlust oder -diebstahl. Die integrierten Schnittstellen erlauben außerdem den sicheren Datenaustausch mit Kostenträgern.
Intelligente Software-Lösungen wie for.CARE können für kirchliche und soziale Einrichtungen die digitale Transformation beschleunigen – und sie gleichzeitig in die richtige Richtung lenken. Wichtig ist dabei, nicht nur die Technologie, sondern auch auf die Prozesse insgesamt im Blick zu behalten, wie der IT-Report 2023 zeigt. Die spezialisierten Consultants von Konica Minolta geben gerne hilfreiche Impulse, um auf diesem nie endenden Weg die Orientierung zu behalten. Denn eines ist klar: Technologie und Prozesse sind für die Menschen da – nicht umgekehrt.
for.CARE wurde speziell auf die Prozesse der Altenhilfe, der Eingliederungshilfe und Werkstätten, sowie der Kindertagesstätten ausgerichtet. Die Entwicklung der Lösung erfolgt gemeinsam mit führenden Einrichtungen aus der Sozialbranche und wird stetig um weitere Module erweitert.
| 13. Dez 2021
| 6. Jul 2023