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In Zeiten von VUKA und digitalem Wandel prasseln immer mehr Dinge in immer kürzerer Zeit auf uns ein. Das Arbeitsaufkommen steigt gefühlt jeden Tag und wenn wir unsere Dinge dann nicht mehr geregelt bekommen, erzeugt das Stress, Unzufriedenheit und im schlimmsten Fall macht uns das krank. In diesem Artikel beschreibe ich, wie bei mir die Stressfalle zugeschnappt hat und wie ich mit dem System "GTD" (Getting Things Done) gedenke, da wieder rauszukommen.
Mehr zum Thema Selbstmanagement und GTD gibt's auch in unserem Video!
Meine Abteilung stand vor ziemlichen Herausforderungen. Ein Umzug stand bevor. Gleichzeitig mussten wir unsere Seminarlandschaft von heute auf morgen virtualisieren. Zwei Leistungsträger*innen hatten gekündigt und trotz Pandemie prasselten mehr Projekte auf uns ein, als wir in der Lage waren abzuarbeiten. Mein ständiger Begleiter der damaligen Zeit war das Gefühl, den Überblick zu verlieren. Nicht mehr Herr der Lage zu sein. Nur noch von Tag zu Tag planen zu können. Ich ging unvorbereitet in Meetings, hatte Mühe, mich an Zusagen zu halten und mir schwirrten so viele Sachen durch den Kopf, dass ich abends nicht einschlafen konnte, dafür aber schon morgens um 4 Uhr wieder wach war. Kurzum: Ich bekam meine Dinge nicht mehr geregelt und das verursachte Stress. Stress kombiniert mit Schlafmangel führte buchstäblich zu Bauchschmerzen und ehrlich gesagt hatte ich große "Lust", einfach alles hinzuschmeißen. Was mich heute noch erschreckt ist die Tatsache, dass ich so lange in einem Zustand der Hilflosigkeit verharrt habe. Ich hatte mich über die letzten 15-20 Jahre mit so vielen Methoden rund um das Thema "Selbstmanagement" beschäftigt und konnte einigen Menschen mit ähnlichen Problemen helfen, wieder auf die Spur zu kommen. Nur bei mir selbst klappte das irgendwie nicht.
Ich fing an, die bereits gelesene Selbstmanagement-Literatur wieder herauszuholen, studierte viele Bücher erneut und probierte viele Methoden noch einmal aus. Ich biss mich fest an dem Ratschlag, ich müsse zunächst den "Sinn meines Lebens" herausfinden, den Zweck meiner Existenz kennen und damit würde alles leichter. Dieser Rat ist sicherlich goldwert und ich kenne mich jetzt besser als zuvor. Er löste aber nicht mein akutes Problem (Bauchschmerzen). Eher durch Zufall stolperte ich im Februar 2022, in einer kleinen Auszeit auf Hawaii, über einen Podcast einiger SAP-Trainerkollegen. In dieser Folge unterhielten sich die Podcaster über ihre Erfahrungen und Hacks zum Thema GTD (Getting Things Done) - eine Selbstmanagement-Methode, entwickelt Anfang der 2000er Jahre von David Allen. Das Buch dazu hatte ich vor einigen Jahren schon einmal gelesen und erinnerte mich, einige wertvolle Tipps daraus auch heute noch zu verwenden. Ausschlaggebend dafür, dass ich mich erneut mit GTD beschäftigt habe, war die Geschichte eines der Podcaster. Sie hatte Ähnlichkeiten mit meiner Situation und er bestand darauf zu erwähnen, dass GTD sein Leben nachhaltig verändert habe. Zugegeben, ich war ziemlich skeptisch. Vertiefte mich aber noch einmal in das alte (Hör-)Buch und gab der Methode eine zweite Chance.
Zunächst die Zusammenfassung laut Wikipedia: GTD ist eine Methode, die ihren Nutzern effizientes und belastungsfreies Arbeiten ermöglichen soll. Sie strebt an, den gesamten Alltag einer Person u. a. mit kontextbezogenen Aufgabenlisten zu erfassen. So sollen sowohl Perspektive über die verschiedenen Themen als auch Kontrolle über die Arbeit erreicht werden. Hauptprinzip der Methode ist, dass der Nutzer alle seine anstehenden Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem erfasst und dadurch den Kopf frei hat für Wichtigeres, nämlich die Erledigung der aktuell wichtigen Aufgabe, ohne befürchten zu müssen, andere Aufgaben zu vergessen oder den Überblick zu verlieren.
David Allen beschreibt in seinem Buch, dass mein Gehirn nicht dafür gemacht ist, sich Dinge zu merken. Ich soll ausnahmslos alles, das in irgendeiner Form an mich herangetragen wird, sammeln bzw. erfassen und zunächst in einen analogen oder, wie in meinem Fall, digitalen Eingangskorb legen. Mache ich das nicht, so versucht sich mein Gehirn immer wieder an "lose Enden" zu erinnern. Und je mehr Dinge auf mich einprasseln, desto mehr versucht sich mein Gehirn damit zu beschäftigen. Ich verliere den Überblick, das führt zu Stress und letztendlich, wie bei mir, zu Bauchschmerzen. Hier kommt auch die 2-Minuten-Regel von David Allen zum Tragen, die ich bereits seit einigen Jahren versuche anzuwenden. Sein Credo: Fasse alles nur einmal an. Kannst du einen Vorgang in 2 Minuten abschließen, dann erledige es, sobald es auf deinem Tisch landet. Schaffst du es nicht in 2 Minuten, dann sammele es zunächst in deinem Eingangskorb und verarbeite es zu einem späteren Zeitpunkt. Meine Erfahrungen damit: Mein erster Gedanke war: Das mache ich doch schon. Aber wie ich schnell feststellen musste, meint David Allen hier wirklich alles. Ausnahmslos. Jedes Stück Papier, jede E-Mail, jeden Vorgang, jede Zeitschrift, ….. Alles eben, das meine Aufmerksamkeit auch nur im Geringsten in Anspruch nehmen könnte. Um ehrlich zu sein, hat mich das anfangs überfordert und ich bin auch heute noch nicht ganz da, wo David Allen mich gerne hinhaben will. Das merke ich immer dann, wenn mir eine Sache über den Tag hinweg immer wieder durch den Kopf geht. Oder ich eine E-Mail schon zum zweiten Mal "anfasse" und querlese, ohne sie zu entweder zu sammeln oder beantwortet zu haben. Aber ich werde Tag für Tag besser darin und merke immer mehr, dass Dinge, sobald ich sie in meinem Eingangskorb sammele, aus meinem Kopf verschwinden. Immer in dem Vertrauen, dass ich sie im zweiten Schritt verarbeiten werde. Ob du es glaubst oder nicht. Bereits das lässt mich besser schlafen.
Alles, was unbearbeitet im Eingangskorb landet, muss natürlich regelmäßig verarbeitet werden. Hier soll ich mir zu jedem "Ding" im Eingangskorb die folgenden Fragen stellen: • Worum handelt es sich? • Muss/will ich etwas bzgl. des Dings unternehmen? • Gibt es mehr als eine Aktion? Falls ja: Es wird ein Projekt erfasst. • Was ist die nächste Aktion? • Kann die Aufgabe in unter 2 Minuten erledigt werden? Falls ja: Die Aufgabe wird direkt erledigt. • Kann jemand anderes die Aufgabe erledigen? Falls ja: Die Aufgabe wird delegiert und wird auf der Warten-auf-Liste erfasst. • Wo soll die Aufgabe erfasst werden? Hier gibt es zwei Möglichkeiten: die Aktionsliste bzw. Kontextlisten oder den Kalender David Allen besteht darauf, beim Verarbeiten des Eingangskorbes folgende Richtlinien anzuwenden: • Fang oben im Eingangskorb an und leere ihn möglichst täglich komplett • Verarbeite immer nur ein Element • Lege ein Element nie in den Eingangskorb zurück • falls eine Handlung erforderlich ist, notiere diese als „nächste Aktion“ auf einer der Kontextlisten, und falls mehrere Aktionen zur Gesamtzielerreichung erforderlich sind (es handelt sich dann folglich um ein Projekt), erstelle einen entsprechenden Projekteintrag in der Projektliste falls keine Handlung erforderlich ist, • archiviere es als Referenzmaterial, • wirf es in den Müll oder • kennzeichne es als „Vielleicht/Irgendwann“ Meine Erfahrungen damit: Jedes "Ding" im Eingangskorb konsequent zu verarbeiten, stellt für mich immer noch die größte Herausforderung dar. Klingt auf den ersten Blick super simpel und das ist es auch. Vorausgesetzt, man bringt die Disziplin auf, es konsequent durchzuhalten. Mein erster Gedanke war, ich könne die Zeit für diese Konsequenz nicht aufbringen. Wenn ich aber bedenke, wie oft meine Gedanken am Tag in der Vergangenheit zu all den unverarbeiteten Dingen auf meinem Schreibtisch abgeschweift sind und mich von meiner eigentlichen Arbeit abgehalten haben, dann lohnt sich der Aufwand auf jeden Fall. Die wirkliche Magie hier ist: Wenn ein Ding verarbeitet und in meinem GTD-System gelandet ist, dann kann ich mich darauf verlassen, dass ich es zu der von mir bestimmten Zeit auch erledige. Klingt trivial, verschafft mir aber die Sicherheit, dass ich meine Dinge geregelt bekomme. Ich habe die Kontrolle zurück, kann agieren, anstatt nur zu reagieren und habe einen Überblick über meine "Dinge", die ich vorher nicht kannte.
Organisieren geht Hand in Hand mit dem zweiten Schritt Verarbeiten. Alle "Dinge", die verarbeitet werden, müssen irgendwo festgehalten werden. Dafür braucht es ein einfaches System, das den nötigen Überblick verschafft und auf das du dich bedingungslos verlassen kannst.
Beim Verarbeiten geht es nicht darum, alle Dinge sofort auszuführen (Ausnahme = 2 Minuten Regel). Aber laut Allen gibt es für jedes "Ding" immer einen "nächsten Schritt", der auszuführen ist. Und zwar so lange, bis es erledigt ist. Die nächsten Schritte zu einem Topic müssen irgendwo festgehalten werden. David Allen schlägt vor, für die nächsten Schritte kontextabhängige Listen zu führen. So könnte beispielsweise auf einer To-do Liste "Zu Hause" alles landen, was du eben nur zu Hause erledigen kannst. Für David Allen ist alles ein Projekt, was nicht in einem einzigen Arbeitsschritt erledigt werden kann. Auch hier gilt es, für jedes Projekt immer mindestens einen nächsten Schritt zu definieren und diesen auf einer Projektliste für dieses Projekt festzuhalten. Warten auf Auf die "Warten auf" Liste kommt alles, was du an andere delegiert hast bzw. wo du auf Rückmeldung wartest. Zweck der Liste: Wenn du diese Liste konsequent führst, muss sich dein Unterbewusstsein nicht mehr damit herumschlagen, was du wann von jemand erwartest. Es steht auf der Liste, die du regelmäßig durchschaust und damit ist es erst einmal aus deinem Kopf. Irgendwann / Vielleicht Auf diese Liste kommen alle Ideen, Projekte, Aktionen, usw. die du irgendwann (es gibt dafür noch kein konkretes Datum), aber auch nur vielleicht einmal angehen willst. Kalender Der Terminkalender bildet den harten Zeitrahmen. Hier sind nur Termine und Aktivitäten gelistet, die ausschließlich zu einem bestimmten Zeitpunkt/Zeitfenster möglich oder durchzuführen sind. Alles, was „so bald wie möglich“ erledigt werden soll, steht auf den Kontextlisten und nicht im Terminkalender. Referenzmaterial Hier schlägt David Allen ein Ordnungssystem vor, in das systematisch alles Material (physisch oder digital) gelangt, das für die tägliche Arbeit benötigt wird. Das System sollte so aufgebaut sein, dass du es jederzeit zur Hand nehmen und dich blind darauf verlassen kannst. Außerdem soll es so einfach gestaltet sein, dass es Spaß macht und du es auch konsequent anwendest. Meine Erfahrungen damit: Was soll ich sagen? Ich dachte, ich wäre bereits ganz gut organisiert. Aber das System, das David Allen hier vorschlägt, hat mich mit seiner Konsequenz anfangs ganz schön gefordert. Es hat einige Zeit gekostet, mein eigenes System aufzubauen, um wirklich alles an jeweils einem für mich logischen, "natürlichen" Ort festzuhalten. Und noch bin ich dabei, neue Tools auszuprobieren, wieder zu verwerfen und neu zu gestalten. Derzeit teste ich das Zusammenspiel von Microsoft Planner, To-do, OneNote und Outlook für die Organisation all meiner "Dinge" und die daraus resultierenden "nächsten Schritte". Das Ergebnis: Ich habe mit GTD, wahrscheinlich das erste Mal in meinem Leben, einen echten Überblick über (fast) alle wichtigen "Dinge", die für mich relevant sind. Das trägt enorm dazu bei, dass ich morgens wieder gerne zur Arbeit gehe und nachts besser schlafen kann.
Ein Blick auf die Kontextlisten und in den Terminkalender erfolgt mindestens einmal täglich. Einmal in der Woche erfolgt der Wochenrückblick. Hierbei werden die Termine geprüft, die erfolgreich abgeschlossenen Tätigkeiten aus dem System genommen, mindestens ein nächster Schritt für jedes aktuelle Projekt festgelegt, der Eingangskorb ins System eingepflegt und neue Ziele und Projekte definiert und ebenfalls eingespeist. Meine Erfahrungen damit: Derzeit plane ich freitags zwei Stunden ein, um all meine Listen und Projekte durchzusehen. Klingt nach viel - spart aber innerhalb der Woche mehr Zeit, als es kostet. Lass es mich erklären: In diesen zwei Stunden schaue ich ausnahmslos alle aktuellen Listen und Projekte an und, wenn nicht schon geschehen, definiere die nächsten ganz konkreten Schritte. Also, was genau ist der nächste Schritt und wie gehe ich den an? Das sind zwei Stunden voller Konzentration, in denen ich die Denkarbeit für die komplette nächste Woche und darüber hinaus vornehme. Wenn ich dann montags in die neue Woche starte, muss ich "nur" noch meine Listen abarbeiten. Ich muss also nicht mehr überlegen, was und wie ich es mache, sondern ich führe das "nur" noch aus. Für jeden Arbeitstag plane ich darüber hinaus noch 15 Minuten ein, um a) alles zu verarbeiten, dass tagsüber in meinem Eingangskorb gelandet ist und b) um die nächsten Schritte für den nächsten Tag zu überfliegen.
Die ganze Arbeit aus den vorherigen Schritten soll letztendlich dazu führen, dass du deine "Dinge" erledigt bekommst. Im letzten Schritt arbeitest du konsequent alle zuvor organisierten "nächsten Schritte" entsprechend ihrer Priorität ab. Meine Erfahrungen damit: Die wesentliche Veränderung, die ich gegenüber früher feststelle, ist: Ich kriege mehr Dinge in weniger Zeit geregelt. Dadurch, dass ich innerhalb der Woche die zuvor durchdachten und dann festgelegten "nächsten Schritte" konsequent abarbeite, steigert sich meine Produktivität. Kriege ich alle meine Dinge konsequent geregelt? Nein, natürlich nicht. Es kommen immer noch tausend Dinge dazwischen, die mich zu einer Umplanung zwingen. Aber mein GTD-System sorgt eben auch dafür, dass dies schnell und effektiv möglich ist. Ich muss noch ein gewisses Maß an Disziplin aufbringen, um wirklich nach jedem "nächsten Schritt", den ich gerade erledigt habe, den nächsten "nächsten Schritt" festzulegen, um mein Projekt zum Abschluss zu bringen. Allerdings merke ich, wie sich langsam aber sicher eine gewisse Routine ausbreitet und wie ich damit schneller zum Ziel komme. Weitere Dimensionen von GTD David Allen spricht in seinem Buch insgesamt 6 Horizonte an, um nicht nur seine Dinge, sondern sein ganzes Leben wirklich gut geregelt zu bekommen. Innerhalb dieses Artikels bin ich lediglich auf die erste Stufe (er nennt diese Ground: "Current actions") und die zweite Stufe (Horizon1: "Current projects") sowie meinen Erfahrungen damit eingegangen. Hier alle Horizonte für dich im Überblick: • Horizon 5: Life • Horizon 4: Long-term visions • Horizon 3: 1–2 year goals • Horizon 2: Areas of focus and accountability • Horizon 1: Current projects • Ground: Current actions
„Durch die Einführung des GTD-Systems hat sich meine tägliche Arbeit quasi auf Autopiloten umgestellt. Mir schwirren bei weitem nicht mehr so viele Dinge durch den Kopf, da ich sie automatisch sammele, verarbeite, organisiere, regelmäßig durchsehe und dann einfach "nur" noch ausführe.“
Jörg Libal
Ich dachte immer, ich müsse bei den ganz großen Dingen anfangen. Also beim Sinn des Lebens oder dem Zweck meiner Existenz. Wenn ich den gefunden habe, dann würde alles leichter. Hat bei mir aber nicht funktioniert. Die Methode von David Allen schlägt einen anderen Weg vor, der zumindest für mich funktioniert hat. Bekomme deine täglichen Dinge geregelt (Ground), dann deine Projekte (Horizon 1), konzentriere dich auf das, für was du tatsächlich verantwortlich bist (Horizon 2) und leite deine Prioritäten aus den längerfristigen Zielen (Horizon 3) ab. Bevor ich GTD wirklich konsequent eingeführt habe, wusste ich das noch nicht. Aber ich bemerke, wie sich durch das GTD-System meine tägliche Arbeit quasi auf Autopiloten umgestellt hat. Mir schwirren bei weitem nicht mehr so viele Dinge durch den Kopf, da ich sie automatisch sammele, verarbeite, organisiere, regelmäßig durchsehe und dann einfach "nur" noch ausführe. Das Ergebnis: Ich habe jetzt erst den Kopf frei, mich um die Horizonte 4 (Long-term Vision) und 5 (Zweck meiner Existenz) in meinem Leben zu kümmern. Das war vorher nicht möglich, da ich zu viel Energie darauf verwendet habe, meine alltäglichen Dinge in den Griff zu bekommen. Meine Empfehlung: Solltest du derzeit das Gefühl haben, deine kleinen oder großen Dinge im Leben nicht wirklich gut geregelt zu bekommen, dann könntest du dem Buch oder Hörbuch von David Allen (Link weiter unten) eine Chance geben. Zumindest hat sich für mich ein riesiger Knoten gelöst, meine Arbeit macht wieder Sinn und vor allem Freude. Und das Beste: Meine physischen Schmerzen im Bauch sind (zumindest meistens) weg. Ob GTD allein dafür verantwortlich ist? Schwer zu sagen. Aber zumindest hat es was in mir getriggert. Und wer weiß? Vielleicht triggert das auch was in dir. Falls du Lust hast, dich darüber mit mir und meinen Kolleg*innen innerhalb der Academy auszutauschen, dann nimm gerne mit uns Kontakt auf. Das würde uns freuen. Bis bald und viele Grüße Jörg Libal
Quellen: Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag | Zum Erfolg mit der Getting Things Done Methode (GTD) - das Original! : Allen, David, Reuter, Helmut Getting Things Done – Wikipedia Getting Things Done® - David Allen's GTD® Methodology „Getting Things Done“ auf Apple Podcasts
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