Digitalisierung in WfBM: Was bringt Cloud-ERP-Software für Werkstätten?

WfbM – eine bunte Mischung von Prozessen und Anforderungen

Viel bürokratischen Aufwand bringt auch die Eingliederungshilfe mit sich. Zu den Anforderungen des Bundesteilhabegesetzes kommen die je nach Bundesland unterschiedlichen Regelungen. Daraus ergibt sich eine bunte Mischung aus betriebswirtschaftlichen und betreuerischen Anforderungen, die es zusammenzubringen gilt.


 

Da überrascht es wenig, dass viele Betriebe auch heute noch mit einer Kombination aus verschiedenen Software-Lösungen, analogen Prozessen und Excel-Listen den Alltag in der Werkstatt bewältigen. Dabei kostendeckend und effizient zu arbeiten, fällt jedoch zunehmend schwerer. Deshalb setzen immer mehr Einrichtungen auf die Cloud.
 

Cloud-ERP-Systeme in Werkstätten: Viel mehr als nur Warenwirtschaft

Bei ERP-Software denken manche zunächst an Rechnungen und Bestellbestätigungen. In einer modernen - Cloud-ERP-Lösung wie Microsoft Dynamics 365 Business Central stecken allerdings noch ganz andere Potenziale: Sie bilden sämtliche Prozesse in einem Unternehmen ab – und können sie digitalisieren und automatisieren. So bringen Sie Finanzwesen, Vertrieb, Beschaffung, Logistik, Personalwesen und viele andere Unternehmensbereiche unter einen Hut. Durch die einheitliche, gut strukturierte Oberfläche können User*innen die meisten Aufgaben in nur einer leicht zu bedienenden Anwendung erledigen, statt ständig zwischen den Systemen zu wechseln. Das macht vieles einfacher. Zudem sind die gewohnten Office-Anwendungen von Microsoft 365 wie Excel und Outlook nahtlos eingebunden.
 

Die Cloud als IT-Segen für den sozialen Sektor

Der größte Vorteil eines Cloud-ERP-Systems steckt aber hinter der Oberfläche: Die Werkstatt braucht keinen eigenen Server, nicht einmal eine aufwändige Installation ist nötig. Dadurch, dass viele Aufgaben in einer Cloud-Lösung integriert sind, verringert sich der Wartungsaufwand erheblich. Gleichzeitig steigert sich die IT-Sicherheit ganz automatisch. Denn die digitalen und physischen Schutzmaßnahmen in einem hochmodernen Rechenzentrum übersteigen die Sicherheit der meisten betriebseigenen Cyber Security-Konzepte deutlich. Sich einfach auf eine über 99-prozentige Verfügbarkeit verlassen – das entlastet die IT-Abteilungen ungemein und ist ein echtes Zeitgeschenk. Gerade im sozialen Sektor kann sich ein Cloud-ERP-System schon nach kurzer Zeit als wahrer Segen erweisen. Doch für die optimale WfbM-Software fehlt noch ein entscheidender Faktor: die Spezialisierung auf die typischen Prozesse und betreuerischen Aufgaben in der Einrichtung. So wie bei der Branchenlösung for.CARE auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central.
 

Spezialisierte Software-Lösungen für den anspruchsvollen WfbM-Alltag

Bereits die Grundausstattung von Microsoft Dynamics 365 Business Central bringt vieles mit, was den Alltag in der Werkstatt ausmacht: von der Buchhaltung über die Produktion bis zur Lagerverwaltung. Einige entscheidende Funktionen wie die betreuerischen Aufgaben fehlen allerdings – denn die Basis-Lösung ist für den Einsatz in Branchen und Betrieben aller Art ausgelegt. Die Spezial-Software for.CARE schließt diese Lücke. Sie ist eine Erweiterung des millionenfach bewährten Cloud-ERP-Systems, die gemeinsam mit Branchen-Kenner*innen gezielt für den Alltag in einer WfbM entwickelt wurde. Genauso wie in der Einrichtung steht hier die Teilhabe am Berufsleben im Vordergrund. Damit das Zusammenspiel von Menschlichkeit und Wirtschaftlichkeit perfekt funktioniert, erleichtern viele Funktionen die tägliche Arbeit: Von der mobilen Dokumentation mit dem Tablet über das Echtzeit-Reporting von Abwesenheiten bis zur Kostenträgeranalyse und -Abrechnung per Klick sind alle wesentlichen Prozesse bereits mitgedacht und digital umgesetzt worden. Ohne Programmierkenntnisse lässt sich das Cloud-ERP System zudem noch detaillierter auf die Gegebenheiten vor Ort anpassen.
 

Beispiel: Die Werkstatt Über den Teichen setzt auf for.CARE

Auch die Werkstatt Über den Teichen aus Dortmund vollzieht mit for.CARE den Digitalisierungs-Sprung. Die überregional renommierte Einrichtung bietet ein breites Produktspektrum von der Schreinerei mit individuellen Möbeln und Messebau über die Fahrrad-Werkstatt bis zum Digitaldruck an. Mehrere Wohnhäuser und Wohnprojekte wie die „Stadt im Kleinen“, Angebote zur Teilhabe, Weiterbildung und Förderung stellen dabei klar die Bedürfnisse, Wünsche und Ziele der Menschen mit unterschiedlichen Behinderungen in den Fokus. Das neue, spezialisierte Cloud-ERP-System for.CARE deckt fast alle Prozesse in der komplexen Organisation mit mehreren Standorten ab.
 

Konica Minolta unterstützt WfbM bei der digitalen Transformation

for.CARE wurde vom Technologie- und Managed Service Provider Konica Minolta speziell für den kirchlich-sozialen Bereich entwickelt. Die spezialisierte Branchen-Software ist ein wichtiger Baustein im ganzheitlichen Ansatz des mehrfach ausgezeichneten Anbieters: Die Consultants tragen mit durchdachten digitalen Lösungen dazu bei, dass die Einrichtungen und Unternehmen Unterstützung bei ihren wichtigen Aufgaben erhalten. Darüber hinaus betrachten sie auch die Bedürfnisse des Betriebs, die Prozesse und das Zusammenspiel von Geschäftsführung, Werkstatt-, Gruppen- und Produktionsleitung sowie den Mitarbeitenden als Ganzes. Denn eine effizient arbeitende Verwaltung mit optimierten, digitalisierten und automatisierten Prozessen bedeutet weniger Ressourcen für administrative Aufgaben – und mehr Zeit für die Arbeit mit Menschen. Gerne finden die Consultants in einem unverbindlichen Erstgespräch sinnvolle Ansätze, stellen die Branchen-Lösung for.CARE vor oder geben einfach ein hilfreiches Feedback von außen. Das kann der erste Schritt auf ganz neuen Wegen sein.