Hub, Hub, Hooray

DER WORKPLACE HUB VON KONICA MINOLTA DEFINIERT ARBEIT NEU UND INTEGRIERT IHRE GANZE IT IN EIN SYSTEM.

Eine Frage, die sich viele IT-Abteilungen, insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs), heute stellen müssen, lautet: Wie kann ich mit der Schnelllebigkeit des Geschäftes, zunehmend vernetzten Prozessen und neuen Technologien Schritt halten? Und wie gebe ich meinem Unternehmen die Werkzeuge an die Hand, die es braucht, um neue Chancen ergreifen zu können? Die Antwort liefert der Workplace Hub.

TEXT Arne Randt, Lead Product Owner, Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH

In der heutigen Geschäftswelt ist die IT zum Rückgrat des Unternehmens geworden. Sie verbindet unterschiedliche Funktionen und garantiert den Fluss von Informationen. Doch durch ihre Komplexität ist diese kritische Infrastruktur immer schwieriger zu managen. Darüber hinaus ist die IT-Infrastruktur durch einen Anstieg potenzieller Sicherheitsrisiken bedroht. Eine Tatsache, die dauerhafte Wachsamkeit und ständiges proaktives Handeln als angemessene Sicherheitsvorkehrungen notwendig macht.

Dieser Wandel erfordert viel Fachwissen und Ressourcen. Viele kleinere Unternehmen haben es schwer, den erforderlichen Schutz aufrechtzuerhalten. Zu diesem Thema führte das Ponemon Institute, ein unabhängiges Forschungsinstitut mit Fokus auf Technologie und Datensicherheit, eine Untersuchung durch.

Die Befragung der KMUs ergab: 73 Prozent der Befragten waren der Meinung, dass ihre IT-Sicherheit infolge von Personalmangel nicht umfassend gewährleistet werden kann, während 56 Prozent unzureichende Mittel als Grund für fehlende Sicherheit angaben. Und das, obwohl die lebenswichtige Bedeutung der IT-Sicherheit voll erkannt worden ist.

Denn die gleiche Studie ergab, dass 96 Prozent der Befragten Anti-Malware, 89 Prozent Client-Firewalls und 62 Prozent Intrusion Detection and Prevention für unerlässlich hielten.


ALT UND INEFFIZIENT: WENN SERVERKOSTEN EXPLODIEREN

Neben den Kosten, die mit der Lösung von Problemen der Sicherheit verbunden sind, kann eine veraltete und ineffizient verwaltete IT-Infrastruktur eine zusätzliche Belastung darstellen. Wird beispielsweise die Infrastruktur der Server nicht rechtzeitig aktualisiert, können sich die Kosten für die Serveradministration auf bis zu 148 Prozent erhöhen. Gleichzeitig wird die Spitzenleistung der Server um 39 Prozent gesenkt, während die Kosten für das Management von Anwendungen um bis zu 40 Prozent steigen.

Die Zahlen zeigen: Herausforderungen dieser Art lassen sich mit den begrenzten Mitteln, die den IT-Abteilungen von KMUs zur Verfügung stehen, nur durch neue Ansätze bewältigen. „Mehr vom Altbewährten – also weitere Ausgaben für die Infrastruktur und Investitionen in mehr Personal – ist kein Weg, der viel verspricht.

Eine integrierte IT-Lösung und Managed Services könnten hier eine wesentliche Entlastung bieten. Sie machen es Unternehmen möglich, ihre gesamten IT-Ausgaben zu reduzieren und sich stattdessen auf ihre geschäftlichen Kernprioritäten zu konzentrieren. So würden 57 Prozent der obersten Entscheidungsträger in KMUs die eingesparte Zeit zur Lösung anderer Geschäftsprobleme verwenden und 48 Prozent würden sie explizit für den Geschäftsausbau nutzen.

Durch die Zusammenarbeit mit einem IT-Services-Partner bei der Implementierung einer Managed-IT-Services-Lösung könnten Sicherheitsund Betriebskosten erheblich reduziert werden. Als zentrale Anlaufstelle für alle IT-relevanten Angelegenheiten kann ein solcher Partner auch dazu beitragen, die komplexe und zeitraubende Rechnungsstellung und den Support für mehrere Lieferanten zu vermeiden.


UNZUFRIEDENHEIT DER ANGESTELLTEN — TECHNISCHE AUSSTATTUNG LÄSST ZU WÜNSCHEN ÜBRIG

Die IT steht mittlerweile praktisch im Mittelpunkt aller Prozesse eines Unternehmens. In der Regel hat diese Etablierung organisch von unten nach oben stattgefunden. Dabei wurden mehrere Lösungen zur Bewältigung unterschiedlicher geschäftlicher Herausforderungen implementiert. Auf diese Weise entstehen Silos in Informations- und IT-Systemen, die sich als ebenso unflexibel wie schwer zu verwalten und zu skalieren erweisen. Die Natur der modernen Unternehmenswelt, die immer agiler und ortsunabhängiger wird, erfordert darüber hinaus, dass Informationen für jeden, der sie benötigt, von überall zugänglich sind.

In diesem Zusammenhang stellen Informationssilos ein erhebliches Hindernis für einen effizienten Betrieb dar. Dies kann sich nachteilig auf die Produktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen auswirken.

Laut einer Studie von Campana & Schott ist weniger als jeder zehnte Mitarbeiter mit der technischen Ausstattung zufrieden, die ihm derzeit zur Verfügung steht. Fast die Hälfte der Beschäftigten ist nur teilweise oder gar nicht zufrieden. Auf die Frage, welche IT-Lösungen und -Tools am besten geeignet sind, um solche Frustrationen zu beheben und die Effizienz zu verbessern, führen sie die Verfügbarkeit einfacher und intuitiver Tools und den lokalen Zugriff auf Dokumente die Wunschliste an.

Auch wenn jeder weiß, dass unzuverlässige und ineffiziente IT-Lösungen zu unnötigen Ausfallzeiten und Frustrationen führen: Personalmangel und knappes Budget können den KMUs die Lösung dieser Probleme immer noch erschweren.


WIEDERERLANGUNG VON KONTROLLE UND ZUVERLÄSSIGE UNTERSTÜTZUNG

„Im Gespräch mit unseren Kunden erfahren wir, dass immer mehr von ihnen eine IT-Lösung suchen, die es ihnen erleichtert, diese spezielle Problemkonstellation zu bewältigen. Mit Workplace Hub haben wir für Unternehmen eine umfassende Lösung entwickelt, die die Barrieren durchbricht und die dringlichen Probleme in puncto Sicherheit, IT-Management und Informationszugänglichkeit angeht. Die Lösung wird mit modernster Hardware und Best-of-Breed-Software betrieben. Sie kombiniert die IT vor Ort mit cloudbasierten Ressourcen, um so maximale Flexibilität und Ausfallsicherheit zu gewährleisten. Workplace Hub ist in der Lage, alle IT Anforderungen zu erfüllen. Im Wesentlichen bietet das System Organisationen eine Plattform, die auf deren spezielle Anforderungen zugeschnitten werden kann und eine Umgebung schafft, in der aktuelle wie auch zukünftige technologische Anforderungen effizient erfüllt werden können“, so Arne Randt, Lead Product Owner, Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH

Der Workplace Hub von Konica Minolta wurde entwickelt, um insbesondere kleine und mittlere Unternehmen bei der Zukunftssicherung ihrer Arbeitsplätze zu unterstützen. Er bietet dem Unternehmen einen Weg, der wachsenden IT-Komplexität durch eine effizientere und effektivere Verwaltung der unterschiedlichen Tools, Dienstleistungen und Geräte, die bei modernen Unternehmen im Einsatz sind, Herr zu werden.


MARKETPLACE: WENN DIE VERWALTUNG ZUM KINDERSPIEL WIRD

Eine exklusive Studie von Opinium bestätigt den starken Bedarf in der Branche: 91 Prozent der IT-Entscheider in KMUs geben an, dass eine solche Lösung für ihr Unternehmen sehr relevant sei. Mit Konica Minolta MarketPlace bietet der Workplace Hub eine einheitliche Plattform, die Software, Lizenzmanagement, automatische Updates und cloudbasierte Dienste an einem Ort zusammenbringt.

Da Konica Minolta sicherstellt, dass alle hierin enthaltenen Dienstleistungen und Lösungen mit dem bestehenden System kompatibel und auf dem neuesten Stand sind, wird deren Verwaltung zum Kinderspiel und Unternehmen können sich auf ein störungsfreies und sicheres Arbeiten verlassen.

Außerdem gewährleistet der MarketPlace auch die Integration der nächsten Generation von Software und Services in den Workplace Hub. Das Monitoring gehört ebenfalls zu seinem Leistungsspektrum. Es sorgt für zuverlässige Unterstützung und liefert im Bedarfsfall Informationen über notwendige Kapazitätsanpassungen.

Damit erhalten die IT-Verantwortlichen eine wichtige Ressource: Kontrolle. Für eine optimale Übersicht ist der MarketPlace daher auch in das Admin Dashboard des Workplace Hub integriert. Hier sind alle Funktionen und Dienste wie das Management von Assets, Applikationen, Benutzern und WLAN sowie Speicher- und Back-up-Überblick gebündelt.


DAS MANAGEMENT SORGT FÜR SICHERHEIT

In Bezug auf Support und Service baut Konica Minolta darauf, einen Vertrag und eine zentrale Anlaufstelle für die Lösung aller Probleme anzubieten. Darüber hinaus können bei Bedarf Managed IT Services integriert werden – basierend darauf, welche Lösungen den Anforderungen der Kunden am besten entsprechen.

Das Managed-IT-Services-Modell trägt dazu bei, dass Kunden keine Ressourcen mehr für die Aktualisierung und Sicherheit der Infrastruktur zuteilen müssen, während gleichzeitig auch die Last der routinemäßigen Instandhaltung übernommen wird.

Das automatisierte Patch-Management stellt sicher, dass das System auf dem neuesten Stand ist, mit den aktuellsten Softwareversionen läuft und vor Gefahren geschützt ist. Regelmäßige Updates der Softwarepakete werden von Konica Minolta gemanagt und durchgeführt.

Im Vorfeld findet ein Qualitätssicherungsprozess statt, um eine effiziente Aktualisierung der Anwendungen zu gewährleisten. Mit vorausschauender Wartung sowie proaktiver Überwachung und Verwaltung stellt Konica Minolta sicher, dass alle Systeme zuverlässig im Hintergrund laufen, und kann proaktiv Maßnahmen ergreifen und den Kunden im Fall von Problemen informieren.


WIE NETFLIX, BLOSS VIELSEITIGER

Für diese flexiblen und skalierbaren Lösungen benötigen die Kunden auch geeignete Finanzierungsmodelle. Deshalb können Kunden den Workplace Hub von Konica Minolta monatlich nutzen, anstatt große Investitionen in Hardware zu tätigen, die ihren Bedürfnissen in drei Jahren oder noch früher möglicherweise nicht mehr entspricht. Investitionen werden durch Betriebsausgaben ersetzt. Benutzen statt besitzen lautet das Leitmotiv.

Mit Workplace Hub kann das IT-Team gewiss sein, dass es bei kritischen Themen wie Datenspeicherung und  sicherheit den Überblick behält. Während die Benutzer die gesetzlichen Anforderungen an die Datensicherheit
wie die DSGVO einhalten, können sie dazu noch die Datenverschlüsselung für zusätzliche Sicherheit erhöhen und über den Speicherort entscheiden. Das System ist auf Flexibilität und gleichzeitige Transparenz ausgelegt.

Kunden entscheiden, wo Dateien gespeichert werden sollen – ob auf dem lokalen File-Sharing-Server von Konica Minolta oder in der Microsoft-Cloud, beispielsweise auf OneDrive. Der Workplace Hub bietet auch ein sicheres und zuverlässiges Back-up der Konica-Minolta-Cloud in EU-Rechenzentren in Deutschland und optional auf Network-Allocated- Storage-Geräten, kurz NAS-Geräten. Diese Datensicherung kann über Nacht ausgeführt werden, um Störungen der Arbeitsabläufe zu vermeiden. Sie stellt sicher, dass die Plattform bei Systemausfall oder Datenverlust in kürzester Zeit problemlos wiederhergestellt werden kann.


MIT INTEGRATION ZUM ERFOLG

Das IT-Angebot von Konica Minolta integriert auch Hardware vor Ort nahtlos. Dazu gehören multifunktionale Drucker, Datenspeicher, Hewlett-Packard-Enterprise-Server und WLAN-Zugangspunkte. Der Workplace Hub ist außerdem mit einer unterbrechungsfreien Stromversorgung ausgestattet und wurde dazu konzipiert, sich im Zuge der Verfügbarkeit von System-Updates und neuen Funktionen laufend weiterzuentwickeln.


Laut einer Studie von Campana & Schott ist weniger als jeder zehnte Mitarbeiter mit der technischen Ausstattung zufrieden, die ihm derzeit zur Verfügung steht.


Im Einklang mit dem Fokus auf Flexibilität bietet die Kategorie Workplace Hub verschiedene Lösungen an – Hub und Edge sind die ersten Lösungen für den Bürobereich. Hub ist eine Lösung für die Büroetage, während die Rack-Version Edge die Leistung direkt vom Serverraum aus verstärkt.

Mit Workplace Hub Edge ergänzt Konica Minolta bestehende IT-Systeme, da sich das System in die Serverumgebung eines Unternehmens einfügt und gleichzeitig die Raumnutzung optimiert. Diese Lösung bündelt verschiedene Systeme zu einer einheitlichen Infrastruktur, die modernste IT-Komponenten, ein intelligentes Betriebssystem und robuste Sicherheit unter einen Hut bringt. Diese wird vollständig von Konica Minolta verwaltet. Im Gegensatz dazu ist der Hub für die Platzierung im Büro konzipiert. Die ein Quadratmeter große Fläche, die in den meisten kleinen und mittleren Unternehmen normalerweise für einen multifunktionalen Drucker genutzt wird, wird damit optimal genutzt.


WORAUF KMUS BEI EINEM IT-PARTNER ACHTEN SOLLTEN

In einer wettbewerbsintensiven und hochdynamischen Geschäftswelt müssen kleinere Unternehmen die gleichen Sicherheits- und Datenmanagement-Aufgaben bewältigen wie größere Unternehmen. Doch auch wenn ihnen die Mittel einer größeren Organisation fehlen, heißt das nicht, dass Leistung oder Sicherheit kompromittiert werden. Indem sie von den Fähigkeiten und Ressourcen eines kompetenten Partners wie Konica Minolta profitieren, können KMUs im Wettbewerb die Nase vorn halten.