Secondhand im Büro: Risiko vs. Refurbished

Ob im Netz, in Apps, auf Tauschbörsen oder auf dem Flohmarkt: Secondhand ist beliebt. Doch gelten die vielen Vorteile beim Handel mit Gebrauchtem auch im geschäftlichen Umfeld? Klar: Wer einen Secondhand-Pulli kauft, trägt kaum ein Risiko – von Flecken und Löchern abgesehen. Anders kann es schon bei Hardware aussehen, die im Unternehmen Teil geschäftskritischer Prozesse wird. Zum Glück gibt es sichere Varianten: Refurbished-Produkte. 

Der Secondhand-Markt floriert. Jede*r Fünfte in Deutschland hat laut Statistik in letzter Zeit gebrauchte Kleidung gekauft. Ebenfalls beliebt sind Medien wie Bücher und Games sowie Schuhe. Auch bei Unterhaltungselektronik greifen die Deutschen gerne auf Secondhand-Ware zurück. Und damit tun sie nicht nur sich selbst etwas Gutes. 

Vorteile von Secondhand: die Win-Win-Win-Win-Win-Situation 

• Win #1: Bares Geld sparen 
  Secondhand-Artikel sind viel günstiger als Neuware – vorausgesetzt, der Deal basiert auf Ehrlichkeit. Stimmen Alter, Zustand und Qualität der Ware, ist das Schnäppchen perfekt. 

• Win #2: Andere unterstützen 
  Wer schon mal Secondhand verkauft hat, kennt das gute Gefühl, mehr Platz im Schrank oder im Keller zu haben – und etwas mehr im Portemonnaie. Da macht auch das Kaufen Spaß. 

• Win #3: Gutes länger nutzen 
  Was nicht mehr gebraucht wird, kann durchaus noch richtig gut aussehen und funktionieren – und ist vielleicht für irgendjemanden ein wahrer Schatz. 

• Win #4: Ressourcen schonen 
  Jeder Artikel, der über den Secondhand-Tisch geht, kann der Welt die Produktion eines neuen Artikels ersparen. Das senkt den Verbrauch an Rohstoffen, Energie und Wasser. 

• Win #5: Kreislaufwirtschaft ankurbeln 
  In der Kreislaufwirtschaft sehen viele Expert*innen die Zukunft: Alles, was nicht achtlos weggeworfen wird, trägt einen Teil zum nachhaltigen Produktlebenszyklus bei. 

Secondhand im Unternehmen: Vorsicht, Vintage-Falle! 

Manche Unternehmer*innen fragen sich: Warum sollte das, was privat anscheinend nur Vorteile mit sich bringt, nicht auch im Geschäft funktionieren? Tatsächlich kann es sich auch für Betriebe auszahlen, auf gebrauchte Maschinen und IT-Systeme zu setzen. Doch damit sich der vermeintlich günstige Deal nicht als Kostenfalle für das Unternehmen erweist, gibt es einige Risiken zu beachten. 

Rechtliche Risiken beim Secondhand-Kauf 

Secondhand-Ware wird in der Regel „wie gesehen“ verkauft. Das bedeutet: keine Gewährleistung, keine Garantie. Funktioniert etwa der gebraucht gekaufte Server oder Drucker nicht, gibt es Abhilfe nur gegen Bezahlung. Noch viel teurer kann es werden, wenn ein Unternehmen für Fehler haften muss, die entstehen, weil ein Secondhand-Gerät nicht einwandfrei arbeitet. Und auch gegen Datenschutz- und Compliance-Regeln könnte der Einsatz von Gebraucht-Hardware verstoßen: Wenn sich noch vorhandene Software mit sensiblen Kunden- und Unternehmensdaten mischt, ist das Ergebnis nicht vorhersehbar. 

Technische Risiken beim Secondhand-Kauf 

Neben Sicherheitsrisiken ist die Gefahr groß, dass Secondhand-Hardware und -Maschinen nicht kompatibel mit der vorhandenen Infrastruktur sind – zum Beispiel, weil sie älter sind als angegeben, das Modell nicht übereinstimmt oder die Konfiguration falsch ist. Der erhöhte Integrations-Aufwand schmälert die Ersparnis bei der Anschaffung. Doch selbst wenn die Secondhand-Geräte als Standalone-Lösung arbeiten, ist das nicht ohne Risiko: Es könnte schwierig werden, Ersatzteile, Updates oder Patches für das System zu bekommen. Mangels SLA-Vertrag wird auch kein Kundenservice kommen, um das Problem zu lösen. 

Wirtschaftliche Risiken beim Secondhand-Kauf 

Anpassungen, Reparaturen, Ausfälle: Funktioniert die Secondhand-Hardware nicht wie erhofft oder ist sie inkompatibel, entstehen Tag für Tag ungeplante Folgekosten – schlimmstenfalls ist die günstige Variante teurer als der Neukauf. Weiterverkaufen als Exit-Strategie ist allerdings schwierig. Denn aus dem Verkauf als Unternehmen können sich Gewährleistungsansprüche ergeben. Auch steuerliche und buchhalterische Fragen im Zusammenhang mit Secondhand-Käufen und -Verkäufen lassen sich nicht immer leicht lösen. Auch auf die Nachhaltigkeitsziele des Unternehmens zahlt der Gebrauchtkauf nicht in jedem Fall ein. Ohne Zertifikate sind diese Geschäfte oft auch nicht förderfähig. 

Refurbished-Hardware für Unternehmen: Wie neu, nur nachhaltiger 

Lohnt sich angesichts dieser Risiken die Kreislaufwirtschaft im Büro noch? Durchaus, wenn die Rahmenbedingungen stimmen! Deshalb entscheiden sich heute viele Unternehmen für Refurbished-Hardware. Dabei handelt es sich um Geräte, die bereits genutzt und anschließend vom Hersteller aufbereitet oder generalüberholt wurden. Dadurch sind sie wesentlich günstiger als Neuware, aber entsprechen denselben Sicherheits- und Qualitätsstandards. Auch Gewährleistung, Garantie und Service sind ähnlich wie bei Neugeräten. Da die Herkunft nachweisbar und alle Dokumente und Zertifikate vorhanden sind, können ESG-Nachweispflichten erfüllt werden – und die neue Einkaufsstrategie im Nachhaltigkeitsbericht erwähnt werden. 

bizhub Refreshed – das Qualitätssiegel für aufbereitete Büro-Drucker 

Auch gebrauchte Bürodrucker sind heute als Refurbished-Variante erhältlich: Konica Minolta hat mit „bizhub Refreshed“ einen neuen Qualitätsstandard für Multifunktionssysteme mit Vorgeschichte geschaffen. Die MFPs durchlaufen einen aufwändigen Prüf-, Wartungs-, Reparatur- und Neuinstallationsprozess, bevor sie das bizhub Refreshed-Label tragen dürfen. Zum Einsatz kommen Geräte der aktuellen oder Vorgänger-Generation – das macht sie zu den „Jahreswagen“ unter den Secondhand-Geräten. Die Bürodrucker sind zu 100 Prozent kompatibel mit Neugeräten, fügen sich problemlos in die Druck-Infrastruktur ein und werden im Komplettpaket mit Wartungs- und Service-Verträgen angeboten. Second-Hand mit First-Class-Service und -Qualität  – so zahlt sich Nachhaltigkeit aus!