Das bisherige Dokumentenmanagement des Unternehmens bremste die Kernprozesse von TON und die gesamte Entwicklung aus. Es fehlte ein gemeinsames Speicherportal für Rechnungen, Produktinformationen und Dokumentationen.

Die Daten wurden in verschiedenen Verzeichnissen und auf mehreren Systemen gespeichert, was den Fernzugriff auf Daten, zum Beispiel relevante Rechnungen, Verträge und Produkte, verhinderte. Rechnungen gingen oft im Wechsel zwischen den Abteilungen unter oder blieben liegen, weil die zeichnungsberechtigten Mitarbeiter von außerhalb des Büros arbeiteten.

TON suchte nach einer Möglichkeit, Dokumente wie Geschäftsverträge oder Bestellungen zentral zu speichern. Ohne den zentralen Zugriff war es schwierig und zeitaufwendig, sich einen Überblick über die laufenden Verträge zu verschaffen und sie den Wirtschaftsprüfern bedarfsgerecht vorzulegen.

SCHWIERIGKEITEN IN DER BUCHHALTUNG

In der Buchhaltung hatte der fehlende Fernzugriff in der Vergangenheit zu ernsthaften Schwierigkeiten geführt: „Ein großes Problem ergab sich, als ein Mitarbeiter mehrere Tage lang nicht im Büro war und ein bestimmtes Dokument nicht genehmigen oder prüfen konnte und wir es nicht in die Geschäftsbücher aufnehmen konnten“, erinnert sich Vertriebsleiter Robert Valentík. „Das führte dazu, dass der Geschäftsleitung Informationen über Projekte, Aktivitäten im Unternehmen und die Unternehmensergebnisse nicht rechtzeitig vorlagen.“

„Die Arbeit mit digitalisierten Dokumenten ist wesentlich praktischer und Daten können problemlos an andere Informationssysteme übertragen werden. Ein noch größerer Nutzen ist jedoch, dass wir den Dokumentenfluss durch das System von 15 auf nur drei Tage reduziert haben — ein wirklich überzeugendes Ergebnis.“

Robert Valentík, Vertriebsleiter, TON a.s.


Auf der Suche nach einer Möglichkeit, die Prozesse effizienter zu gestalten, Einsparungen zu generieren und seinen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen jederzeit und überall Zugang zu wichtigen Daten zu verschaffen, wandte sich TON an Konica Minolta. Zuvor hatte sich der Möbelhersteller aus einer Auswahlliste von zehn Anbietern für das Unternehmen als vertrauenswürdigen Lieferanten entschieden.

Gemeinsam implementierten die beiden Partner eine Lösung, die Microsoft SharePoint als Speicherdokumentplattform mit K2 blackpearl, einer Softwareplattform zum Erstellen und Ausführen von Anwendungen für Geschäftsprozesse, kombinierte. Dieses Zusammenspiel bot exakt die zuverlässigen Formulare und die Integrations- und Reporting-Services, die TON benötigte.

PARTNERSCHAFT MIT KONICA MINOLTA — DIE RICHTIGE WAHL

„Für die endgültige Lieferantenwahl waren Referenzen ausschlaggebend“, so Robert Valentík. „Wir haben mehrere Kunden von Konica Minolta besucht, die uns K2 blackpearl in der Praxis vorführten. Auf diese Weise haben wir unsere Wahl untermauert.“ Zu Beginn des Projekts arbeiteten Berater von Konica Minolta intensiv mit dem Team von TON zusammen, um die speziellen Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens gründlich zu analysieren.

Für Robert Valentík war dieser Schritt entscheidend: „Rückblickend war die Umsetzungsanalyse von höchster Wichtigkeit. Dank gründlicher Vorbereitung konnten wir die Budget- und Fristvorgaben einhalten – was bei Großprojekten dieses Umfangs eher ungewöhnlich ist.“

Die IT-Spezialisten von TON arbeiten nun in der K2-Umgebung, wo sie Prozesse, Formulare und andere kleinere Maßnahmen testen. Die entsprechenden Schulungen der Teammitglieder hatten sich als unkompliziert erwiesen. Was Vertriebsleiter Robert Valentík auffiel: Die Zusammenarbeit mit Konica Minolta „verlief sehr freundlich und war einfach getaktet“. Innerhalb von rund drei Monaten lernten zwei Mitarbeiter von TON, wie man neue Prozesse modelliert und neue Support-Lösungen für das System anbietet.

Die IT-Abteilung freut sich darauf, andere Vorhaben selbst umsetzen zu können. Zudem ist das Team dank der K2-Plattform in der Lage, kleinere Anpassungen am System selbst vorzunehmen. Komplexere Anforderungen werden durch das erfahrene Beraterteam von Konica Minolta gelöst.

MEHR BUSINESS POWER DURCH SCHNELLERE UND FLEXIBLERE ABLÄUFE

Ein wesentlicher Vorteil der von Konica Minolta implementierten K2- und SharePoint-Lösung ist der einfache Zugriff für die Mitarbeiter im gesamten Unternehmen. Das neue System verfügt über ein modernes, benutzerfreundliches Intranet, das über einen normalen Webbrowser zugänglich ist.

Die Lösung vereint nicht nur alles an einem Ort. Sie erspart auch die Installation von spezieller Software auf den Rechnern der Benutzer und Benutzerinnen und dadurch die Kosten für Wartung und Installation. Das IT Helpdesk-Management und die Rechnungsbearbeitung sind nun vollständig automatisiert. K2 blackpearl hat sich auch durch die Synthese von Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit bewährt – in der mobilen App K2 perfekt auf den Punkt gebracht. „Jetzt kann der Geschäftsführer über sein Handy Rechnungen auch dann genehmigen, wenn er auf Geschäftsreise ist. Das ist für mich die beste Bestätigung, dass wir die richtige Entscheidung getroffen haben“, so Robert Valentík. Weil die aufwendige Suche nach Papierdokumenten entfällt, erzielt TON eine geschätzte tägliche Zeiteinsparung von 15 Minuten pro Mitarbeiter.

„Die Arbeit mit digitalisierten Dokumenten ist wesentlich komfortabler und die Daten können in andere Informationssysteme übertragen werden“, so Robert Valentík. „Meiner Ansicht nach käme die K2-blackpearl Lösung auf der Microsoft-SharePoint- Plattform jedem Unternehmen zugute, das Prozesse optimieren und die Administration vereinfachen möchte.“