Gestalten Sie Ihren digitalen Arbeitsplatz für eine reibungslose Zusammenarbeit von Remote-Teams

| 22 April 2022

Da sich Remote Work als Teil des "New Normal" für Unternehmen abzeichnet, ist eine effiziente Online-Zusammenarbeit für alle ein entscheidender Erfolgsfaktor.


 


Die Pandemie hat die Transformation des Arbeitsplatzes von einem physischen Ort zu einer digitalen Umgebung oder Plattform, auf die von überall aus zugegriffen werden kann, beschleunigt. Dieser Wandel wird von vielen Unternehmen und Arbeitnehmern mit Begeisterung aufgenommen. Ein entscheidender Erfolgsfaktor für diese neue Arbeitsweise ist eine effiziente Online-Zusammenarbeit. Sie erfordert die richtigen digitalen Werkzeuge, damit der virtuelle Informationszugang, das gemeinsame Erstellen von Dokumenten oder die elektronische Unterschrift problemlos funktionieren. 
 

Schon lange bevor die COVID-19-Pandemie den Übergang zu Remote Work beschleunigte, haben einige Unternehmen bereits ihre Arbeitsplatzgestaltung überdacht. 
 

Flexible Arbeitsrichtlinien sowie unterstützende Tools für die Zusammenarbeit und andere Software und Services bedeuteten, dass Wissensarbeiter und andere Personen teilweise oder ganz von zu Hause oder von anderen entfernten Standorten aus arbeiten konnten. Auch Freiberufler und Auftragnehmer, die oft remote oder sogar in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, sind in den Projektteams einiger Unternehmen zunehmend vertreten. 
 

Nun sind sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber sehr daran interessiert, flexible Arbeitsformen und Remote Work als Teil des ''New Normal'' nach der Pandemie beizubehalten - selbst wenn die Büros wieder öffnen. Nach Angaben von Deloitte betrachten 87 % der Unternehmen externe Mitarbeitende als Teil ihrer Belegschaft.¹ Die Unternehmen sehen auch neue Möglichkeiten, die Technologie zu nutzen, um ihren Mitarbeitenden zu helfen, mit dem Unternehmen in Verbindung zu bleiben. Traditionell war dies eine Herausforderung, besonders für Mitarbeitende, die nicht den ganzen Tag vor einem Computer sitzen, sondern mobil sind oder in Geschäften, Fabriken oder Lagern arbeiten. 
 

Damit Remote Work wirklich erfolgreich ist, muss ein digitaler Arbeitsplatz geschaffen werden, der eine effiziente Online-Zusammenarbeit für alle Mitarbeitenden eines Unternehmens ermöglicht. 

 

Mitarbeitende arbeiten gerne remote, müssen aber in der Lage sein, effizient zusammenzuarbeiten
 

65 % der Beschäftigten möchten auch in Zukunft remote arbeiten, und 33 % wünschen sich ein hybrides Arbeitsmodell.² 
 

Die digitale Zusammenarbeit und Kommunikation wird von den europäischen Arbeitnehmern (38,9 %) als die größte Herausforderung bei Remote Work genannt.³ 
 

In den Jahren 2020 und 2021 haben 48 % der Unternehmen weltweit in Cloud-fähige Tools und Technologien und 47 % in Tools für die digitale Zusammenarbeit investiert.⁴ 
 

80 % der europäischen Arbeitgeber geben an, dass sie auch nach der Pandemie an ihrer Homeoffice-Politik festhalten wollen.⁵ 
 

Eine Studie von Konica Minolta zeigt, dass die Einrichtung einer geeigneten Infrastruktur für virtuelles und kollaboratives Arbeiten die größte interne Herausforderung für Unternehmen bei der digitalen Transformation darstellt. 

Quelle: Digital Transformation Survey, Konica Minolta & Keypoint Intelligence, 2021
 

So ist es nicht verwunderlich, dass 30 % der Befragten in derselben Umfrage angaben, dass sie den Support für die Remote-Zusammenarbeit auslagern oder dies in Erwägung ziehen.⁷ 

 


Vier wesentliche Aspekte für einen effizienten digitalen Arbeitsplatz 

 

Je nach Art des Unternehmens gibt es vier wichtige Aspekte, die bei der Planung eines effizienten digitalen Arbeitsplatzes und der Auswahl von Tools für die virtuelle Zusammenarbeit zu berücksichtigen sind: 
 

  1. Etablieren Sie einen sicheren und einfachen Zugang zu Informationen für Remote-Teams. 

  1. Stellen Sie Echtzeit-Zusammenarbeit, Kommunikation und Dateiaustausch für virtuelle Projektteams sicher. 

  1. Ermöglichen Sie Ihren Außendienstmitarbeitern von einer verbesserten Kommunikation und Prozessumsetzung zu profitieren. 

  1. Schaffen Sie die Möglichkeit für eine elektronische Unterzeichnung von Verträgen und anderen genehmigungspflichtigen Dokumenten. 

1.  Sicherer und einfacher Zugang zu Informationen für Remote-Teams 

 

Microsoft Teams (Teil von Microsoft 365) ist ideal für Aufgaben wie Kommunikation, virtuelle Zusammenarbeit, Planung und Projektmanagement. 

Durch die Integration einer Enterprise Content Management Lösung (ECM) in Microsoft Teams können Benutzer schnell und einfach Dokumente und Informationen aus allen Ihren Speicherorten und Geschäftssystemen abrufen, ohne die vertraute Microsoft Teams-Oberfläche zu verlassen. 

2. Zusammenarbeit virtueller Teams bei der Dokumentenerstellung  
 

Tools wie Microsoft Teams stellen Gruppenmitgliedern alles zur Verfügung, was sie für die gemeinsame Erstellung von Dokumenten benötigen. 

Virtuelle Teammitglieder können gemeinsam an Dokumenten arbeiten, indem sie Links zur neuesten Version mit internen und externen Kollegen teilen. Bei der Zusammenarbeit müssen also keine Entwürfe mehr per E-Mail hin- und hergeschickt werden, und die Teammitglieder können ihre Beiträge einbringen, ohne Dokumente zu duplizieren. Außerdem bleibt ein vollständiger Verlauf der Bearbeitungen und Kommentare erhalten. 

3. Einbindung von Außendienstmitarbeitern 

 

Außendienstmitarbeitende sind in der Regel näher an Kund*innen und haben mehr mit kritischen Prozessen zu tun als andere im Unternehmen. Da Microsoft 365 auf Smartphones und Tablets einfach zu bedienen ist, können Außendienstmitarbeitende enger in das Unternehmen eingebunden und die Zusammenarbeit im Team verbessert werden: 

  • Verbesserter Kontakt und Online-Zusammenarbeit mit Kolleg*innen und Manager*innen 
  • Virtueller Echtzeit-Zugang zu Informationen 
  • Digitalisierung von bisher papierbasierten Prozessen

4. Elektronische Vertragsunterzeichnung 

 

Wenn die Unterzeichner in der Finanz-, Rechts-, Personal- oder anderen -Abteilungen remote arbeiten, kann die Unterzeichnung von Verträgen und anderen Dokumenten mit einer elektronischen Signaturlösung (E-Signatur) effizienter gestaltet werden. So lassen sich Verzögerungen, Verwaltungsaufwand und mögliche Sicherheitslücken vermeiden, die entstehen können, wenn Dokumente in Papierform an die Unterzeichner verteilt oder eingescannt und per E-Mail weitergegeben werden. 

Dabei ist zu bedenken, dass die elektronische Unterschrift den lokalen Anforderungen entsprechen und die gleiche Gültigkeit wie eine handschriftliche Unterschrift haben muss. 

Remote Work und virtuelle Zusammenarbeit neu denken 

 

Die Popularität von Remote Work deutet darauf hin, dass sie sich als Teil des New Normal im Geschäftsleben durchsetzen wird. Es lohnt sich also, einen intelligent vernetzten Arbeitsplatz zu schaffen, der mit den richtigen Tools und Technologien für den Fernzugriff auf Informationen, die virtuelle Zusammenarbeit und die elektronische Signatur zukunftsfähig ist. 
 

Auf diese Weise kann ein Unternehmen virtuellen Teams, Remote-Mitarbeitenden und Mitarbeitenden im Außendienst die Möglichkeit geben, produktiver zusammenzuarbeiten und gleichzeitig ehemals papierabhängige Prozesse zu vereinfachen, um die Informationssicherheit zu verbessern und Innovationen voranzutreiben. 
 

Um einen effizienten digitalen Arbeitsplatz zu schaffen, empfiehlt es sich, einen Partner zu suchen, der eine breite Palette von Services anbietet und über die Fähigkeiten verfügt, diese in eine sichere, skalierbare Plattform zu integrieren und zu verwalten, die sowohl jetzt als auch auf lange Sicht die Grundlage für die Strategie von Remote Work bildet. 

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