Drucken aus der Cloud - 9 Gründe für den Umstieg

| 11 August 2021

Sie kennen Cloud Printing, aber vielleicht wissen Sie nicht, warum es für Ihr Geschäft so wichtig ist. Hier erklären wir, warum es nicht nur eine gute, sondern sogar eine unerlässliche Lösung ist.



Von Servern bis hin zu den Finanzen – acht von zehn Unternehmen gehen heute davon aus, dass bis Ende 2021 mehr als die Hälfte ihrer IT-Infrastruktur Cloud-basiert ist. Und 43 % erwarten sogar, dass ihre gesamte IT-Infrastruktur Cloud-basiert sein wird. Und warum auch nicht? Dieser Ansatz ist schnell, sicher, kostengünstig und effizient. 
 
Doch trotz dieser oft genannten Vorteile fehlt vielen Unternehmen immer noch das entscheidende letzte Teil des Cloud-Computing-Puzzles: Cloud Print. Wir möchten Ihnen erklären, wie das passiert und warum es Ihnen nicht passieren sollte. 

Beginnen wir also mit den Grundlagen: Was genau ist Cloud Print? Mit dieser Lösung können Mitarbeiter alles, überall und von jedem Endgerät aus drucken (sofern sie über eine Internetverbindung verfügen), ohne dass andere Druckertreiber erforderlich sind oder eine Verbindung mit Druckservern hergestellt werden muss, die für verschiedene Drucker spezifisch sind. Der offensichtlichste Vorteil ist die allgemeine Mobilität. Sie bietet die Flexibilität standortunabhängiger Druckvorgänge und entlastet gleichzeitig die IT-Abteilung von der Komplexität, die mit der Verwaltung einer Vielzahl von Druckertreibern und Druckservern einhergeht. Im Grunde bietet Cloud-Printing mehr Freiheit für weniger Arbeit. 

Das allein dürfte Anreiz genug sein, und einigen Studien zufolge haben 39 % der Unternehmen bereits eine Form von CPM-Plattform (Cloud Print Management) implementiert. Einige hinken allerdings noch hinterher. Vielleicht wirkt es im digitalen Zeitalter zu archaisch, noch zu drucken, und der Gedanke an eine spezielle Drucklösung scheint irrelevant zu sein und wird daher vergessen. Oder es scheint vielleicht zu kompliziert und zu kostspielig, mit zu vielen logistischen Hürden verbunden zu sein. Wir wissen, wie überlastet die meisten IT-Abteilungen sind, und der Gedanke, eine weitere Änderung in Angriff zu nehmen, erscheint einigen vielleicht zu viel. 

Aber wir wissen auch, dass dies eigentlich widersinnig ist. Denn erstens ist die Bereitstellung von Cloud-Print-Diensten einfacher als Sie vielleicht denken, und zweitens wird sie Ihnen das Leben leichter machen als Sie sich vorstellen können. Hier sind neun Gründe für den Wechsel in die Cloud.

 

 1.      Drucken ist wichtig 


Auch wenn die Arbeit heute in erster Linie am Bildschirm erledigt wird, bedeutet das nicht, dass gedruckte Dokumente überflüssig sind. Weit gefehlt. Von der Aufbewahrung wichtiger rechtlicher und finanzieller Aufzeichnungen in physischer Form über kleine Unternehmen, die persönliche gedruckte Mitteilungen mit jeder Bestellung versenden, oder Regierungen, die wichtige Dokumente an Bürger senden, bis hin zum Ausdrucken relevanter Daten für jeden Teilnehmer einer wichtigen Besprechung: Es gibt unzählige Gründe, warum Mitarbeiter immer noch einen Drucker verwenden – und einen guten Grund, warum Sie das richtige Drucksystem benötigen, um diese Anforderungen zu erfüllen.

 

2.     Die Mitarbeiter, die das Drucken betreuen, sind wichtig 


Die Technologie verändert sich ständig, und von den technischen Teams wird erwartet, dass sie mit den Entwicklungen immer Schritt halten. Das ist an sich schon mehr als genug, doch dann kommen noch zusätzliche Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit, ein erhöhter Home-Office-Bedarf und der kontinuierliche Support für die Endbenutzer dazu. Die IT-Abteilungen sind sicherlich oft überfordert, Cloud Printing kann ihnen dabei jedoch eine Hilfe sein. Eine webbasierte Verwaltungskonsole verschafft Ihnen einen Überblick über das lokale Netzwerk und vereinfacht die Verwaltung von Updates, wenn Änderungen an der Plattform vorgenommen werden (z. B. eine Änderung der Druckereigenschaften oder Updates/Upgrades von Servern bei jeder Veröffentlichung eines Sicherheitspatches).

 

3.     Die Reduzierung der Druckkosten ist wichtig 


Da keine Investitionen in Druckserver und die allgemeine Druckinfrastruktur erforderlich sind, kann eine Cloud-Printing-Plattform enorme Einsparungen für Unternehmen bringen. Die Vorteile beschränken sich nicht auf die schnellere und einfachere Implementierung. Mit einem abonnementbasierten Modell kann Cloud Printing Unternehmen auch einen besseren Überblick über die Drucknutzung geben und so eine bessere Ressourcenverwaltung und Prognose der Druckkosten ermöglichen.

 

4.     Cloud Printing ist sicher 


Untersuchungen haben ergeben, dass 73 % der Unternehmen Bedenken wegen Sicherheitsverstößen im Zusammenhang mit dem Druck haben3. Wenn man es richtig macht, könnte das Drucken über die Cloud aber nicht sicherer sein. Mit dem richtigen Partner erhalten Sie die Sicherheit von zwei Rechenzentren: einem Haupt-Rechenzentrum und einem Backup-Rechenzentrum im (hoffentlich unwahrscheinlichen) Falle eines Ausfalls Ihres Haupt-Rechenzentrums.

 

 5.     … und rechtssicher 


Mit der richtigen Cloud-Printing-Lösung wissen Sie auch, dass das Rechenzentrum ISO-27001-zertifiziert ist und eine Reihe von hohen Anforderungen im Hinblick auf die DSGVO-Einhaltung erfüllt. Außerdem sind Ihre Daten (ob gespeichert oder während der Übertragung) durchgängig verschlüsselt.


6.     Sie werden erfolgreicher wachsen 


Niemand weiß genau, was die Zukunft für Unternehmen bereithält – das hat uns COVID-19 im letzten Jahr gelehrt. Mit Cloud-Printing-Lösungen können Sie jedoch Ihre Druckressourcen bei sich ändernden Anforderungen flexibel anpassen, ohne dazu Druckserver aufrüsten zu müssen. Auch Ihr Vertrag sollte flexibel genug sein, um sich an Ihre sich ändernden Anforderungen anzupassen. Brauchen Sie mehr oder weniger Speicherplatz? Benötigen Sie neue Benutzerlizenzen?

 

7.     Sie sind immer auf dem neuesten Stand 


Das Drucken über die Cloud bedeutet automatische Updates von Software und Servern, ohne dass IT-Teams diese initiieren müssen. Das setzt nicht nur wertvolle Zeit frei, sondern gibt Ihnen auch die Sicherheit, dass Sie immer von der neuesten Technologie profitieren, ohne Raum für menschliche Fehler. 

 

8.      Es ist einfacher als Sie denken 


Mit einer echten Cloud-Printing-Lösung können Unternehmen alle Vorteile eines Umstiegs auf die Cloud nutzen – ganz ohne die Nachteile. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, nach dem richtigen Anbieter zu suchen, kann Ihr Unternehmen den Sprung wagen, ohne dass es zu Arbeitsausfällen oder Unterbrechungen für Ihre Mitarbeiter kommt. Da für die Cloud keine Infrastruktur eingerichtet werden muss – Sie installieren einfach Software und keine Hardware –, erfolgt der Übergang reibungslos, einfach und problemlos.

 

9.     Auch für die Benutzer 


Auch wenn die Verantwortung für die Umstellung von Drucksystemen vorranging bei den IT-Teams liegt, dürfen Sie auch die Endbenutzer nicht vergessen (selbst wenn sie jetzt remote arbeiten). In den meisten Unternehmen gibt es Mitarbeiter, die sich technischen Veränderungen widersetzen. Eine erfolgreiche Migration hängt davon ab, dass alle an einem Strang ziehen. Auch hier können Sie durch die Auswahl des richtigen Anbieters eine große Veränderung Ihrer Druckvorgänge bewirken, ohne dass sich für die Mitarbeiter, die den Druck tatsächlich ausführen, etwas ändert. 

Nachdem Sie nun die Vorteile des Druckens über die Cloud kennen, ist es an der Zeit, die nächsten Schritte zu unternehmen. 

 

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