10 Vorteile von Microsoft Teams

| 20 April 2021

Kommunizieren und Zusammenarbeiten in einer einzigen App

Die Zusammenarbeit in großen Teams oder mit externen Partnern ist oft eine große Herausforderung in Unternehmen. Mit Teams bietet Microsoft eine Software-Lösung, die die interne und externe Kommunikation vereinfachen soll. Wir geben einen Überblick über die wichtigsten Funktionen und zeigen die 10 größten Vorteile von Microsoft Teams.



Was ist Microsoft Teams?

Microsoft Teams ist der zentrale Knotenpunkt für die Teamarbeit und bringt in einer Applikation zusammen, was Mitarbeiter für die Kommunikation und Zusammenarbeit benötigen: Chat, Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Datenaustausch. MS Teams ist eine sinnvolle und für User leicht bedienbare Lösung im Rahmen eines digitalen Arbeitsplatzes, wie wir ihn heute in modernen Unternehmen erwarten.

Als Basis dient Office 365, wobei viele weitere Anwendungen integriert werden können (z.B. Skype for Business, SharePoint, CRM, ERP, Github, Trello oder RSS-Feeds). Das Tool ist auf Smartphones, Tablets, Notebooks und Desktop-PCs gleichermaßen nutzbar.

 

Wichtige Funktionen von MS Teams im Überblick

 
  • Aktivität/Feed: Im Feed haben Nutzer einen Überblick über die aktuellen und zuletzt erfolgten Aktivitäten in ihren Teams-Gruppen. Dieser Verlauf ist ähnlich aufgebaut wie ein Social-Media-Feed und listet die Informationen zu Ihren Teams bzw. Projekten chronologisch auf.
  • Chat: Im Chat werden Einzel- oder Gruppenunterhaltungen geführt. Diese erlauben neben Video- und Audioanrufen auch das Übertragen von Bildschirminhalten. Zudem können Dateien ausgetauscht und Meetings geplant werden.
  • Teams: Gruppen von Personen und Projekte werden in Teams zusammengebracht. Möglich sind dynamische Teams für projektbasierte Aufgaben (z.B. die Einführung neuer Tools, Organisation eines Events etc.) oder statische Teams (z.B. Abteilungen, Standorte etc.).
  • Kalender: Unter dem Punkt „Kalender“ finden User ihren Outlook-Kalender und können Besprechungen direkt planen und eintragen.
  • Anrufe: Hier hat man einen Überblick zum Anruf-Verlauf, kann einen neuen (Video-)Anruf starten und die Voicemail einsehen. Auch Kurzwahlen für Personen werden hier eingerichtet.
  • Dateien: Auf der Registerkarte „Dateien“ werden die zuletzt geöffneten sowie alle Dokumente ihrer Teams gezeigt. Werden Dateien in einem Team hochgeladen, werden diese im Share-Point-Ordner gespeichert. Dateien aus einem Privat- oder Gruppenchat landen im persönlichen OneDrive for Business-Ordner und sind nur für die Person(en) dieser Unterhaltung zugänglich.

 

10 Vorteile von Microsoft Teams

MS Teams ist keine Insellösung, sondern positioniert sich als „eierlegende Wollmilchsau“ für das Teamwork in modernen Unternehmen. Wir fassen die 10 wichtigsten Vorteile von Microsoft Teams zusammen.

#1: Besser im Team arbeiten
Durch integrierte Office-365-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote oder Power BI können Teams gemeinsam und zeitgleich an Dateien arbeiten. Als All-in-One-Lösung unterstützt Teams eine Vielzahl weiterer Funktionen wie Wikis, Anrufe, Gruppengespräche, Videotelefonie, Datenaustausch uvm. Die Suchfunktion ermöglicht das schnelle Finden von Personen, Dokumenten und Chats.

#2: Kommunizieren und Zusammenarbeiten in einer App
Informationen sind offen, transparent, leicht auffindbar und sicher. In MS Teams ist alles für die Teamarbeit unter einem einzigen Dach und auf einer einzigen Oberfläche vereint. Die Kommunikation ist direkt und ergebnisbezogen. Damit werden Hierarchien flacher und die Kommunikationswege kürzer.

#3: MS Teams ist digital und ortsunabhängig
Teams ist ein digitaler Workspace in dem Personen digital und dezentral zusammenarbeiten. Durch die gemeinsame Dateiablage in der Cloud und die Chatfunktion wird die Zusammenarbeit räumlich und zeitlich entgrenzt. Teammitglieder erhalten mehr Flexibilität, wann und von wo aus sie arbeiten wollen, z.B. im Home-Office oder im Außendienst.

#4: Microsoft Teams für alle Betriebssysteme und Mobilgeräte
Microsoft Teams gibt es für Windows-PCs und Macs genauso wie für Android-Tablets und Smartphones, iPhones und iPads. Und die Browser-Version ermöglicht die Nutzung, ohne dass das Programm auf dem Gerät installiert werden muss.

#5: MS Teams schafft eine strukturiertere Übersicht
Der Nachteil von E-Mails ist, dass sie chaotisch eingehen und manuell zugeordnet werden müssen. MS Teams löst das Problem: Durch die Kommunikation in verschiedenen Gruppen erfolgt die Kommunikation genau da, wo sie hingehört. Und auch Dateien werden im richtigen Team und Kanal abgelegt. Das schafft eine strukturierte Ordnung, sichert einen schnellen Zugriff auch bei komplexen Teams und erspart unnötiges Klicken und Suchen.

#6: Dokumente in Teams gleichzeitig bearbeiten
Aufgrund der SharePoint-Technologie können in Microsoft Teams Dokumente von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden (z.B. Excel, Word, PowerPoint etc.). So gehören Versionskonflikte der Vergangenheit an.

#7: Microsoft Teams ist in anderen Office 365 Programmen integriert
Teams ist keine Insellösung, sondern in Office 365 integriert und über viele Schnittstellen mit anderen Programmen verknüpft. Das bringt ein einfaches Synchronisieren über die verschiedenen Anwendungen hinweg (z.B. Outlook, OneNote, OneDrive, Planner, SharePoint etc.).

#8: Teams kann jederzeit erweitert werden
Microsoft Teams ist erweiterungsfähig. Das reicht von Excel und Word, über den Planner und Forms bis hin zu Marketing-Apps und CRM-Systeme. Hunderte verschiedene Anwendungen können so unter dem gemeinsamen Dach zusammengeführt werden - auch von Drittanbietern. Damit entfällt das nervige „Anwendungs-Hopping“ mit unterschiedlichen Login-Daten.

#9: Externe können als Gäste mitarbeiten  
Ob Kunde, Agentur oder Freelancer: In Microsoft Teams können externe Personen von außerhalb der Organisation schnell und einfach als Gast zu einem Teams-Meeting oder auch in einen Teams-Kanal eingeladen werden. So werden über die Grenzen des Unternehmens hinaus die Vorteile des digitalen Kollaborationstools genutzt.

#10: MS Teams ist die Basis für den digitalen Arbeitsplatz
Sowohl unser Anspruch an den Arbeitsplatz und als auch unser Arbeitsverhalten ändern sich. Mitarbeiter wollen über verschiedene Standorte, Zeitzonen und Sprachen hinweg zusammenarbeiten, um Informationen auszutauschen und up-to-date zu bleiben. Projekte sollen besser und schneller umgesetzt werden und eine sichere Informationsübertragung sowie Compliance haben oberste Priorität. Dafür sind zeitgemäße Werkzeuge für die Zusammenarbeit gefragt, die die Kommunikationswege im Unternehmen bündeln, die Produktivität erhöhen und den Informationsaustausch erleichtern.

 

Zusammenarbeit mit MS Teams fördern

Mit Microsoft Teams bündeln Sie die Kommunikationswege innerhalb des Unternehmens und wahlweise auch mit externen Partnern. Bringen Sie Chats, Meetings, Konferenzen und Teamarbeit auf eine Plattform.

Jetzt mehr über MS Teams erfahren

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