Das wichtigste Kapital der schwedischen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Sporrong & Eriksson Revisionsbyrå AB sind die eigenen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Sie garantieren den mehr als 600 kleinen und mittleren Unternehmenskunden stets eine ganz persönliche und individuelle Kundenansprache. Das gelingt den Beschäftigten, weil sie einen großen Teil ihrer Arbeit außerhalb des Büros vor Ort bei ihren Kunden verbringen. Dafür braucht es qualifiziete Remote-Work-Lösungen, die höchste Sicherheitsanforderungen erfüllen.
Schon früh war es für Sporrong & Eriksson ein wichtiges Ziel, sich die Möglichkeiten der Digitalisierung zunutze zu machen und in den Dienst der eigenen Kunden zu stellen. Dafür wurde die Firma mit dem Preis „Future Agency of the Year 2017“ ausgezeichnet. Gemeinsam mit Konica Minolta beschloss das Unternehmen, einen neuen, mutigen Schritt auf dem Weg zur echten Digitalisierung zu unternehmen.
Für ein Unternehmen, das nur ein Produkt anbietet, nämlich die Zeit seiner Mitarbeiter, muss die IT-Lösung, die das möglich macht, reibungslos laufen und 100-prozentig zuverlässig sein. Und aufgrund der sensiblen und vertraulichen Natur der von der Firma verarbeiteten Daten muss sie gleichzeitig ein Höchstmaß an Datensicherheit gewährleisten.
IT-SICHERHEIT — AGILES ARBEITEN AUS DER FERNE
Eine IT, die Remote Work ermöglicht, ist daher für Sporrong & Eriksson nicht nur Beiwerk, sondern ein wesentlicher Faktor des Geschäftsmodells. Håkan Sporrong, einer der vier Eigentümer der Firma, erklärt: „Sowohl unsere eigene als auch die Zeit unserer Kunden ist sehr wertvoll. Daher brauchten wir ein System, das unsere Arbeitsweise unterstützt. Wir mussten agil sein, aber gleichzeitig höchsten Schutz genießen.“
Als engagierter und bewährter langfristiger Partner von Sporrong & Eriksson seit 2011 lieferte Konica Minolta zunächst eine gründliche Analyse und Beratung, um die optimale Lösung für diesen nächsten Schritt im Digitalisierungsprozess seines Partners zu ermitteln. Die bisherige Vor-Ort-Lösung entsprach nicht mehr den Erwartungen von Sporrong & Eriksson.
HERAUSFORDERUNG
- Aufbau einer neuen IT-Infrastruktur, die die höchsten Sicherheits- und Zuverlässigkeitsanforderungen erfüllt
- Gleichzeitig ermöglicht sie Telearbeit mit nahtlosem Zugriff auf eine große Anzahl dedizierter, spezialisierter Auditanwendungen
- Entlastung des Personals von administrativen IT-Aufgaben und Steigerung der Effizienz
REMOTE WORK
Arbeit außerhalb der Räumlichkeiten des Unternehmens
Arbeiten die Mitarbeiter eines Unternehmens außerhalb des Büros, zum Beispiel zu Hause, im Freien oder beim Kunden, spricht man von Remote Work.
Gefragt war ein IT-System, das – vom Server bis zu den Arbeitsplatzrechnern – stets auf dem neuesten Stand ist und ein Höchstmaß an Sicherheit und Zuverlässigkeit rund um die Uhr bietet. Gleichzeitig sollte die Lösung die internen Ressourcen so weit wie möglich von allen IT-Aufgaben entlasten.
DIGITALISIERUNG FUNKTIONIERT NICHT ANALOG
Früher hatten die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von Sporrong & Eriksson die Datensicherung manuell nach der Arbeitszeit durchzuführen. Im Hinblick auf die Optimierung der Arbeitsprozesse mussten sie also bei der Arbeit mit Kundendaten außerhalb des Büros zunächst die relevanten Dateien aus dem lokalen System auschecken und anschließend wieder einchecken.
Durch diesen Prozess war die Teamarbeit an diesen Dokumenten äußerst schwierig und umständlich – vor allem von verschiedenen Standorten aus. Last but not least war Sporrong & Eriksson auch auf der Suche nach einem Partner, der externe Helpdesk-Unterstützung und Arbeitsplätze neu ausstatten kann. Als Antwort auf diese Anforderungen ermittelte Konica Minolta die Implementierung seiner Komplettlösung Remote Care Workplace Premium als das perfekte System.
Im Back-End laufen die Server nun im Hochsicherheitsrechenzentrum von Konica Minolta und gewährleisten maximale Zuverlässigkeit und Zugriff von überall. Back-ups werden nun automatisch und regelmäßig durchgeführt. Das minimiert die Gefahr von Datenverlust und befreit die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Unternehmens von dieser mühseligen Routineaufgabe, die nicht in Rechnung gestellt werden kann.
Der Virenschutz ist ebenfalls auf höchstem Niveau und immer auf dem neuesten Stand. Den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen wurden neue Laptops zur Verfügung gestellt, wobei Konica Minolta dafür sorgt, dass Betriebssysteme und Anwendungen immer mit den neuesten Versionen laufen.
Außerdem umfasst dieses Paket einen 24/7-Helpdesk-Support mit erfahrenen Konica-Minolta-Experten, die stets bereit sind, Unterstützung zu leisten und jedes auftretende Problem schnell zu lösen. Letztendlich war es das Ziel, dass Konica Minolta die Rolle der externen IT-Abteilung des Unternehmens übernimmt.
HÅKAN SPORRONG, EINER DER VIER EIGENTÜMER DER FIRMA , ERKLÄRT:
„Sowohl unsere eigene als auch die Zeit unserer Kunden ist sehr wertvoll. Daher brauchten wir ein System, das unsere Arbeitsweise unterstützt. Wir mussten agil sein, aber gleichzeitig höchsten Schutz genießen.“
KUNDENZUFRIEDENHEIT NONSTOP
Für Sporrong & Eriksson war es von entscheidender Bedeutung, dass seine Beschäftigten trotz der Umstellung auf das neue System ihre Arbeit für ihre anspruchsvollen Kunden ohne Unterbrechung fortsetzen konnten. Darüber hinaus arbeitet das Unternehmen als Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit einer Reihe von hochgradig branchenspezifischen Anwendungen.
Konica Minolta musste sicherstellen, dass diese sich nahtlos in das neue IT-System einfügen und alle erforderlichen Remote-Arbeitsfunktionen bereitstellen. Das hohe Engagement, die Einsatzbereitschaft und die Fachkompetenz der Experten von Konica Minolta gaben den Ausschlag für den Erfolg des Projekts.
„Die Servicemitarbeiter, die die Implementierung durchführten, waren sehr professionell. Wir hielten sie für äußerst qualifiziert. Wenn Probleme auftraten, wurden sie von Konica Minolta schnell und mit großem Respekt vor dem Prozess gelöst“, so Håkan Sporrong. Er ist sehr zufrieden mit dem Ergebnis und der Unterstützung von Konica Minolta: „Jetzt spielt es keine Rolle mehr, ob wir uns bei der Arbeit im Büro, zu Hause oder bei den Kunden befinden. Wir haben von überall aus die gleiche Möglichkeit, auf alle Programme, Dateien und Anwendungen zuzugreifen, die wir für unsere Arbeit benötigen. Wir sind mit dem Service von Konica Minolta sehr zufrieden.“
Durch die Einführung von Remote Care Workplace Premium konnte Sporrong & Eriksson bei der Umsetzung seiner mutigen Vision für die Geschäftsdigitalisierung einen gewaltigen Sprung nach vorn machen. Und das ist noch lange nicht alles: Zukünftige gemeinsame Projekte mit Konica Minolta, um ein Büro und Arbeitsabläufe zu schaffen, die wirklich papierlos sind, sind bereits im Gange.