5 Cloud-Lösungen für das New Normal

| 26 November 2020

Kleine Tools mit großer Wirkung

Vieles hat sich in den letzten Monaten verändert – auch im täglichen Arbeitsleben. Aufgrund des kurzfristigen Wechsels vieler Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Home-Office mussten Unternehmen ihre IT-Infrastruktur schnellstmöglich auf Remote Access umstellen und Software-Lösungen für die Heimarbeit etablieren. Digitalisierte Unternehmensprozesse sind wichtig wie nie. Hybrid und Remote Working sind mittlerweile zum neuen Standard geworden. Doch wie können Unternehmen die Chance des digitalen Wandels nutzen? Wir zeigen Ihnen fünf Cloud-Lösungen, um die neuen digitalen Arbeitsabläufe zu optimieren.


Kein Kopf in den Wolken

Mit Cloud-Lösungen und Tools für Kommunikation und Datenaustausch gelingt die Arbeit von zuhause sowie von unterwegs erfolgreich, produktiv und sicher. Um den Anforderungen des „New Normal“ gerecht zu werden, sind effiziente Lösungen ein wesentlicher Schlüssel zum Erfolg. Dateien schnell finden, gemeinsam bearbeiten und unabhängig vom Standort sicher teilen – mit den richtigen Tools kein Problem.

 

Tool 1: Enterprise File Sharing


Der Datenaustausch im Büro muss schnell, einfach, geräteunabhängig und vor allem kontrollierbar sein. Das gilt umso mehr, wenn Mitarbeiter im Homeoffice sitzen oder von unterwegs arbeiten. Um Dateien effizient bearbeiten und synchronisieren zu können, liegen sie heutzutage auf Private Clouds. Der Vorteil: Die Dateien bleiben an einem einzigen Ort. Ein Austausch zwischen Computern ist nicht mehr erforderlich. Über Freigaben kann jede ausgewählte Person auf die Cloud zugreifen. Das System synchronisiert die Daten automatisch, um deren Aktualität zu gewährleisten.


File Sharing Lösungen wie dokoni SYNC & SAHRE übermitteln keine Daten, sondern gewähren Zugriff auf bestimmte Ordner bzw. Dokumente. Die Daten sind zentral auf eigenen Servern gespeichert. Und auch für die Sicherheit ist gesorgt: Eine Firewall sichert vor einem unerlaubten Datenzugriff und ein Backup-System schützt vor Datenverlust.


Tool 2: Faxen ohne Faxanschluss


Egal, ob Sie im Büro, von unterwegs oder im Home-Office arbeiten – mit einem sicheren und flexiblen Cloud-Fax-Service benötigen Sie keine klassische Faxinfrastruktur mit Festnetzanschluss mehr. Versenden und empfangen Sie Faxe über Ihren Webbrowser, mobile Endgeräte oder Multifunktionssysteme. Auch dem Abschalten der analogen Leitungen durch die Netzbetreiber kommen Sie mit dieser Lösung zuvor.


Mit einem Cloud-Fax-Service wie bizhub Evolution lässt sich Ihre Faxkommunikation komplett digitalisiert abbilden. Und das alles ohne eigene Faxinfrastruktur. Damit gehören die Fahrt ins Büro zum stationären Faxgerät, volle Faxgerät-Speicher und leere Faxgerät-Toner der Vergangenheit an. Für die Nutzung des Fax Service entstehen außerdem keine Software- und Hardware-Anschaffungs- oder Betriebskosten im Vergleich zu Faxservern. Auch zeit- und kostenintensive Installationen, Updates oder die Verwaltung und Pflege der IT- und Faxinfrastruktur gehören der Vergangenheit an. Und auch der Datenschutz wird durch hohe Sicherheit, Verschlüsselung und die Pseudonymisierung persönlicher Benutzerdaten großgeschrieben.


Cloud & Homeoffice: Gekommen, um zu bleiben!

75%

der Unternehmen wollen Homeoffice langfristig nutzen
(ZEW, 2020)

360 Mrd. Euro

werden 2022 in Cloud-Lösungen investiert werden
(statista.com, 2020)

18%

wird der Cloud Market 2021 gegenüber dem Vorjahr wachsen
(Gartner, 2020) 

Tool 3: Drucken von jedem Standort und Gerät mit Cloud Print


Smartphones oder Tablets haben sich neben PC und Notebook als tägliche Begleiter im Beruf etabliert. Im Gegensatz zu Desktop-Rechnern sind sie in der Regel aber nicht wirklich für das Drucken ausgelegt. Die komfortable Lösung: Cloud Print. Über eine Internetverbindung nehmen Ihre Druckdaten zuerst den Weg von Ihrem Endgerät, z. B. einem Smartphone, in die Cloud. Dort werden sie zu einem Multifunktionsdrucker weitergeleitet, der ebenfalls mit der Cloud verbunden ist. Nachdem Sie sich auf dem Drucker authentifiziert haben – dies funktioniert beispielsweise über eine Scheckkarte – nehmen Sie Ihre gedruckten Unterlagen entgegen.
 

Bei den Konica Minolta Cloud Print Services werden Sie mobil und genießen den wegfallenden internen Service-Aufwand. Fazit: Mehr Zeit für das Wesentliche – Ihr Business.

 
Tool 4: Microsoft 365 - Die Allzweckwaffe für mobiles Arbeiten


Die Cloud-Lösung Microsoft 365 vereint smarte Office-Anwendungen, intelligente Cloud-Dienste und erweiterte Sicherheit. Wichtige Bausteine von Microsoft 365 sind u.a.
 

  • Sie nutzen immer die aktuellen Versionen von Word, Excel, PowerPoint und anderen Office-Lösungen auf PCs, klassischen Desktops, Smartphones oder Tablets im Unternehmen.

  • Mit Microsoft Teams haben Sie eine Komplett-Lösung für die Teamarbeit mit vielen wichtigen Funktionen: Gruppenchats, Online-Meetings, Webkonferenzen, Telefonanrufe, Dokumentation und File Sharing.
  • Ihre Daten sind sicher und stehen stets unter Ihrer Kontrolle. Außerdem regeln Sie die Compliance zentral und übersichtlich.
 

Tool 5: Pay-per-use - Cloud-Services über den Multifunktionsdrucker 


Wussten Sie, dass Sie mit Cloud-Lösungen Ihre organisatorischen Aufgaben im Unternehmen sogar über einen Multifunktionsdrucker optimieren können? Die Anwendungsfälle dafür sind vielfältig:

 

  • Sie wollen Dropbox, Google Drive oder Microsoft OneDrive in Ihre Dokumentenprozesse einbinden?

  • Sie müssen digitale und papiergebundene Dokumente in Word-, Excel- bzw. PDF-Dateien konvertieren?

  • Oder arbeiten Sie in einem internationalen Unternehmen und benötigen oft in Sekundenschnelle Übersetzungen von einem Dokument?

 
Dann ist eine Cloud-Plattform wie bizhub Evolution genau das richtige. Und: Sie vereinfachen nicht nur Ihre tägliche Arbeit, sondern brauchen sich auch keine Gedanken über hohe Investitionen für Software machen. Denn der Zugang zur Plattform ist kostenfrei und für Services zahlen Sie nur, wenn Sie diese auch nutzen.

 
Fazit: Arbeit muss einfach und unkompliziert sein (oder werden)


Cloud-Lösungen bieten eine perfekte Plattform für flexible, digitale Arbeit und sind aus Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Mehr und mehr KMUs interessieren sich deshalb für cloudbasierte Serviceleistungen für ihre Druck- und IT-Infrastruktur. Wir beraten Sie unabhängig zur optimalen Cloud-Lösung und kümmern uns um die Migration, den Betrieb sowie die permanente Optimierung. Wir finden, Arbeit muss einfach und unkompliziert sein - immer und überall. Sie auch?
 

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