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Manche können ein Lied davon singen, andere wollen es schon längst nicht mehr hören und viele befürchten, den Anschluss zu verpassen: Die digitale Transformation beschäftigt den Mittelstand quer durch alle Branchen. Es gibt wohl kaum ein Unternehmen, das in den vergangenen Jahren kein Digitalisierungsprojekt angeschoben hat – sei es, um sich einen Vorteil gegenüber dem Wettbewerb zu verschaffen, um sich attraktiver für Jobsuchende zu machen oder unfreiwillig als Resultat der Lockdowns. Da liegt es in der Natur der Sache, dass ein gewisser Anteil der Projekte in einem mehr oder weniger ausgereiften Stadium gescheitert ist, abgebrochen wurde oder im Sand verlaufen ist. Als Konsequenz finden sich die Mitarbeitenden vielerorts in einem Tool-Urwald wieder und schlagen sich mit halbgaren Prozessen herum, die komplizierter geworden sind als vor der Umstellung. Zeit für DAS neue Projekt, mit dem die digitale Transformation (DX) endlich funktioniert! Stellt sich nur die Frage: Wie gelingt es, dass es dieses Mal auch zu einem erfolgreichen Abschluss kommt? Am besten, indem Sie 5 grundlegende Fehler bei der Digitalisierung gar nicht erst begehen – und es mit der richtigen Einstellung auf Anhieb besser machen.
Wenn mal wieder ein neues Unternehmensziel ausgegeben oder die nächste kurzfristig geplante Umstrukturierung vorgenommen wird, liegt das häufig daran, dass Ihr Unternehmen nicht klar genug bei der Festlegung der Geschäftsausrichtung ist. Es fehlt die langfristige Vision, der „Nordstern“: Dieser steht für einen Zustand, den die Organisation in ferner Zukunft erreichen will. An ihm orientieren sich die Tätigkeiten aller Menschen im Unternehmen. Und das ist kein frommes Wunschdenken aus dem oberen Management, sondern eine große Hilfe im heutigen ArbeitsÜBERALLtag: Das Umfeld, in dem wir uns bewegen, ist viel zu komplex, um alle Schritte und Details zum Erreichen eines längerfristigen Ziels im Voraus zu planen. Ohne Nordstern werden wir schnell von äußeren Einflüssen in eine unerwünschte Richtung getrieben. Wenn das öfters und an vielen Stellen in einem Unternehmen passiert, passt irgendwann nichts mehr richtig zusammen. Die digitale Transformation ist davon nicht ausgenommen: Nachweislich fehlt einem großen Teil der Verantwortlichen in Unternehmen eine Vision bei der digitalen Transformation.
Finden Sie für Ihr DX-Projekt den Nordstern, damit Sie Ihre Ziele und Maßnahmen priorisieren und sich nicht von störenden Einflüssen von außen und innen ablenken lassen. Im Idealfall orientieren Sie sich an den Leitsätzen, die für das ganze Unternehmen gelten. So folgt ihr Projektmanagement einer klaren Richtung.
Der große Wurf, der mit einem Big Bang ausgerollt wird und alles verändert: Wer träumt nicht davon? Viele Unternehmen scheitern allerdings an der Komplexität, die große Visionen und daraus resultierende Großprojekte mitbringen. Wir wissen aus unserer Beratungspraxis, dass viele Projekte zu umfangreich dimensioniert werden. Kleinere Schritte, mit denen Sie sich von Erfolg zu Erfolg bewegen, reduzieren das Risiko zu scheitern dramatisch. Der zugrunde liegende agile Ansatz nutzt den Nordstern als Richtungsgeber und bewegt sich in kleinen Schritten darauf zu. So kann das Projektmanagement leichter auf Einflüsse reagieren, die man bisher nicht berücksichtigt hat oder berücksichtigen konnte.
Kleine Zwischenschritte bei der digitalen Transformation lassen Ihnen Raum für Verbesserungen sowie Neuorientierung und reduzieren Ihr Risiko zu scheitern. Übrigens ist agiles Projektmanagement mehr als eine Modeerscheinung – es bietet sich auch für „klassische“ Projekte an und bewirkt, dass die Ergebnisse stärker an der Kundschaft orientiert sind.
„Genie ist zu 1% Inspiration und 99% Transpiration“, sagte schon Thomas Alva Edison. Tappen Sie also nicht in die Falle, Ihre Ideen nicht intensiv genug zu hinterfragen. Gerade, wenn Sie mit einer bestimmten Problemstellung noch nicht genug Berührungspunkte hatten, riskieren Sie es, Chancen zu über- und Aufwand zu unterschätzen. Besser ist eine offene Feedback- und Fehlerkultur – die leider in den meisten Unternehmen nicht gelebt wird. Dabei kann eine objektive Sicht von außen dabei helfen, ganz unvoreingenommen Projekte, Ziele und deren Vereinbarkeit überprüfen können. Wir erleben beispielsweise häufig, dass Kunden uns um ein Angebot für eine ganz spezielle Lösung nebst Asap-Umsetzung bitten. Im Einzelfall kann das genau richtig sein. Oftmals kommt es aber auch vor, dass Probleme einfacher, effizienter oder auch ganz anders gelöst werden sollten. Dieses Erfahrungswissen kommt nicht nur durch schnelle Erfolge zustande, sondern durch gelöste Probleme und Hürden, die wir überwinden mussten, um unsere Erfolge zu erzielen.
Gehen Sie davon aus, dass Sie Ihre Annahmen und Einschätzungen zu Digitalisierungsprojekten fehlerhaft oder unvollständig sein könnten. Erfahrene Experten bewahren Sie vor teuren, vermeidbaren Fehlern im DX-Projektmanagement: Sie haben Ihnen auf ihrem Gebiet genau diese Erfahrungsschritte voraus. Insbesondere Anfängerfehler können Sie sich durch Unterstützung von Profis ersparen.
Gute Vorsätze bringen oft ernüchternde Ergebnisse – das wissen alle, die zum Jahreswechsel Pläne gemacht haben, die sie wenige Wochen später verworfen haben. Denn ein Jahr kann ganz schön lang werden. Im Unternehmen vor allem, wenn es um Ziele geht, die für diesen Zeitraum vereinbart werden. Schnell passieren Dinge, die auch die gründlichste Planung unerreichbar erscheinen lassen. Viel leichter verfolgen lassen sich die Ziele, die nicht zu weit in der Zukunft liegen und damit greifbar sind. Beispielsweise sind Mitarbeitende im Vertrieb, die Quartalsziele verfolgen, meist erfolgreicher als diejenigen mit ganzjährigen Zielen. Das zwischenzeitliche Erreichen von Zielen spornt an, kurbelt Verkäufe an und wirkt sich oft sogar positiv auf die Vergütung aus – eine Win-Win-Situation.
Setzen Sie sich bei der digitalen Transformation mittel- und langfristige Ziele – den Nordstern und Leuchttürme – aber planen Sie für die Umsetzung deutlich kürzere Zeiträume ein, in denen Sie Teilprojekte abschließen können. Auch kleine Zwischenergebnisse können die Arbeit erleichtern. Und die kleinen Erfolge machen Appetit auf mehr.
Was macht Sie unverzichtbar? Ist es die Planung und Steuerung oder eher der Betrieb oder Support? IT-Abteilungen entwickeln sich zunehmend zu internen Dienstleistungsbetrieben, die eine strategische Rolle einnehmen. Dabei müssen Sie besonders die Balance zwischen den eigenen Kernaufgaben und den Aufgaben, die an Partner abgegeben werden, wahren. Wenn die eigenen Fachkräfte und Kapazitäten knapp sind oder Sie zu vieles in die eigenen Hände nehmen wollen, bleibt kaum Zeit, Ihre Partner und Dienstleister optimal einzusetzen und zu koordinieren. Die Folge: viele unerledigte Projekte, bei denen nichts voran gehen will, Reibungsverluste durch unkoordiniertes und unabgestimmtes Handeln sowie ein schlechtes Verhältnis von Frustration und Erfolg. Ganz zu schweigen von den Überstunden: Bis zum Alter von 65 Jahren haben Fachkräfte in Deutschland rund 10.000 Überstunden angesammelt – Führungskräfte sogar 50 Prozent mehr.
Fokussieren Sie sich bei der digitalen Transformation auf das, wofür Sie unverzichtbar sind. Finden Sie Ihren eignen Nordstern, definieren Sie Ihre kurz- und mittelfristigen Ziele und suchen Sie sich Entlastung bei Routineaufgaben und Themen, für die Ihnen Erfahrung und Kompetenz fehlt. Außerdem kann es nicht schaden, auch mal etwas nicht zu erledigen, weil es nicht auf Ihre Ziele einzahlt oder Nutzen und Aufwand in keinem guten Verhältnis stehen.
Wenn Sie Ihren Nordstern gefunden haben, sind Sie bereits gut aufgestellt. Beim Setzen und Ausjustieren Ihrer kurz- und mittelfristigen Ziele kann Ihnen ein objektiver Blick von außen zusätzliche Sicherheit geben. Die DX360° Analyse von Konica Minolta unterstützt Sie dabei, Ihre Prioritäten objektiv zu prüfen und beim Projektmanagement den Überblick zu behalten. Die dabei eingesetzte Methode zur Messung des „digitalen Reifegrads“ gibt Ihnen eine erste Orientierung, in welchen der fünf wichtigen Digitalisierungsbereiche Sie noch Nachholbedarf haben – übersichtlich aufbereitet in einem PDF-Report mit ersten Empfehlungen und Hinweisen für Ihre weitere Arbeit. Das darauf aufbauende und ebenfalls kostenfreie Consulting-Erstgespräch mit unseren Digitalisierungsexpert*innen liefert Ihnen dann eine individuelle Aufstellung Ihrer Prioritäten und konkrete Umsetzungsempfehlungen, die Ihnen helfen auf dem optimalen Umsetzungsweg zu bleiben. So können Sie Projekte auf kurze Zeiträume planen und sich in kleinen Schritten auf Ihren Nordstern zubewegen. Bei der Umsetzung dürfen Sie auf unsere Expert*innen zählen, die Sie so weit unterstützen, wie Sie es benötigen und die Kompetenz und Erfahrung einbringen, die die meisten IT-Abteilungen nicht selbst vorhalten können.
Die DX360° Reifegradanalyse betrachtet fünf Bereich der Digitalisierung:
Mit über 20 Jahren Erfahrung in der Umsetzung von Digitalisierungs-Projekten unterstützt Sie das Team von Konica Minolta dabei, die nächsten Schritte der digitalen Transformation zu gehen – persönlich und mit hilfreichen Tools. Starten Sie jetzt Ihre interaktive DX360°-Reifegradanalyse und gewinnen Sie wertvolle Erkenntnisse!
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