ECM-Lösungen gegen die Datenflut: vom Aufräumen der digitalen Aktenschränke

SO L ÄSST VERBESSERTES INFORMATIONSMANAGEMENT DAS GANZE UNTERNEHMEN PROFITIEREN.

Die Verwaltung von Informationen ist nicht nur wichtig, um die entsprechenden Schriftstücke bei Bedarf wiederzufinden. Professionelles Datenmanagement lässt Unternehmen effizient und sicher arbeiten. Konica Minolta zeigt Lösungen gegen die Datenflut auf.

In allen Geschäftsfeldern sind die Arbeitsabläufe und Möglichkeiten der Unternehmen immer stärker vom Informationsmanagement abhängig. Gleichzeitig wird es immer schwieriger, diese Informationen zu verwalten: Bis 2025 dürften sich die Datenmengen weltweit von 16,1 Zettabytes auf 163 Zettabytes verzehnfacht haben.

Ohne effiziente Werkzeuge zur Verwaltung und Organisation dieser Datenflut gehen Geschäftspotenziale verloren und der Verwaltungsaufwand sowie die Kosten für interne Prozesse steigen exponentiell.

Wissensarbeiter sind bei der Bewältigung dieser Datenflut mit verschiedenen Herausforderungen konfrontiert. Ohne effizientes Content-Management benötigen sie für die Suche nach einem Dokument durchschnittlich bis zu 18 Minuten.


UNORDNUNG KOSTET ZEIT UND GELD

Und die Komplexität der Datenprozesse kann noch schwerwiegendere Folgen haben: 7,5 Prozent aller Dokumente gehen in organisatorischen Prozessen vollständig verloren. Bestenfalls bremst dieser Verlust nur die Produktivität einer Abteilung aus, da Arbeit wiederholt werden muss. Im schlimmsten Fall kann er je nach Wichtigkeit der Dokumente auch finanzielle Einbußen oder rechtliche Probleme nach sich ziehen.

Diese Herausforderungen sind einer der Gründe, warum 56 Prozent der Unternehmen erkannt haben, wie wichtig die Verwaltung ihrer Informationen ist und deshalb versuchen, manuelle Prozesse mit Dokumentenklassifizierung zu automatisieren und so die Suchbarkeit zu verbessern. Diese Art der Workflow Automatisierung und Produktivitätssteigerung kann dazu beitragen, datenbezogene Kosten um 50 Prozent zu senken.

Eine Informationsstrategie mit einer Lösung für ECM als Rückgrat sollte daher ein wesentliches Element in der IT-Auslegung eines jeden Unternehmens darstellen. Statista prognostiziert, dass der Markt für diese Art von digitalem Content-Management bis zum Jahr 2021 auf 66,27 Milliarden US-Dollar ansteigen und sich damit mehr als verdoppeln wird.

„Kunden mit einem Bedarf an ECM-Lösungen, die sowohl ihren unternehmensspezifischen Anforderungen als auch der bestehenden Infrastruktur entsprechen, bitten uns um Hilfestellung bei der Bewältigung ihrer immer komplexeren Aufgaben im Bereich Informationsmanagement. In fast allen Fällen müssen diese Tools die Prozesseffizienz des jeweiligen Unternehmens rationalisieren, revisionssicher sein und ein Höchstmaß an Datensicherheit bieten. Gleichzeitig sollen sie einfach zu bedienen sein und die Suche nach Informationen erheblich erleichtern.“


DAS KUNDENZENTRIERTE INFORMATIONSMANAGEMENTKONZEPT VON KONICA MINOLTA

Wie in allen Geschäftssparten des Unternehmens folgen auch die ECM-Lösungen von Konica Minolta einem strikten kundenzentrierten Ansatz. Statt nach Lösungen von der Stange strebt Konica Minolta für seine Kunden lieber nach individuellen Lösungen, die sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren lassen. Zu diesem Zweck werden zunächst die genauen Erwartungen analysiert und ermittelt.

Das breite Spektrum an Tools, die Konica Minolta im Angebot hat, umfasst unter anderem Lösungen zur Optimierung von Rechnungsbearbeitung, Vertragsmanagement, Poststelle und Personalakten sowie Lösungen für die Archivierung oder Suche innerhalb des Unternehmens.



Mitarbeiter verbringen 1,8 Stunden ihres Arbeitstages mit der Suche und Verwaltung von Dokumenten.
Top 3 Reasons Why We Spend So Much Time Searching for Information, Under the Radar Conference, 2018, https://declara.com/content/61Xl3Eo1


Quelle: Ecopapyrus; Document Management; 2017






 

 


 

Der Workflow ermöglicht es Unternehmen, ihre arbeitsbezogenen Kosten um 50 % zu senken.
Quelle: Square 9; Enterprise Content Management; 2016




Mit diesen Lösungen unterstützt Konica Minolta die Kunden mit Softwarekomponenten, die eine sehr effiziente digitale Verwaltung von Inhalten und Informationen ermöglichen. Als Strategie und gleichzeitig Managementkonzept ist ECM eine wichtige Plattform für Informationsaustausch, Kommunikation und Zusammenarbeit. Das System setzt Ressourcen frei, ermöglicht es, Chancen zu ergreifen, und bietet seinen Kunden einen besseren Service.


ÜBERNAHME DER RECHNUNGSBEARBEITUNG BEI WERKPRO

Die digitale Rechnungsbearbeitung ist eine weitere wichtige Aufgabe, die ECM-Systeme übernehmen können. Im Falle der gemeinnützigen Organisation WerkPro konnte Konica Minolta ein sehr kostengünstiges System einrichten, das sich vollständig in die bestehende Hard- und Softwareumgebung integriert. Dank dem webbasierten System wird die Rechnungsverwaltung erheblich beschleunigt.

„Es ist uns gelungen, unsere Effizienz als Organisation erheblich zu steigern. Jetzt haben wir einen sofortigen Überblick über unsere Prozesse, die Rechnungen werden von den richtigen Personen unterschrieben und vor allem verpassen wir keinen Termin mehr für die Abgabe der Umsatzsteuererklärung“, so Richard Pronk, Teamleiter bei WerkPro.

Rechnungen werden am Hauptsitz der Organisation zentral gesammelt und vor Ort eingescannt. Die Rechnungsbearbeitungslösung von Konica Minolta sortiert die Rechnungsdatenblätter automatisch und verknüpft sie direkt mit den jeweiligen Kostenstellen.

Anschließend wird die für die jeweilige Stelle verantwortliche Person in Kenntnis gesetzt, dass eine Rechnung unterschriftsreif ist. Nach erfolgter Unterschrift werden die Dokumente automatisch in das bestehende ERP System ExactGlobe übertragen. So gelangen alle Dokumente an die richtige Person, was die betriebliche Effizienz steigert. Das spart Zeit und die Prozesse werden transparenter.


 












Es wird erwartet, dass sich der ECM-Markt von 26,1 Milliarden Dollar im Jahr 2016 auf 66,27 Milliarden Dollar im Jahr 2021 mehr als verdoppelt.














Quelle: AIIM; Paper free – are we there yet?; 2016
 


„Es ist uns gelungen, unsere Effizienz als Organisation erheblich zu steigern. Jetzt haben wir einen sofortigen Überblick über unsere Prozesse, die Rechnungen werden von den richtigen Personen unterschrieben und vor allem verpassen wir keinen Termin mehr für die Abgabe der Umsatzsteuererklärung!“

Richard Pronk, Teamleiter bei WerkPro
 


PARTNERSCHAFT MIT KONICA MINOLTA FÜR ZUKUNFTSSICHERE ECM-LÖSUNGEN

Um das Potenzial von intelligentem Informationsmanagement voll ausschöpfen zu können, brauchen Kunden individuell zugeschnittene Lösungen für das Verwalten ihrer Inhalte. Konica Minolta bietet diese Lösungen an, wobei die Kunden und ihre Anforderungen an erster Stelle stehen. Dabei ist dem Unternehmen daran gelegen, als zuverlässiger Partner und alleinige Anlaufstelle für alle Fragen rund um das Informationsmanagement und den gesamten Servicebedarf des IT-Bereichs zu dienen.

„Heute setzen rund 10.600 Kunden auf Konica Minolta als Partner für das Management ihrer Informationsprozesse und ihrer digitalen Prozesse. Der Markt für Softwarelösungen im Bereich ECM entwickelt sich unaufhaltsam weiter. Das führt zu neuen Anforderungen und einem schnellen Wachstum von rund 16 Prozent jährlich – und die Lösungen von Konica Minolta halten damit Schritt. Schon jetzt arbeiten wir an neuen Technologien wie der künstlichen Intelligenz, die sich im Bereich des Informationsmanagements als enorm vorteilhaft erweisen kann. Deshalb blicken wir zuversichtlich in die Zukunft und arbeiten mit vollem Einsatz daran, Lösungen für unsere Kunden und deren neue Herausforderungen im Daten- und Content-Management zu entwickeln und zu liefern.“

Dieses Engagement bleibt nicht unbemerkt: So zeichnete IDC MarketScape Konica Minolta mit dem Titel Major Player in Workflow Services im westeuropäischen Markt aus. Besonders gelobt wurde Konica Minolta dabei für den zunehmenden Schwerpunkt, den das Unternehmen bei seinen Kunden und in seinen Vertriebskanälen auf ECM legt.