FORWARDIS ist Spezialist für multimodalen Transport und Eisenbahnlogistik in Europa und Asien, der sich immer stärker mit dem Thema Digitalisierung von Prozessen beschäftigt. Daraus entstand eine ECM-Lösung von Konica Minolta.
Vom zentralen Ausgangspunkt Rechnungseingang beschäftigte sich FORWARDIS immer stärker mit dem Thema Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen. Der Spezialist für multimodalen Transport und Eisenbahnlogistik in Europa und Asien, der mehr als 10 Millionen Tonnen Güter pro Jahr befördert, realisierte die daraus entstandene ECM-Lösung mit Konica Minolta.
Um Rechnungen zu bearbeiten, mussten sie über verschiedene Schreibtische und teilweise zwischen den Unternehmensstandorten Berlin und Frankfurt von FORWARDIS per Post verschickt werden. Der Rechnungsprozess dauerte entsprechend lange und war unübersichtlich. Daher wollte der Logisitik-Spezialist diesen Prozess effektiver gestalten. Transparenz und Prozessbeschleunigung standen im Mittelpunkt. »Die angestrebte Lösung sollte uns zeigen: Wo ist welche Rechnung und in welchem Status befindet sie sich? Außerdem wollten wir den Prozess an sich beschleunigen und nicht mehr auf Post oder E-Mail-Ping-Pong angewiesen sein«, beschreibt Dominik Kruszynski, IT-Manager von FORWARDIS die Ausgangssituation. Ein elektronischer Rechnungsprozess mittels Workflow-Software, die selbst administrierbar ist, sollte Abhilfe schaffen. Gleichzeitig strebten die Verantwortlichen von Anfang an eine Enterprise Content Management (ECM)- Lösung an, die modular ausbaufähig ist und weitere Prozesse digitalisieren kann.
Bedeutendes Kriterium war bei der Auswahl die Einhaltung der Vorgaben des Qualitätsmanagements, die beispielsweise im Bereich von Gefahrguttransporten sehr spezifisch sind. So erfordert ihre Abwicklung die Bearbeitung von sogenannten CAPA-Überwachungsbögen. Um Fehlern vorzubeugen, werden viele Detailinformationen festgehalten und Abweichungen systematisch untersucht. So lassen sich rechtzeitig Korrekturmaßnahmen einleiten und Präventivmaßnahmen durchführen. Neben den CAPA-Vorgaben war FORWARDIS auch die Einhaltung weiterer rechtlicher Bestimmungen wichtig, die sich aus GoBD, HGB und AO ergeben. Außerdem legte der IT-Leiter auf eine intuitive Bedienung der Lösung wert, um die Akzeptanz der Mitarbeiter schnell zu gewinnen.
»Bei der Wahl des Lösungspartners war für uns ausschlaggebend, alles aus einer Hand zu erhalten und eine Präsenz an den Unternehmensstandorten vor Ort zu haben«, betont Kruszynski. Konica Minolta erfüllte diese Kriterien und hatte sich bereits als überaus zuverlässiger Hardware-Partner bei Multifunktionssystemen (MFPs) erwiesen. Zudem lässt sich die gewählte ECM- und Workflow-Lösung sogar in die MFPs von Konica Minolta integrieren, so dass Anwender die Workflow- Prozesse direkt vom MFP-Display aus steuern können.
Nachdem das Experten-Team von Konica Minolta gemeinsam mit dem FORWARDIS IT-Leiter und Mitarbeitern aus verschiedenen Fachabteilungen das zweiphasige Projekt geplant hatten, wurde die Lösung rasch umgesetzt. Rund zwei Monate dauerte die Planung und Installation des kompletten ECM-Systems mit Workflow-Komponenten und verschiedenen Möglichkeiten wie Volltextsuche und Barcodeerkennung.
Aufgrund der Lösung werden heute keine Rechnungen mehr von einem Standort zum anderen geschickt, sondern eingescannt sobald sie eingehen. Per Workflow gelangen sie dann elektronisch durch das Unternehmen zu den Mitarbeitern, die für die Freigabe und Bearbeitung zuständig sind. Alles geht schneller und transparenter als zuvor: Die Buchhaltung hat immer den Rechnungsstatus im Überblick und sieht, welche Rechnung erfasst, freigegeben oder bei der Buchung ist. So hat FORWARDIS auch mehr Kontrolle bei Skontofristen.
»Da die Mitarbeiter nach Schlagworten wie Rechnungsnummer und Rechnungsdatum sowie sogar beliebigen Begriffen im Volltext suchen können, ist auch das Auffinden von Rechnungen deutlich einfacher geworden«, ergänzt Kruszynski.
Die nächste Projektphase sieht vor, Rechnungen durchgehend elektronisch zu verarbeiten. Dabei werden Informationen maschinell ausgelesen und der Prozess bis zur Übergabe der Daten an die Finanzbuchhaltung automatisiert. In einem weiteren Schritt ist eine Workflow-Lösung im Bereich des Vertragsmanagements zur Optimierung der Vertragsverwaltung insbesondere von Beförderungsverträgen und zum Vertragscontrolling geplant.
Bei der Wahl des Lösungspartners war für uns ausschlaggebend, alles aus einer Hand zu erhalten.
Dominik Remshardt
IT Manager, FORWARDIS GmbH