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In Deutschland ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht, ein Gesetz mit konkreten Vorgaben steht in den Startlöchern. Wer die Chance nutzt, auf Zeiterfassung per HR-Software umzustellen, kann einen ungeahnten Datenschatz heben.
Stechuhr, App, Excel-Liste oder Zettel: In Deutschland müssen so gut wie alle Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter*innen erfassen – in welcher Form auch immer. Zahlreiche Betriebe haben im vergangenen Jahr auf digitale Zeiterfassung umgestellt, wenn auch nicht ganz freiwillig. Denn manche sahen sich durch die arbeitsrechtlichen Entscheidungen dazu gezwungen.
Bis vor einigen Jahren gab es kaum verbindliche Regeln zu Arbeitszeiterfassung. Doch 2019 hat der Europäische Gerichtshof entschieden, dass es nicht reicht, Überstunden zu erfassen. Der große Umbruch in Deutschland kam dann mit einem Grundsatzurteil zur Arbeitszeiterfassung des Bundesarbeitsgerichts im Jahr 2022. Hieraus haben sich einige verbindliche Pflichten ergeben.
Dies gilt im Grundsatz unabhängig von Position und Branche.
Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie Pausenzeiten müssen erfasst werden.
Arbeitgeber*innen dürfen die Verantwortung dafür an die Mitarbeiter*innen delegieren.
Die Form ist nicht vorgeschrieben, muss aber verlässlich und nachvollziehbar sein.
Die Grundsatzentscheidung hat zwar eine Richtung vorgegeben – viele Details sind allerdings nicht geregelt. Ein Gesetz mit konkreten Regelungen steht derzeit in den Startlöchern. Es zeichnet sich ab, dass die digitale Zeiterfassung in Zukunft verpflichtend ist.
Auch wenn es oft eine gewisse Umstellung ist, bringt eine Software-Lösung zur Zeiterfassung einige Vorteile mit sich. So ist sie nachvollziehbarer und sicherer als eine Erfassung mit Zetteln, flexibler als eine mechanische Erfassung mit Stempeluhr und Nutzer*innenfreundlicher als Excel-Listen. Einen großen offensichtlichen Trumpf kann HR-Software ausspielen, wenn Mitarbeiter*innen sowohl im Büro als auch im Home-Office oder Außendienst arbeiten – denn sie lässt sich unabhängig vom Arbeitsort nutzen.
Besonders einfach gelingt es mit der spezialisierten Cloud-Lösung Loga HR. Die Personalsoftware erlaubt die individuelle Arbeitszeiterfassung via Web-Anwendung oder App. Neben Arbeitsbeginn und -ende und Pausenbeginn und -ende bietet das intuitive Interface viele weitere Auswahlmöglichkeiten von Home-Office oder Schulung über Arzttermine bis zur Betriebsratstätigkeit. Die Ereignisarten lassen sich von der HR-Abteilung leicht pflegen und damit auf den Betrieb anpassen. Spezielle Hardware-Terminals geben Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, sich mit Codekarten ein- und auszuchecken. So geschieht die Arbeitszeiterfassung vollautomatisch – auf die Minute sowie den Standort oder sogar die Arbeitsstation genau. Fehlende oder falsche Einträge können die Mitarbeiter*innen ganz einfach selbst korrigieren oder nacherfassen.
Im Data-Mining-Modul von Loga HR lassen sich nach Belieben Reports aus Arbeitszeitdaten erstellen - bis auf die Ebene einzelner Mitarbeiter*innen. Dabei ist die Sicherheit der sensiblen Daten jederzeit gewährleistet. Doch Loga HR kann noch mehr als Arbeitszeiten zu erfassen und auszuwerten: Mit der Komplettlösung für das Personalwesen lassen sich Personalakten digitalisieren, die Lohnabrechnung automatisieren oder Workflows von Stellenanzeige bis Onboarding einrichten. Neben vielen innovativen Features bietet die Cloud-HR-Software die Sicherheit, auch in Zukunft allen rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland wird möglicherweise noch 2024 verabschiedet. Im Referentenentwurf ist zu lesen, dass eine elektronische Erfassung verpflichtend wird – damit haben Stundenzettel endgültig ausgedient. Die Arbeitszeit muss außerdem am Tag der Arbeitsleistung erfasst werden – das gesammelte Eintragen von Arbeitszeiten der letzten Tage oder Wochen ist damit unzulässig. Die Pflicht, ein Tool dafür zur Verfügung zu stellen, liegt bei den Arbeitgeber*innen.
Konica Minolta berät Unternehmen, die ein System zur digitalen Arbeitszeiterfassung einführen möchten – und unterstützt bei der Implementierung von Loga HR als zeitgemäße Lösung für alle Anforderungen im HR-Bereich. Durch eine individuelle Projektbegleitung und praxisnahe Schulungen für die Mitarbeiter*innen wird die Software-Einführung ein messbarer Erfolg. Über 100 Kund*innen vertrauen bereits auf die HR-Expertise des Technologie- und Managed-Service-Providers, der 2024 mit dem Deutschen Nachhaltigkeitspreis ausgezeichnet wurde.
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