Effektive Online-Meetings - da geht noch mehr!

| 4. Nov 2020

Erfolgreiche Web-Meetings und Online-Konferenzen – die besten Tipps und Tricks

Corona hat die Arbeitswelt auf den Kopf gestellt und damit auch die Meeting-Landschaft massiv verändert. Onlinemeetings und -Workshops aus dem Homeoffice sind zumeist schwieriger als Konferenzen im Büro. Unzureichende Vorbereitung lässt sich kaum überspielen, ohne Bilder sind die Zuhörer schnell verloren - und immer im unpassenden Moment laufen die Kinder oder auch mal der Partner durchs Bild. Doch wie gelingt ein richtig gutes Onlinemeeting? Wir haben die wichtigsten Fragen und Antworten zum Thema Onlinemeetings und –Konferenzen zusammengefasst.


Ob Automobilindustrie oder Handel, Dienstleistungen oder Baugewerbe: Führungskräfte und Mitarbeiter kleiner und mittlerer Unternehmen stehen immer häufiger vor der Herausforderung, dass Kunden, Geschäftspartner oder Kollegen nicht am gleichen Ort sind, insbesondere in Ausnahmesituationen wie der aktuellen Corona-Pandemie. Präsenz-Meetings werden seltener und fordern Reisekosten sowie den damit verbundenen zeitlichen Aufwand.


Häufig finden Videokonferenzen statt (z. B. per Skype for Business, Cisco Webex Teams, GoToMeeting, Adobe Connect, Zoom oder MS Teams), damit sich die Teilnehmer sehen können, während sie miteinander sprechen. Aber bereits hier bleiben viele Online-Meetings weit hinter ihren Möglichkeiten zurück, denn erfahrungsgemäß schalten 95 Prozent aller Konferenzteilnehmer die Kamera nicht ein oder haben keine funktionierende Kamera.


#1: Der rote Faden: Worauf es bei der Planung von Online-Konferenzen und Video-Meetings ankommt


Erfahrungsgemäß ist vielen Mitarbeitern nicht ausreichend klar, worum es in den Meetings exakt gehen soll. Meist gibt es weder eine Agenda noch wird deutlich, welchen Beitrag die Einzelnen leisten sollen. Die Konferenzteilnehmer sehen einen Bildschirm mit den Namen der anderen Teilnehmer, aber keine Auswertung oder Präsentation von Fakten. Anstehende Entscheidungen oder Besprechungsergebnisse werden nicht für alle sichtbar festgehalten. Da heißt es nach dem Termin dann oft: „Was haben wir jetzt eigentlich beschlossen?“


Eine sorgfältig geplante Tagesordnung inklusive gut durchdachter Zeitplanung sind daher das A und O, damit Teilnehmer von Meetings und Konferenzen aktiv mitmachen und engagiert am Ball bleiben. Umfragen zum Thema Online-Meetings haben ergeben, dass 90% der Teilnehmer nebenbei oft etwas anderes machen: Der Großteil liest parallel E-Mails, checkt Social Media oder arbeitet an sonstigen Aufgaben weiter. Manche machen sogar Fitnessübungen.


Doch ohne roten Faden und explizit geplante Zeit für Diskussion kann keine kreative Meeting-Atmosphäre aufkommen. Der entscheidende Punkt ist, so zu planen, dass es nicht nur Zeit für die Präsentation gibt, sondern vor allem auch Zeit für die Diskussion. Zudem sollte die Diskussion aktiv moderiert werden – mit den Tools, die so ein Online-Besprechungsraum zur Verfügung stellt, wie z. B. Chats, Abstimmungen, Whiteboard etc. Als Faustregel gilt: 1/3 der Zeit fürs Präsentieren einplanen, 2/3 der Zeit zum Diskutieren freihalten.


#2: Pro und Contra – die Vor- und Nachteile von Online-Meetings


Ein klarer Vorteil von Online-Meetings ist das Sparen von Reisekosten und Zeit, vor allem der Zeitfaktor kommt der Work-Life-Balance der Teilnehmer zugute. Sind die richtigen Tools bekannt und werden Meetings konsequent durchgeplant, steigen mit dem Engagement der Teilnehmer im Online-Meeting auch Produktivität und Qualität der Zusammenarbeit insgesamt.


Werden Online-Meetings allerdings nicht professionell geplant und moderiert, so kann auch keine mit einem Präsenz-Meeting vergleichbare gute Stimmung entstehen. Smalltalk oder Scherze, die in Präsenzkonferenzen die Meeting-Atmosphäre auflockern, finden selten statt. Ein kreativer Austausch fehlt, die Teilnehmer langweilen sich, schalten ab, Ergebnisse bleiben aus. Das Resultat: Eine enorme Verschwendung von Ressourcen. Das Problem: In vielen KMUs wird davon ausgegangen, dass Führungskräfte, Team- oder Projektleiter auch automatisch qualifiziert sind, gute Online-Besprechungen zu managen. Doch online sind Kompetenzen gefragt, die über das Leiten einer Präsenz-Konferenz hinausgehen. Welche Kompetenzen online vor allem gefragt sind, zeigen die im folgenden Absatz aufgeführten Probleme und Lösungen.


#3: Das erste Mal – warum es bei vielen Online-Meetings nicht gleich klappt


„Hört man mich?“ – „Du bist total abgehackt!“ – „Kann man meinen Bildschirm jetzt sehen?“ Typische Sätze, die beim Skypen oder in Online-Meetings jeder schon mal gehört hat. Natürlich ist ein Technikcheck vorab unerlässlich. Nur zu gern werden Probleme in Online-Besprechungen allein auf die Technik geschoben. Doch nicht die Tools sind die Ursache von Ineffektivität, sondern das Mind- und Skillset der Leute, die damit arbeiten und wenig Know-how haben, wie man solche Online-Besprechungen produktiv und inspirierend macht. Gefragt ist der kompetente Umgang mit Online-Tools.


Problem 1: Verwirrung – Die Lösung: Klarheit


Problem: Oft ist in Meetings nicht klar, wer welchen Beitrag leisten soll, Besprechungsergebnisse werden selten für alle sichtbar festgehalten


Unser Tipp: Stellen Sie eine Agenda für das Meeting auf. Stellen Sie diese Agenda in ein Dokument, auf das von allen Standorten zeitgleich zugegriffen werden kann. Lassen Sie im Vorfeld alle etwas zu dieser Agenda beitragen – so bringt sich jeder ein.


Problem 2: Fehlende Stimmung – Die Lösung: Emotionalität


Problem: In Präsenz-Meetings wird schon mal gescherzt und gelacht, Online-Meetings lassen dagegen selten emotionale Bindungen zwischen den Teilnehmern entstehen. Häufig sind nach einem Online-Meeting alle erschöpft und frustriert, weil kein Funke übergesprungen ist.


Unser Tipp: Planen Sie Zeit ein für persönlichen Austausch und Inspiration. Lassen Sie Ihre Teilnehmer zu Wort kommen und zeigen Sie Wertschätzung für die anderen Teilnehmer davon kann es nie genug geben, gerade in virtuellen Teams.


Problem 3: Ressourcenverschwendung – Die Lösung: Planung


Problem: Einstündige Online-Besprechungen mit zehn Leuten und mehr, die nebenbei etwas Anderes machen – das ist Verschwendung von Zeit, Energie und kreativem Potenzial.


Unser Tipp: Verteilen Sie rechtzeitig vor den Meetings Informationen, die jeder vorab durchlesen kann. Konzentrieren Sie sich im Meeting darauf, die Perspektiven und Erfahrungen der Teammitglieder zu sammeln und zu diskutieren. Wollen Sie gemeinsam Entscheidungen treffen, verwenden Sie dazu die Abstimm-Tools in den Online-Räumen.


#4: Mit oder ohne – braucht jeder im Online-Meeting eine Kamera?


Unbedingt! Aber die Realität sieht anders aus: Meist wird in Online-Meetings die Kamera nicht eingeschaltet, die Kamera ist nicht optimal aufgestellt oder es gibt gar keine Kamera.


Natürlich haben solche Meetings im Unternehmensalltag ihre Berechtigung, etwa wenn wichtige Neuigkeiten mitgeteilt werden sollen oder wenn es um das gute Wir-Gefühl geht. Doch die meisten Teams haben einen gemeinsamen Auftrag und wollen zusammen Ziele und Ergebnisse erreichen. In einem effizienten Online-Meeting, in dem alle präsent sind und optimal zusammenarbeiten, braucht jeder eine Kamera.


#5: Projekt Kick-offs online: Online-Meetings professionell planen und erfolgreich starten


Gerade zu Beginn eines neuen Projektes ist es wichtig, dass sich die Projektbeteiligten und Kollegen im Team kennenlernen, Vertrauen aufbauen, Begeisterung entwickeln und ein Verständnis für die gemeinsamen Ziele entwickeln. Aber lässt sich das in einem Online-Meeting umsetzen? Braucht es da nicht doch ein Präsenz-Meeting?


Wenn Reisekosten und Zeit im Budget geplant und bewilligt sind, ist ein Präsenz-Meeting sicher die beste Wahl. Aber eine Web-Besprechung kann ebenfalls sehr persönlich sein und ist deutlich günstiger – vorausgesetzt, alle schalten ihre Kameras an und nehmen sich Zeit zum Kennenlernen. Die Leute finden meist viel leichter zwei Stunden Zeit in ihrem Terminkalender für ein Online-Meeting als zwei Tage am Stück für ein Treffen am gleichen Ort. Und die Kosten für ein persönliches Online-Meeting zum Kick-off liegen erfahrungsgemäß um ein Vielfaches unter den Kosten für eine Veranstaltung mit Anreise, Veranstaltungsraum und Catering – selbst dann noch, wenn alle für die Online-Besprechungen eine gute Webcam bekommen.


Checkliste

Für ein erfolgreiches Online-Kick-off-Meeting empfehlen wir die folgenden Standards.

 
  • Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten Zugang zum Online-Besprechungsraum haben und wissen, wie sie eine Ton- und Videoverbindung aufbauen. Ein kurzer Technikcheck vorab direkt im Tool hilft denen, die sich noch nicht so sicher bewegen.
 
  • Nehmen Sie sich Zeit für eine persönliche Vorstellungsrunde. Achten Sie darauf, dass die Leute nicht nur über fachliche Kompetenzen reden, sondern auch über persönliche Erfahrungen.
 
  • Nutzen Sie die Funktionen des Online-Besprechungsraums voll aus: Präsentationen teilen, Chatten, Brainstormen auf Whiteboard, quantitative Umfragen. Werden von Anfang an alle mit diesen Methoden einbezogen, kommt man schnell in einen konstruktiven Arbeitsmodus.
 
  • Planen Sie kurz und knackig: Verteilen Sie das Kick-off auf zwei oder mehrere kürzere Meetings. Konzentrieren Sie sich zum Beispiel im ersten Meeting auf das Kennenlernen und das Abklären von Erwartungen und sprechen Sie erst im zweiten Meeting intensiv über das gemeinsame Ziel und Ihren Plan.
 
  • Stellen Sie eine Frage, auf die sich alle Beteiligten zwischen dem ersten und zweiten Meeting vorbereiten. So nimmt das Team gemeinsam Fahrt auf und etabliert Routine für zukünftige Online-Meetings.

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