Mit Filesharing zu mehr Produktivität

| 8. Sep 2020

Unabhängig von Zeit, Ort und Systemen sein und so die Produktivität steigern

Im Tagesgeschäft spielt der reibungslose Austausch von Dateien mit internen und externen Beteiligten eine wichtige Rolle. Mit der Filesharing-Lösung dokoni SYNC&SHARE von Konica Minolta können Projektteams völlig flexibel und sicher ihre eigene Arbeitsumgebung erstellen und verwalten. Die Lösung denkt Zusammenarbeit neu und bietet viele Extras, um Projekte schneller und effizienter voranzutreiben.


Viele gute Gründe für unsere Filesharing-Lösung

  • Jederzeit an jedem beliebigen Ort und mit jedem beliebigen Gerät arbeiten
  • Flexibles Zugriffsmanagement und flexibler Austausch von Daten und Informationen mit internen sowie externen Beteiligten
  • Unternehmensdaten sind entsprechend der vom Unternehmen definierten Richtlinien geschützt
  • Vorgängerversionen von Dokumenten werden gespeichert und können zuverlässig nachverfolgt werden
  • Dateien und Dokumente können kommentiert werden, Mitarbeiter werden automatisch darüber benachrichtigt
  • Reibungslose Zusammenarbeit steigert die Gesamtproduktivität des Unternehmens
  • Wichtigstes Kapital des Unternehmens wird geschützt – Informationen und Daten
  • Anwendung insbesondere für Unternehmen mit mehreren Standorten von Vorteil, da unabhängig von Ort, Zeit und System


Zwei Personen sitzen an einem Tisch und schauen zusammen auf einen Zettel

Überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen für Ihre Dokumentenverteilung und Ihr Content Management. Testen Sie unsere Filesharing-Lösung dokoni SYNC&SHARE unverbindlich für 30 Tage.

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Noch ein paar Eckdaten zu den wichtigsten Merkmalen der Filesharing-Lösung:
 

Dokumentenverteilung einfach gemacht

File-Sharing: Dateien können intern und extern ausgetauscht werden. Projektmitarbeiter können die Zugriffsrechte individuell verwalten, so können z.B. nur bestimmte Nutzer Dokumente bearbeiten und löschen. Temporäre oder permanente Downloadlinks für Dateien und Ordner können erstellt und mit Kennwörtern geschützt werden, so können auch externe Mitarbeiter auf Projektdokumentationen zugreifen.

Integration in mehrere Datenspeicher: Eine Verknüpfung mit anderen Speicherlösungen wie SharePoint, SMB, FTP, WebDAV oder Cloud-Services wie Dropbox und Google Drive ist möglich. Dabei werden Zugriffs- und Freigabeoptionen aus den anderen Systemen berücksichtigt. Mitarbeiter können bequem von einem einzigen Zugriffspunkt aus auf mehrere Datenspeicher zugreifen. Dank dieser Integration in gängige Cloud-Lösungen behalten Unternehmen die Kontrolle über das Eigentum ihrer Daten. Außerdem wird verhindert, dass Mitarbeiter in unkontrollierten Umgebungen arbeiten.

Cloud-Verbund: Mit dieser Funktion können mehrere Nutzer aus unterschiedlichen Instanzen zusammenarbeiten und Inhalte austauschen. Darüber hinaus wird sichergestellt, dass die Sicherheitsrichtlinien in jeder Instanz beachtet werden. Benutzer bemerken keinen Unterschied; für sie erscheinen alle Instanzen als eine Instanz.

Dateiübergabe: Die Dateiübergabe-Funktion erleichtert die Erstellung von Upload-Links für externe Mitarbeiter. Es wird sichergestellt, dass Mitarbeiter außerhalb einer Organisation Dateien zwar hochladen können, jedoch keine internen Inhalte im Dokumentenspeicher angezeigt bekommen.
 

Content-Management wie es sein soll

Synchronisation: Dateien können auf allen Benutzergeräten synchronisiert werden. Dateien und Ordner sind unabhängig vom verwendeten Gerät immer auf dem neuesten Stand. Dank der Synchronisation ist eine Dokumentenerstellung oder eine Änderung auch ohne Internet möglich.

Dateifavoriten: Regelmäßig verwendete Dateien können als Favoriten gekennzeichnet werden, um den Zugriff darauf zu beschleunigen. Das spart beträchtlich Zeit ein, da wiederholtes Suchen nach den Dokumenten oder Ordern überflüssig wird.

Kommentare: Die Erstellung einer ordnungsgemäßen Dokumentation und die Verfolgung des Status erleichtert die Teamarbeit: Kommentare können einfach und unkompliziert zu einer Datei hinzugefügt werden. Mitarbeiter werden automatisch informiert und sind somit immer auf dem aktuellen Stand.

Tags: Mit der Taggingfunktion können zugehörige Dokumente schneller gefunden werden. Selbst Dateien die über mehrere Standorte verteilt gespeichert sind, können in der Projektdokumentation schnell und einfach abgerufen werden. Dazu muss nur ein eindeutiger Projektname zugewiesen und alle zugehörigen Dateien müssen entsprechend getaggt werden.

Benutzerverwaltung: Benutzer und Gruppen können leicht verwaltet werden. Zudem kann dokoni SYNC & SHARE mit bestehenden Verzeichnissystemen wie Active Directory oder LDAP verknüpft werden. Es entsteht kein zusätzlicher Zeitaufwand für die Aufnahme neuer Benutzer oder für das Sperren von Benutzern, die das Projekt oder das Unternehmen verlassen.
 

Frau sitzt an einem Tisch vor Laptop

Die Filesharing-Lösung dokoni SYNC & SHARE ist auf Konica Minoltas Cloud-Ökosystem bizhub Evolution verfügbar oder kann vor Ort bei Ihnen gehostet werden. Auch verschiedene gemischte Implementierungen werden unterstützt.

Wenn Sie weitere Informationen zu den verschiedenen Implementierungsmöglichkeiten und den speziellen Funktionalitäten wünschen, nehmen Sie jederzeit gerne Kontakt mit uns auf.

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Wollen Sie unsere Filesharing Lösung dokoni SYNC&SHARE zunächst einmal unverbindlich für 30 Tage lang testen, dann fordern Sie hier die kostenlose Testversion an.

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