Die IT macht heute in allen Abteilungen Informationsströme möglich. Sie bietet Lösungen für digitales Vertragsmanagement, digitale Zusammenarbeit, Marketing- und Verkaufstools, digitale Personalakten und vieles mehr. Mit der Erweiterung ihrer Aufgaben ist auch das Budget der IT gewachsen – ebenso wie der Einfluss, den sie auf die Gesamtleistung des Unternehmens ausübt. Die IT kann ein entscheidender Hebel für Geschäftserfolg und Rentabilität sein.

Doch wie können Managed IT Services eine Rolle in der IT-Strategie von kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) spielen? In diesem Interview erfahren wir von den Experten von Konica Minolta, Jaromir Sponar und Mattias Hagelin, wie und wo diese es ihrer Ansicht nach können.

„Bei all diesen Dienstleistungen gewährleisten unsere Spezialisten ein Höchstmaß an Sicherheit und DSGVO-Konformität.“

Welche Veränderungen der Nachfrage, insbesondere seitens der KMUs, haben Sie feststellen können?

MATTIAS HAGELIN Wir erleben, dass KMUs immer offener für Cloud-Dienste werden. Sie sind heute weniger zögerlich, wenn es um das Auslagern von IT-Dienstleistungen geht. Früher war für KMUs die Sicherheit eines der größten Bedenken mit Blick auf Cloud- und IT-Services. Und das ist durchaus zu verstehen, denn Informationssicherheit ist für diese Unternehmen existenziell. Die Unternehmen sehen heute, dass die Sicherheitsstandards deutlich gestiegen sind und wie wichtig die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zur Datensicherheit ist.

Gibt es weitere Gründe für das Umdenken?

Auch der zunehmende globale Wettbewerb trägt seinen Teil dazu bei. KMUs bleibt es nicht verborgen, dass sie in ihren Prozessen einfach effizienter werden müssen, um in unserer globalen Wirtschaft konkurrenzfähig zu bleiben. Dies wiederum bedeutet, dass sie ihre internen Ressourcen den wertschöpfenden Geschäftsfunktionen zuweisen müssen und ihre Mittel nicht zum Beispiel in der routinemäßigen Instandhaltung festsetzen. Dynamische Marktentwicklungen und die Übernahme neuer Geschäftsmodelle sind weitere Faktoren, die KMUs zu flexibleren Lösungen bewegen. Wir bemerken eine wachsende Nachfrage nach Pay-per-Use-Modellen, bei denen man sich nicht alle zwei, drei Jahre über neueste Software- oder Hardware- Upgrades Gedanken machen muss.

Ist diese verstärkte Flexibilität das Hauptargument für Managed Services? Worin sehen Sie insbesondere den großen Vorteil der Auslagerung?

JAROMIR SPONAR Wie Mattias gerade schon sagte, sind Flexibilität und Skalierbarkeit gerade im Hinblick auf die Schnelllebigkeit der Märkte das A und O. Die Verlagerung hin zu Managed Services führt auch dazu, dass sich die Investitionen in die IT-Infrastruktur verlagern – weg von Investitions- und hin zu Betriebskosten. Oder anders gesagt: vom Besitzen hin zum Nutzen. Allerdings ermöglicht die Zusammenarbeit mit einem starken IT Service-Partner noch mehr als nur diese Verlagerung: Sie eröffnet den Zugang zu einem großen Angebot von Dienstleistungen, die für viele Unternehmen zu ressourcenintensiv und komplex wären, um sie mit ihren begrenzten internen Mitteln selbst einzurichten. Das könnte eine breite Palette neuer oder optimierter Geschäftsdienstleistungen sein, von Vertragsmanagement-Lösungen über Kreditorenbuchhaltung bis hin zu digitaler Rechnungsstellung, Enterprise Search oder Dokumentenmanagement, um nur einige Beispiele zu nennen. Lastverteilung, ein starker und zuverlässiger Partner und interne Spezialisten können im Zusammenspiel interne Prozesse beschleunigen und die Effizienz innerhalb der Organisation steigern.

Bei all diesen Dienstleistungen gewährleisten unsere Spezialisten ein Höchstmaß an Sicherheit und DSGVO-Konformität. Und wir sind sofort zur Stelle, um unsere Kunden bei Problemen zu unterstützen und sicherzustellen, dass alle Dienstleistungen zuverlässig funktionieren. Dies ist ein besonders wichtiger Punkt für unsere mittelständischen Kunden, da Unterbrechungen zu Produktionsausfällen führen können. Und diese wiederum können ein Unternehmen – im schlimmsten Fall – an den Rand des Ruins bringen.

„Alle Kerngeschäftsfunktionen sind heute IT-gesteuert — und Unternehmen begreifen langsam, wie viel Zeit und Ressourcen es kostet, für jede Funktion einen anderen Anbieter zu haben.“

Wie können Sie bei einer so breiten Palette von möglichen Lösungen gewährleisten, dass Ihr Kunde wirklich das bekommt, was er braucht?

MATTIAS HAGELIN Für uns beginnt dieses Thema ganz klar damit, unseren Kunden erst einmal zuzuhören. Das ist der entscheidende erste Schritt, um seine Vorstellungen in Erfahrungen zu bringen und seine speziellen Bedürfnisse zu verstehen. Das heißt, wir gehen mit dem Kunden nicht nur durch ein kurzes Briefing, sondern verschaffen uns ein umfassendes Bild von seiner Situation. Diese wird dann in einem Audit des Unternehmens und seiner Umgebung weiter konkretisiert. Wir besuchen unsere Kunden und analysieren sorgfältig deren Organisation und die bestehende Infrastruktur. Danach bewerten wir, welche Dienstleistungen und Lösungen am sinnvollsten wären, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Erst nach diesen Schritten entwickeln wir eine maßgeschneiderte Kombination aus Dienstleistungen und Lösungen. Das Ergebnis ist eine Lösung, die der jeweiligen Lage optimal gerecht wird. Das kann beispielsweise ein hybrides Cloud-System sein, das die Vorteile einer internen und einer externen Lösung vereint.

Das klingt durchaus vernünftig, ist aber sehr viel Theorie. Können Sie uns ein konkretes Beispiel nennen?

MATTIAS HAGELIN Sicher. Die BE-GE Gruppe in Schweden ist ein gutes Beispiel. Als internationaler Zulieferer der Automobilindustrie mit Produktionsstätten in verschiedenen europäischen Ländern muss die BE GE Gruppe sehr strenge Vertragsbedingungen und Termine erfüllen. Die Sicherstellung eines kontinuierlichen Produktionsflusses ist daher entscheidend – Lieferverzögerungen, zum Beispiel durch einen Systemausfall, hätten hohe Vertragsstrafen zur Folge. Deshalb war absolute Zuverlässigkeit entscheidend. Aber auch der Schutz und die Bereitstellung der prozesskritischen Daten vor Ort ist für den Kunden von großer Bedeutung.

Welche Anforderung hat der Kunde?

BE-GE wollte seinen gesamten IT-Bedarf über eine einzige Anlaufstelle von einem zuverlässigen und langfristigen Partner abdecken lassen. Einem Partner, der die klare Verantwortung übernimmt und weiß, worauf es ankommt, um eine ganzheitliche Cloud-Lösung genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens zuzuschneiden. Und genau das haben wir dem Kunden geliefert: mit einer hybriden Cloud-Lösung in einem Pay-per-Use-Modell. Die Lösung erfüllt präzise seinen Bedarf an lokaler Hardware, ist produktionsnah und bietet extern verwaltete Systeme und Back-ups. Nachdem wir die Anforderungen des Kunden genau erfüllt haben, arbeiten wir nun gemeinsam an der Einführung von Lösungen für andere Unternehmensstandorte.

Verfolgen Sie diesen Ansatz auch, wenn es um das Management von Business Services geht?

JAROMIR SPONAR Wir von Konica Minolta verfolgen bei unseren Kunden im Allgemeinen diesen starken kooperativen Ansatz. Das bedeutet, dass wir ihnen nicht einfach nur unser Portfolio anbieten und sie dann eine Option wählen lassen, die für sie passen könnte. Stattdessen analysieren wir gemeinsam ihre Bedürfnisse und passen unsere Lösungen an, um ihre Anforderungen optimal zu erfüllen. Unser Ziel bei Konica Minolta ist die Pflege einer engen Beziehung als ein geschätzter und vertrauenswürdiger Partner unserer Kunden – einer Beziehung, die weit über die Implementierung von Produkten hinausgeht. Tatsächlich sind dieses Verständnis und das langfristige gegenseitige Vertrauen im Bereich der Business Solutions besonders wichtig.

Haben Sie ein Beispiel dafür?

Nehmen wir zum Beispiel eine Lösung für die Kreditorenbuchhaltung. Unser Service hilft dabei, Fehler auf ein Minimum zu reduzieren, indem er Prozesse automatisiert, die bisher manuell, routinemäßig und sehr arbeitsintensiv waren. Gleichzeitig bietet unser Service ein Höchstmaß an Sicherheit für sensible Finanzdaten. Doch jedes Unternehmen hat bereits Lösungen und Verwaltungsprozesse in Betrieb. Das bedeutet, dass wir immer einen anderen Ausgangspunkt haben und mit unterschiedlichen Herausforderungen konfrontiert sind. Wir erfahren diesen Ausgangspunkt von unseren Kunden und analysieren ihn gemeinsam mit den relevanten Stakeholdern von deren Seite. Dabei sind natürlich Mitarbeiter aus den betreffenden Abteilungen einbezogen – in diesem Fall das Rechnungswesen. Dieser kooperative und umfassende Ansatz ermöglicht die Implementierung eines hocheffizienten digitalen Rechnungsmanagementsystems, das die Anforderungen des Kunden voll und ganz erfüllt.

Eine allgemeinere Frage: Gibt es Grenzen, wenn es um sinnvolles Auslagern geht?

MATTIAS HAGELIN Wir erleben, dass einige klein- und mittelständische Kunden anfangs noch zögerlich sind, insbesondere wenn es um das Auslagern geschäftskritischer Infrastrukturen und Prozesse geht. Einige sehen darin die Übergabe der Kontrolle über existenzielle Aufgaben an ein anderes Unternehmen und bezweifeln, dass ein externer Partner die gleiche Sorgfalt und Verantwortung aufwenden würde wie jemand aus dem eigenen Unternehmen. Wenn sie uns jedoch näher kennenlernen, erkennen sie schnell, dass es für uns bei Konica Minolta nicht um das „wir gegen die anderen“ geht. Stattdessen setzen wir uns ebenso sehr für den langfristigen Erfolg des Projekts ein wie die Leute im Unternehmen selbst. Wir werden zu einem Team. Bei den Grenzen des sinnvollen Auslagerns geht es daher nicht um die Frage „geschäftskritisch oder nicht geschäftskritisch“. Es geht vielmehr darum, was für das jeweilige Unternehmen mit seinen besonderen Gegebenheiten und Bedürfnissen sinnvoll ist. Und das analysieren und bewerten wir mit dem Kunden individuell.

Wie werden sich Ihrer Meinung nach Managed Services in naher Zukunft entwickeln, beispielsweise in den nächsten fünf Jahren?

JAROMIR SPONAR Wir gehen stark davon aus, dass in diesem Bereich eine Konvergenz all unserer Dienstleistungen stattfinden wird – gleich ob IT-Infrastruktur, SaaS, Informations- oder Dokumentenmanagement. Alle Kerngeschäftsfunktionen sind heute IT-gesteuert – und Unternehmen begreifen langsam, wie viel Zeit und Ressourcen es kostet, für jede Funktion einen anderen Anbieter zu haben. Eine einzige IT-Plattform ohne Schnittstellenwechsel oder digitale Silos oder Barrieren wird zu einem wesentlichen Faktor für die Unternehmenseffizienz und den Wettbewerbsvorteil. Wir bei Konica Minolta haben diese Entwicklung frühzeitig erkannt. Deshalb sind wir bereits heute in der Lage, die Funktion dieser alleinigen Anlaufstelle für alle IT-Anforderungen unserer Kunden zu erfüllen. Wir verfügen über eine weltweite Service- und Troubleshooting-Infrastruktur. So können wir unseren Kunden vor Ort oder von außerhalb schnell helfen. Wir liefern Lösungen, die sich in bestehende Legacy-Systeme integrieren lassen, und liefern ein ganzheitliches Paket für alle IT-Bedürfnisse.