Hybrides Arbeiten: Effizienz mit ECM

| 10 November 2021

Mobiles und hybrides Arbeiten: Effizienz verbindet

Ortsunabhängig zusammenarbeiten – was sich vor ein paar Jahren für viele noch nach Zukunftsmusik anhörte, ist heute längst Realität. Der Arbeitsalltag im klassischen Büro ist dem „ArbeitsÜBERALLtag“ gewichen: Mobiles und hybrides Arbeiten dominieren in vielen Unternehmen – eine Trendumkehr ist nicht zu erwarten. Doch immer noch bringt die neue Arbeitswelt große Herausforderungen hinsichtlich Effizienz und Organisation mit sich. Liegt die Lösung in einem intelligenten ECM-System? 



Mitarbeitende fordern moderne Arbeitsmodelle 


Im Lockdown ging es gar nicht anders – doch heute können sich viele Mitarbeitende im Mittelstand kein Arbeitsleben ohne Home-Office oder mobiles Arbeiten mehr vorstellen. Gleichzeitig wächst aber der Wunsch, auch wieder ins Büro zurückzukehren. Eine Studie von McKinsey & Co. zeigt: Wollten vor der Corona-Pandemie noch rund zwei Drittel der befragten Angestellten vor allem im Büro arbeiten, wünscht sich heute mit 52 Prozent die Mehrheit ein hybrides Modell, also eine Mischung aus Präsenz und mobilem Arbeiten. Weitere elf Prozent bevorzugen sogar die ausschließliche Arbeit im Heimbüro. Nur noch ein gutes Drittel der Befragten wählt in der Post-Corona-Zeit die vollständige Anwesenheit im Betrieb. Die meisten Unternehmen reagieren bereits darauf, ermöglichen entsprechende Regelungen – stehen aber nach wie vor großen Herausforderungen gegenüber.

 

Die Herausforderungen im ArbeitsÜBERALLtag 


Lag der Fokus in vielen Fällen bisher darauf, überhaupt arbeitsfähig zu bleiben, nehmen viele Unternehmen nun vermehrt die Effizienz ihrer Abläufe und Prozesse unter die Lupe. Klar ist: Die traditionellen, „analogen“ Methoden funktionieren nicht mehr, wenn Mitarbeitende wirklich ortsunabhängig arbeiten wollen und sollen. Aber auch teilweise bereits digitalisierte Arbeitsumfelder stoßen am hybriden Workplace an ihre Grenzen: Fehler, Abstimmungsprobleme, Geschwindigkeitsverluste, Doppelarbeiten und weitere Schwachpunkte ziehen Effizienzverluste nach sich. Grund genug, die fünf größten Herausforderungen beim effizienten, hybriden Arbeiten zu beleuchten.  

 

1. Herausforderung: Medienbrüche erschweren hybrides Arbeiten 


Ein Grundproblem in fast allen hybriden Teams sind Medienbrüche. Wenn Dokumente auf unterschiedliche Weise bereitstehen – digital und analog, innerhalb unterschiedlicher Systeme oder auch an verschiedenen Orten – haben die Mitarbeitenden Schwierigkeiten, jederzeit auf alle relevanten Informationen zuzugreifen und sie systematisch zu bearbeiten. Besonders umständlich gestaltet sich der Umgang mit physischen Dokumenten wie Briefpost, Rechnungen, Auftragsformularen oder Verträgen: Wenn es nicht möglich ist, dass mehrere Personen an verschiedenen Orten gleichzeitig daran arbeiten, kommt es zu langen Verzögerungen. Auch Freigabeprozesse sind häufig äußerst mühselig umzusetzen. 

 

2. Herausforderung: Unterschiedliche Tools halten hybride Teams auf 


Anwendungen, Apps und Tools zur vernetzten Zusammenarbeit sind häufig bereits vorhanden. Allerdings: Viel hilft nicht immer viel. Denn wenn unterschiedliche Systeme unabhängig voneinander existieren, ist die Suche nach Informationen alles andere als einfach. Berechtigungen fehlen, auf eigenen Servern und Cloud-Lösungen existieren Doppelstrukturen. Das Ergebnis: In Anwendungen wie Microsoft Teams und Plattformen wie Microsoft SharePoint, auf Projektmanagement-Tools wie Trello usw. sowie auf verschiedenen Filesystemen und Endgeräten befinden sich unterschiedlichste Versionen desselben Dokuments. Durch den Abgleich und mehrfache Arbeiten geht viel Zeit verloren. 

 

3. Herausforderung: Ablage und Archiv brauchen ein Update 


Im klassischen Arbeitsalltag gab es noch „das“ Archiv in Form von Aktenordnern – so richtig funktioniert hat es aber selbst bei Präsenzarbeit nie. Denn wenn ein Blatt Papier erstmal im Aktenschrank verschwunden ist, gestaltet sich die Suche danach sehr oft schwierig. Umso komplizierter wird es, wenn archivierte Daten nun auch von mobilen Mitarbeitenden Teams benötigt werden. Die lokale, zentrale und physische Ablage kommt also für das hybride Arbeiten nicht in Frage. Problematisch dabei ist nur, dass viele Unternehmen immer noch nicht über eine geeignete Lösung zum digitalen Archivieren verfügen. 

 

4. Herausforderung: Datenschutz beim ortsunabhängigen Arbeiten 


Ob bei der Zusammenarbeit mit sensiblen Kundendaten oder beim DSGVO-konformen Archivieren mit strengen Löschauflagen: Im ArbeitsÜBERALLtag spielt der Datenschutz auf einmal eine besondere Rolle. Denn wenn sich das Unternehmen an vielen Orten gleichzeitig statt an nur einem Ort befindet, wird es zur wichtigen Aufgabe, dass bestimmte Informationen auch tatsächlich im Unternehmen bleiben. Vielfach stellt sich heraus, dass die eingesetzte Lösung bestimmte gesetzliche Vorgaben nicht erfüllt – oder bei der Organisation von Zugriffsrechten einfach nicht flexibel genug ist. Denn Berechtigungen müssen nicht nur klar geregelt sein, sondern auch korrekt überwacht werden – bis hin zur Protokollierung von Zugriffen – damit nicht gegen Datenschutz verstoßen werden kann. 

 

5. Herausforderung: Lösungen müssen sich nahtlos integrieren 


Lösungen für die Herausforderungen beim hybriden Arbeiten gibt es viele. Doch dabei sollten die Unternehmen eines nicht aus dem Auge verlieren: Es geht im Kern darum, die wichtigsten Arbeitsabläufe und Prozesse auch für remote arbeitende Mitarbeitende zu ermöglichen. Gleichzeitig mit völlig neuen Prozessen zu beginnen, kann die Angestellten schnell überfordern – und ein zu komplexes System ist langwierig und aufwändig in der Implementierung. Um also effizient zusammenarbeiten zu können, ist eine Lösung gefragt, die sich nahtlos in den ArbeitÜBERALLtag integriert – und die Grenzen zwischen Büro und mobilem Arbeiten beseitigt. 

 

Enterprise Content Management: Hybrides Arbeiten leicht gemacht 


Um diesen Herausforderungen zu begegnen, entscheiden sich viele Unternehmen für ein Enterprise Content Management-System (ECM). Es erleichtert in vielen Bereichen die Zusammenarbeit in ortsunabhängigen Teams. Eine ECM-Lösung deckt die zentralen Aufgaben im hybriden Unternehmen ab: 
 

  • Systeme verknüpfen und den effizienten Datei- und Informationsaustausch ermöglichen 
  • Informationen jederzeit und für alle zugänglich machen 
  • Zusammenarbeit geräte- plattform-, zeit- und ortunabhängig organisieren 
  • Archive ortsunabhängig und digital zu möglichst einem zentralen Archiv zusammenführen 
  • Datenschutzrichtlinien und gesetzliche Vorgaben einhalten 


Die Einführung eines ECM-Systems kann schrittweise und kurzfristig erfolgen: Best-Practice-Ansätze ermöglichen einen praktisch sofortigen Start und bieten trotzdem noch genug Raum für zukünftige Entwicklungen und Erweiterungen. 

 

New Work trifft Effizienz – mit ECM-Systemen 


Wer sich für eine ECM-Lösung aus einer Hand entscheidet, kann eine Vielzahl von erprobten Abläufen, standardisierten Prozessen und regelmäßigen Aufgaben mit Leichtigkeit digitalisieren. Das erleichtert es verteilt arbeitenden Teams, gemeinsam an Projekten zu arbeiten – die Effizienz steigt merklich. Zu den gängigsten Anwendungen zählen der digitale Posteingang und die digitale Kunden- oder Personalakte, das E-Mail-Management, Workflows für Freigabeprozesse, die Integration von Microsoft 365, Teams und anderen Anwendungen, digitale Archive, der mobiler Zugriff über diverse Endgeräte und die sichere Druckumgebung.


 

Konica Minolta – flexibler Partner für Enterprise Content Management 


Wer noch Bedenken bei der Einführung eines ECM-Systems hat, findet mit Konica Minolta einen kompetenten Partner: Wir finden die passenden Ansätze für Unternehmen jeder Größe – und greifen dabei auf Erfahrungen aus über 20 Jahren zurück. Statt nur einfach eine Standardlösung „von der Stange“ auszuliefern, werfen wir zunächst einen genauen Blick auf die Anforderungen. Nach einer Priorisierung der relevantesten Themen führen wir eine detaillierte ECM-Potentialanalyse durch, um anschließend zügig erste und Best-Practice-Ansätze umzusetzen. So entsteht Schritt für Schritt eine individuelle, auf den Betrieb und seine Unternehmensprozesse angepasste Lösung. Wir begleiten Unternehmen bei der Weiterentwicklung ihrer ECM-Systeme und helfen gerne bei stetig wachsenden Anforderungen mit kreativen Ansätzen weiter. So erreichen wir gemeinsam Ihr Ziel: Beim hybriden Arbeiten die Effizienz zu steigern – und den Mitarbeitenden den ArbeitsÜBERALLtag zu erleichtern. 


 

Dokumente und Informationen digital verarbeiten

In Unternehmen gibt es viele Dokumente und unstrukturierte Informationen, die verarbeitet und gemanagt werden. Früher wurden Informationen in dicke Aktenordner in große Schränke gestellt – heute nutzt man clevere IT-Lösungen und Software, die sich nahtlos in interne Prozesse integrieren. Der Schlüssel für smarte Unternehmen heißt Enterprise Content Management (ECM).

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