Die globale Organisation der IT ist ein entscheidender Erfolgsfaktor. Die VBH betrieb das Rechenzentrum bisher über viele Länder
hinweg in Eigenregie. Mit wachsendem Umsatz und der Expansion der VBH-Gruppe stießen sowohl die personellen als auch die Ressourcen der IT-Infrastruktur an ihre Grenzen.
Neue IT-Kapazitäten sollten das bestehende und zukünftige Geschäft flexibel und zuverlässig unterstützen. Dabei sollte das IT-Konzept getreu dem VBH-Motto „Alles einfach.“ mit möglichst geringem Aufwand realisiert werden.
CLOUD-SERVICES — DAMIT DIE KOSTEN NICHT IN DEN HIMMEL WACHSEN
Um fixe Kosten zu senken und die IT-Infrastruktur im Hinblick auf künftiges Wachstum flexibel zu gestalten, entschieden sich die Verantwortlichen bei der VBH für die Cloud-Services von Fujitsu anstatt für eine physische Erweiterung des Serverparks.
Das wichtigste Argument war eine interne ROI-Kalkulation, die zeigte, dass der Cloud-Service wesentlich günstiger ist als der Eigenbetrieb. Da die VBH einheitliche IT-Services weltweit zentral zur Verfügung stellen will, war dies ein weiteres, gewichtiges Kriterium für eine skalierbare Infrastruktur in der Cloud.
Server-, Storage- und Security-Dienste bezieht die VBH nun als Service aus der Cloud. Die Konica Minolta Gruppe setzte sich zusammen mit Fujitsu in der Ausschreibung aufgrund ihres stimmigen Konzeptes durch. Das IT-Team der VBH behält bei diesem Konzept die Kompetenz für die geschäftskritischen ERP-Applikationen.
Die Betreuung der Systeme für Dynamics NAV (Navision), Exchange, Webshops et cetera sowie den 2nd und 3rd Level Support verantwortet Konica Minolta als zentraler Ansprechpartner für die VBH. Insgesamt arbeiten derzeit circa 1.000 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Großhändlers an den weltweit verteilten Standorten mit der neuen Infrastruktur.
Baubeschläge aller Art sind das Geschäft der VBH-Gruppe: Seit über 35 Jahren beliefert der Marktführer im Baubeschlaghandel Industriebetriebe und Handwerker mit allem, was für die Herstellung und den Einbau von Fenstern und Türen nötig ist. Das Großhandelsunternehmen ist heute mit über 2500 Mitarbeitern in mehr als 30 Ländern und mehr als 100 Niederlassungen aktiv.
HERAUSFORDERUNG
- Das weltweite Wachstum der VBH-Gruppe erforderte eine Anpassung und Aktualisierung der IT-Infrastruktur
- Die Erweiterung der IT- Landschaft um neue Hard- und Software hätte im Wesentlichen zu höheren fixen Kosten und größerem Aufwand für die IT-Verwaltung geführt
UMZUG OHNE HINDERNISSE
Die vollständige Virtualisierung der Server und Systeme war eine enorme Erleichterung bei der Migration in die Cloud. Sämtliche Daten wurden Mitte April 2011 zunächst auf NetApp-Speichern in die Cloud gespiegelt und im neuen Rechenzentrum von Fujitsu redundant bereitgestellt.
Auf diese Weise musste keinerlei Hardware bewegt werden und die Verantwortlichen konnten alles ausgiebig prüfen, bevor sie den Schalter umlegten und die alte Infrastruktur endgültig abschalteten. Vom gesamten, zweieinhalb Monate dauernden Migrationsprozess bemerkten die Anwender in ihrer täglichen Arbeit nichts. Denn die Umstellung erfolgte schrittweise, System für System beziehungsweise Standort für Standort, in jeweils nur einer halben Stunde.
Lediglich einige Parameter der Infrastruktur mussten angepasst werden, wie zum Beispiel die Einstellung der Firewall, die Änderung der IP-Adressen oder das Einrichten der VPN-Verbindungen. Auch verfügten die Server zuvor über einen direkten Internetzugang, was bei der Cloud-Lösung über sichere Proxyserver gelöst wurde.
„Herausforderungen gibt es bei jedem Projekt dieser Art zu meistern“, ist Oliver Maisch, Head of IT International, überzeugt. „Entscheidend ist aber, dass die Verantwortlichen bei Konica Minolta schnell reagieren und eine gute Lösung finden. Und hier haben wir sehr gute Erfahrungen gemacht.“
„Unsere Kalkulation zeigt, dass die IT-Infrastruktur Services von Konica Minolta im Vergleich zum Eigenbetrieb etwa um 25 Prozent günstiger sind. Nach der Devise ,Pay as you grow‘ zahlen wir künftig nur die IT-Kapazität, die für das tatsächliche Wachstum benötigt wird.“
Oliver Maisch, Head of IT International, VBH Holding AG
SECURITY UND STORAGE ALS SERVICE
Im Zuge des Projektes überdachte die VBH auch die Web- und Mail-Sicherheit. Wo zuvor eine eigene Anti Spam- und Anti-Virus- Appliance genutzt wurden, kommt nun ein Security-Service aus der Cloud zum Einsatz. Der gesamte Spam-Schutz, Virenkontrolle und Updates laufen jetzt über die Sicherheitsdienstleister.
Für den Baubeschlaghändler fallen weder zusätzliche Lizenzkosten noch Verwaltungsaufwand an. Denn der Security-Bereich war ebenso Bestandteil der Komplettlösung wie Storage-as-a-Service und Back-up.
PRODUKTE UND SERVICES
- Server as a Service: circa 90 virtuelle Server auf Basis von PRIMERGY und VMware
- Storage as a Service auf Basis von ETERNUS und NetApp V-Filer
- Back-up as a Service: volles Back-up nach vereinbarten Service-Levels
- Security-Services: Anti-Spam, Anti-Virus, Web-Mail etc.
- Application Management für ERP-Anwendungen Navision, Exchange, Webshop et cetera
- Citrix XenApp Server Farm für ca. 1.000 User mit mobilem weltweiten Zugriff
- Flexible IT–Infrastruktur in der Cloud
- Bereitstellung von Storage-Systemen für die Migration
- Beratung, Konzeption und Implementierung in enger Zusammenarbeit
- Konica Minolta Managed Services für die kontinuierliche Überwachung der Systeme
PRODUKTE UND SERVICES
- 25 Prozent Kosteneinsparung im Vergleich zum Eigenbetrieb
- Senkung der Fixkosten durch Services statt neuer Hardware
- Pay as you grow: Gezahlt wird nur, was tatsächlich für das Wachstum gebraucht wird
- Zentralisierung der IT in einer sicheren „Trusted Cloud“
- Mehr Flexibilität für Wachstum bei gleicher Manpower
- Einfache Anbindung weiterer Standorte in anderen Ländern
- Kapazitäten lassen sich kurzfristig jederzeit aufstocken
- Mehr freie personelle und finanzielle Ressourcen
- Konzentration auf das Kerngeschäft
- Geschäftskritisches Know-how bleibt im Haus
KONICA MINOLTA MANAGED SERVICES
Dank den individuellen Managed-Service-Paketen von Konica Minolta kann sich die VBH ganz auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Konica Minolta übernimmt die kontinuierliche Überwachung der Systeme und leitet dank der Rufbereitschaft auch außerhalb der Regelarbeitszeiten entsprechende Maßnahmen zur Behebung von Fehlern und Problemen ein.
Durch den modularen Aufbau kann entschieden werden, welche Systeme in welcher Tiefe zu überwachen sind. Die hervorragende Servicequalität und einheitlich standardisierte Prozesse entlasten hierbei die VBH enorm in den Routineaufgaben.
EXPANSION OHNE IT-GRENZEN
Bislang arbeiten ca. 1.000 Mitarbeiter an weltweiten Standorten der VBH Gruppe mit den Cloud-Services. Aktuell werden die letzten Landesgesellschaften migriert. Dann wird sich die Anzahl der Nutzer auf circa 2.000 verdoppeln. Die – bei der Anschaffung neuer Systeme und bei deren Anbindung an die vorhandene Infrastruktur regelmäßig anfallenden – Schulungen für IT-Mitarbeiter hätten den zeitlichen Aufwand unverhältnismäßig in die Höhe getrieben.
Dank der Cloud wird die Ausweitung der IT-Services auf diese Standorte jedoch ohne großen Aufwand möglich sein. „Zudem“, so argumentiert Oliver Maisch, „ist die Verwaltung von Hardware nicht unsere Kernkompetenz, sondern vielmehr die betriebswirtschaftlichen Prozesse dahinter. Unser Ziel war es, Ressourcen freizusetzen und die fixen Kosten für die Infrastruktur zu senken. Das haben wir mithilfe der IT-Infrastruktur- und Managed-Service-Pakete von Konica Minolta ganz klar erreicht.“
Nach über zwei Jahren Livebetrieb fühlt sich Oliver Maisch in der vertrauensvollen Zusammenarbeit mit den Dienstleistern sehr wohl: „Um ein IaaS-Projekt dieser Größe erfolgreich umzusetzen, müssen vor allem die Partner und die Chemie zwischen den verantwortlichen Personen stimmen. Zudem hat unsere Erfahrung gezeigt: Je besser die Planung im Vorfeld, desto einfacher ist die spätere Umsetzung eines solchen Vorhabens.“
Ferner empfiehlt Maisch ein schrittweises Vorgehen: „Es ist besser, die Systeme oder Gesellschaften nacheinander umzustellen und gründlich zu testen, statt gleich alles auf einmal machen zu wollen.“