Collaboration Tools: Besser zusammenarbeiten – überall

| 10 Dezember 2020

Cloud Software macht’s möglich

Immer häufiger sitzen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am anderen Ende des Großraumbüros, im Homeoffice oder gleich auf der anderen Seite der Erde. Damit die Zusammenarbeit im Unternehmen auch mit Abstand gelingt, stehen Führungskräften zahlreiche digitale Tools zur Verfügung. Diese Collaboration Tools steigern die Produktivität und die Zufriedenheit im Team. Worauf Sie bei der Arbeit mit Collaboration Software und Apps achten sollten, lesen Sie hier.


Die Basis für digitale Zusammenarbeit: IT-Infrastruktur


Das ganze Team arbeitet remote? Es ist noch nicht lange her, da fiel es Führungskräften schwer, sich das vorzustellen. Dann verbreitete sich Covid-19 auf der Welt und über Nacht blieben viele Mitarbeitende im Homeoffice. Eine Heidenaufgabe für die IT. Jetzt ist es höchste Zeit zu schauen, welche Software für die Zusammenarbeit wirklich attraktiv und vor allem auch sicher ist.

Dezentral und vernetzt digital zusammenzuarbeiten bedarf einer guten IT-Infrastruktur. Cloud Software wie Microsoft Teams oder Workplace Go unterstützt remotearbeitende Teams dabei, sich schnell auszutauschen, gemeinsam an Projekten zu arbeiten und sozial vernetzt zu sein.
 

Flexible Zusammenarbeit im digitalen Team


Seit dem Ausbruch der Covid-19-Pandemie entscheiden in vielen Unternehmen die Mitarbeitenden selbst, wann sie im Homeoffice und wann sie im Büro arbeiten wollen. Meetings finden online statt. Auch Kundinnen und Kunden oder externe Partner können zu Videocalls eingeladen werden und im digitalen Projekt-Space mitarbeiten. Sogar Angebotsverhandlungen, Bewerbungsgespräche und Pitches finden online statt. Das spart die Mühen der Anreise und Fahrkosten und gehört inzwischen zum Alltag der Kommunikation.
 

Collaboration Software wie Teams oder Yammer eröffnen dem internen Austausch viel bessere Möglichkeiten. Mit diesen Tools können sich Mitarbeiter untereinander vernetzen, gemeinsam Infos im Wiki sammeln und Nachrichten austauschen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Das ist Digitalisierung am Arbeitsplatz. Das ist der Digital Workplace.
 

Workplace Go, die Software as a Service (SaaS) von Konica Minolta, baut auf Microsoft 365 auf. Sie vereint verschiedene Microsoft- sowie unternehmenseigene Tools in einer einzigen Benutzeroberfläche. Auf dem individuell angepassten Dashboard sind einzelne Apps sofort startbereit. Die Kommunikation ist browserbasiert und kann daher vom PC, Tablet oder Smartphone gestartet werden. Neben Kollaborationsfeatures bietet Workplace Go auch ein umfassendes Intranet-Feature. Wer möchte, trifft sich in der virtuellen Kaffeeküche auf einen Plausch über den nächsten Urlaub. Für Startschwierigkeiten und andere technische Fragen ist ein User-Support im Service enthalten.
 

Speziell zur effizienten Zusammenarbeit hat Konica Minolta das Enterprise Tool dokoni SYNC & SHARE entwickelt. Damit kommt jeder smart und schnell an Daten und Dokumente, die für ein Projekt gebraucht werden – unabhängig von Zeit, Ort und Endgeräten. Auch dokoni SYNC & SHARE ist ein wichtiges Feature der digitalen Zusammenarbeit. Es funktioniert wie Dropbox - eine App, die privat vielen vertraut ist. Es fokussiert sich jedoch auf die Sicherheitsanforderungen, die im Geschäftsumfeld von Bedeutung sind, und erfüllt alle Anforderungen, die zur Einhaltung der DSGVO erforderlich sind. Gerade aktuell, wo das Privacy Shield vom Europäischen Gerichtshof für ungültig erklärt wurde, herrscht Unsicherheit, ob die Lösungen der amerikanischen Anbieter datenschutzkonform sind bzw. sein können.
 

Die Lösung dokoni SYNC & SHARE bietet im Gegensatz zu Dropbox auch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, das Definieren von Passwortregeln für ein angemessenes Schutzniveau geteilter Links, einen unbegrenzten oder definierbaren Papierkorb und kostenlose Gästekonten. Das Tool ermöglicht, dass man externen Partnern Zugriff auf den eigenen dokoni SYNC & SHARE Bereich geben kann – inklusive Nutzung der mobilen Apps, ohne dass diese einen eigenen Speicherplatz erhalten.
 

Diese Gründe sprechen für Collaboration Tools

 
  • Direkte Kommunikation ohne Silos und Vorzimmer erhöht Produktivität
  • Digitale Meetings und Konferenzen auf jedem Endgerät
  • Instant Messaging mit Teams und Kunden statt E-Mails an verschiedene Verteiler
  • Anrufe ohne Unterbrechung vom Computer aufs Handy umlegen
  • Selbstständiges Zusammenarbeiten im Team wird gefördert
  • Übersichtliches und transparentes Projektmanagement
  • Dokumente können parallel bearbeitet wesrden
  • Weniger Stress und schnellerer Informationsfluss: Informationen in Echtzeit für alle
  • Zufriedenheit der Mitarbeiter nimmt zu
 

Sicherheit geht vor: auch bei Collaboration Software


Jedes Tool, das im Unternehmen zum Einsatz kommt, stellt Sicherheitsfragen ans Netzwerk. Je mehr verschiedene Tools die Kollegen nutzen wollen, desto mehr Angriffsflächen finden Hacker im Netzwerk. Konica Minolta verfolgt mit Workplace Go vor allem auch ein Sicherheitskonzept. Hier ist der Ansatz, dass Strategien für digitale Zusammenarbeit das Netzwerk stärker machen sollten. Dabei greift Workplace Go auf die umfassenden Sicherheitsstandards von Microsoft zurück.
 

3 Tipps für die Auswahl eines Collaboration Tools

 
  • Kostenfreie Anwendungen müssen deutlich machen, inwiefern Anbieter Zugriff auf sensible Kunden- bzw. Mitarbeiterdaten haben.
  • Bei cloudbasierten Anwendungen ist der Absender von Daten meist nicht anonymisiert. Sollten Daten abgegriffen werden, kann das zu Problemen führen.
  • Bevor Sie ein Collaboration Tool auswählen, sollten Sie Potenziale ermitteln. So stehen die Kosten im Verhältnis zum tatsächlichen Effekt.
 

Fazit: Zukunftsinvestition Collaboration Tools


Die Mitarbeitenden von heute und morgen erwarten und wünschen sich ein hohes Maß an Flexibilität in der Arbeit. Das verbessert die Work-Life-Balance und steigert damit die Lust, gute Arbeit zu leisten. Der große Vorteil der Kollaborationslösung Workplace Go ist, dass sie für kleine und mittlere Unternehmen skalierbar, bezahlbar und einfach zu nutzen ist.

Sie brauchen keine eigene IT-Abteilung und keinen SharePoint-Experten für Workplace Go. Denn es ist eine einfache Lösung und kein neues Problem. Dieses Lösungsbewusstsein setzt Konica Minolta zuverlässig um: Konica Minolta bietet Unternehmen die Chance, Workplace Go bis zu sechs Monate kostenlos zu testen. 

Die Zusammenarbeit entwickelt sich digital weiter. Sie bringt Transparenz und Übersichtlichkeit in viele Prozesse. So wird Wissensmanagement sichtbar und nutzbar für alle. Denn es versteckt sich nicht mehr in E-Mails. Der Projektstatus und alle Projektfortschritte sind für das gesamte Team jeden Tag präsent. Das Resultat: Weniger Stress und schnellerer Informationsfluss und auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter wächst.


Das Kollaborations-Tool Workplace Go

Workplace Go ist die digitale Arbeitsplatzplattform für KMUs, die mit dem Unternehmen wächst und die Systeme somit zukunftssicher macht. Es baut auf der Collaboration Suite Microsoft 365 auf. Diese umfasst Tools zur Vereinfachung und Verbesserung von Kommunikation, Zusammenarbeit, Netzwerken und Produktivität, wie z.B. ein vollständig individualisierbares Intranet.

Informieren Sie sich über Workplace Go
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