Big Data, klein und handlich

WIE DATENMANAGEMENT ZUKÜNFTIG IN UNTERNEHMEN FUNKTIONIERT.

Big Data ist nicht automatisch ein Gewinn. Die Daten müssen zugänglich sein, einen Mehrwert bieten. Warum vor diesem Hintergrund Microservices wuchtigen ECM (Enterprise Content Management)-Systemen überlegen sein können, erklärt dieser Artikel.

Auch wenn Daten heute als die wertvollste Ressource gelten: Sie einfach nur zu sammeln – wie es im derzeitigen Postzeitalter von Big Data in Unternehmen nur allzu häufig der Fall ist – schafft keinen Wert an sich.

Tatsache ist: Mit all den neuen und alten Informationen, die sich in ihren Datenlagern anhäufen, erleben Unternehmen, dass sich ihre Prozesse zunehmend verlangsamen und komplizierter werden. 2019 und darüber hinaus wird daher einen Wechsel markieren – weg von Systemen mit massigen, sperrigen Inhalten hin zu Microservice-Lösungen, die das Management von Informationen vereinfachen – meist innerhalb bestehender Systeme.

Ein weiterer Vorteil dieser Lösungen: Sie gewährleisten, dass die Compliance vor dem Hintergrund immer komplexerer nationaler und internationaler Vorschriften direkt eingebaut ist. Robotergesteuerte Prozessautomatisierung – Robotic Process Automation (RPA) – wird dabei zur Kernkomponente solcher Lösungen werden, um die Fülle an Aufgaben und Dokumenten effizient zu verwalten, sei es in der Cloud oder vor Ort. Alle Lösungenmüssen eines gemeinsam haben: Sie müssen Unternehmen befähigen, erfolgreich mit ihren Daten zu arbeiten – zu ihren eigenen Bedingungen und an die Qualifikationen ihrer Beschäftigten angepasst. Damit wird Usability zu einem zentralen Thema. Mithilfe dieser Lösungen können Unternehmen möglicherweise sogar ihre eigenen Apps erstellen. Die IT-Experten von Konica Minolta haben einen Überblick über die wichtigsten Trends und Entwicklungen erstellt, die im Bereich des intelligenten Informationsmanagements erwartet werden.


1. NEUAUSRICHTUNG VON MONOLITHISCHEN ECM-SYSTEMEN HIN ZU MICROSERVICES IM BEREICH INFORMATIONSMANAGEMENT AUF ABONNEMENTBASIS

Als Gartner 2017 ECM für tot erklärt, hat das Marktforschungsunternehmen damit nicht das Ende des Bedarfs
an Content-Management proklamiert. Angesichts der wachsenden Datenflut und der zunehmenden Komplexität ist genau das Gegenteil der Fall – intelligentes Informationsmanagement ist in Unternehmen heute gefragter denn je.
 

Vielmehr lenkte Gartner die Aufmerksamkeit auf ein anderes Phänomen, das die Branche 2019 beeinflusst und in den kommenden Jahren neu gestalten wird: Große, allumfassende monolithische ECM-Lösungen, in die alle Daten für unterschiedlichste Zwecke hochgeladen und verwaltet werden, stoßen sowohl in puncto Kapazitäten als auch Marktnachfrage an ihre Grenzen. Hingegen haben dedizierte Microservices, die spezielle Geschäftsprozessanforderungen anvisieren und an Ort und Stelle mit den jeweiligen Daten arbeiten, ein großes Marktpotenzial. Sie spiegeln auf realistische Weise, wonach Unternehmen in agilen Geschäftsumgebungen rund um den Globus zunehmend Ausschau halten: schnelle Lösungen, die für einen bestimmten Zweck optimiert sind und mit Legacy-Systemen arbeiten können. Ganz im Gegensatz also zu großen Systemen, die eine ressourcenintensive Überholung der gesamten Umgebung erfordern.

Der Bedarf an Flexibilität wird auch den Abonnementoder Pay-per-Use-Lösungen in diesem Bereich einen Vorteil verschaffen und die Geschäftsmodelle der Kunden weiter entlasten. Nach Ansicht von Konica Minolta wird sich dadurch die Landschaft des Informationsmanagement- Marktes in den kommenden Jahren grundlegend verändern.
 
ECM
Enterprise Content Management

Informations- und Datenmanagement für Unternehmen
Um Daten zu verwalten, greifen viele Unternehmen auf Strategien und Tools zur digitalen Verwaltung zurück. So können Informationen strukturiert und weiterverwendet werden.

Statt ein homogenes System zu nutzen, werden Unternehmen künftig mit einem ganzen Orchester aus heterogenen, aber kompatiblen Informationsmanagement- Lösungen arbeiten. Damit werden leistungsfähige Enterprise Search Tools umso wichtiger werden. Die Suchlösung dokoni FIND von Konica Minolta ist ein gutes Beispiel für einen gezielten, dedizierten Microservice. Sie erleichtert Kunden wirkungsvoll die Datensuche in ihren bestehenden Systemen, gleich ob es sich dabei um Microsoft Exchange, SharePoint, die firmeneigene ERP-Anwendung oder andere handelt. Auch wird der Workplace Hub von Konica Minolta eine intelligente Suchlösung enthalten, die die Suche nach Dokumenten im System erheblich vereinfacht.


2. USABILITY: NUTZER MÜSSEN EXPERTEN AUF IHREM GEBIET SEIN UND KEINE SOFTWARESPEZIALISTEN

In der Vergangenheit konnten Anbieter von ECM-Lösungen darauf zählen, dass Anwender bereit waren, sich gründlich und geduldig in die Software einzuarbeiten. Doch die Zeit, in der man neue Tools einfach lernte, ohne zu hinterfragen, ist vorbei. Viele Lösungen im Bereich Informationsmanagement lassen sich heute nicht mehr einfach intuitiv bedienen, was nicht zuletzt auch ihrer Komplexität geschuldet ist.

Doch die Experten von Konica Minolta betonen, dass in der Wirtschaftswelt von heute einfache und transparente Werkzeuge für Wissensarbeiter nötig sind. Anwenderfreundlichkeit ist zum Schlüssel geworden.

Bei einem Fachkräftemangel, der bis 2020 voraussichtlich rund eine Million von unbesetzten Stellen in Europa zur Folge haben wird, wird es das A und O sein, dass sich Beschäftigte voll und ganz auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können, um das volle Potenzial ihrer Produktivität auszuschöpfen.

Ihnen ein langes und anstrengendes Training und die Arbeit mit ineffizienten Werkzeugen zuzumuten wird immer weniger zur Option. Wie komplex das System aus der Backend-Perspektive auch sein mag: Seine Nutzung muss ebenso einfach vonstattengehen wie der Umgang mit einer gut programmierten Smartphone- App für den Verbrauchermarkt. Diese Kundenanforderung wird zu einer grundlegenden Veränderung der Lösungen führen, die in diesem Jahr und darüber hinaus für das Informationsmanagement kreiert werden. Und sie werden deren Nutzung vereinfachen.


3. NÄCHSTER HALT: LOW-CODE-ANWENDUNGEN UND RAPID APPLICATION DEVELOPMENT (RAD)

Mittelfristig wird sich ein weiterer geschäftlicher Vereinfachungsbedarf auch auf Informationsmanagement- Lösungen auswirken: Immer mehr Kunden möchten gern in der Lage sein, ihre eigenen Anwendungen und Lösungen auf der Grundlage der bereitgestellten Anwendungen und Systeme zu erstellen. Zum Beispiel im Falle einer sehr speziellen und begrenzten Anwendung für ein einzelnes Projekt. Dies muss mit geringem Aufwand und mobilen Fähigkeiten möglich sein – im Wesentlichen per Drag-and-drop. Content-Services- Plattformen wie Hyland OnBase enthalten bereits RAD, eine Anwendungsentwicklung, die das einfache Einrichten und Konfigurieren von Workflows erlaubt. Es werden keine Entwicklungskenntnisse benötigt – lediglich Konfiguration.

Mit dieser Art von Lösung stellt Konica Minolta seinen Kunden bereits RAD zur Verfügung. Mit einem Mindestbedarf an individuellen Anpassungen können sie so schnell neue Anwendungen für ihre Zwecke erstellen. Bei komplexeren Aufgaben unterstützen Dienstleister wie Konica Minolta ihre Kunden natürlich umgehend bei der Erstellung.

Diese Entwicklungen werden die Verfügbarkeit von sehr aufgabenspezifischen, dedizierten Informationsmanagement- Lösungen für Kunden in den kommenden Jahren deutlich vorantreiben.


4. DGSVO IST NOCH NICHT VORBEI: NEUE TOOLS FÜR DAS INFORMATIONSMANAGEMENT SORGEN FÜR COMPLIANCE UND STEIGERN DIE PROZESSEFFIZIENZ

Es ist verlockend, eines der größten Probleme im Hinblick auf das Informationsmanagement als Vergangenheit zu betrachten: die DSGVO, die 2017 und 2018 noch das Stadtgespräch war. Doch die Herausforderungen, die sich durch diese Verordnung und durch das Thema Compliance ergeben, werden sich auch in den kommenden Jahren stark auf die Informationsmanagement-Lösungen der Unternehmen auswirken.

Eine der zentralen Fragen speziell im Rahmen der Diskussion Cloud- kontra Vor-Ort-Lösung betrifft den Speicherort für die Daten. Kurz vor der Einführung der DSGVO setzten laut einer Umfrage von Konica Minolta 29 Prozent in erster Linie auf lokales Content- und Prozessmanagement.
 
RAD
Rapid ApplicationDevelopment

Konzept für flexible Arbeitsabläufe in der Softwareentwicklung
Um schneller auf Kundenfeedback reagieren zu können, werden die Softwareentwürfe bereits in einem frühen Stadium dem Kunden gezeigt. Die Programmierer setzen die Anmerkungen um und holen erneut Feedback ein. Dieser Prozess wiederholt sich, bis der Kunde zufrieden ist. Die stetige Abstimmung verringert die Gefahr von Missverständnissen.

Die DSGVO hat zu Unsicherheit in Bezug auf Cloud-Services geführt. Denn viele Unternehmen haben Zweifel daran, wo genau die von ihnen in die Cloud gestellten Daten tatsächlich gespeichert werden. Verbleiben sie innerhalb der EU und damit unter der Kontrolle der DSGVO? Oder werden sie auf Servern außerhalb der EU gespeichert, wo sie einer anderen Gesetzgebung, zum Beispiel dem US-amerikanischen Patriot Act unterliegen? Die Kunden werden darüber von ihren Lieferanten Klarheit verlangen. Und diese wiederum müssen ihren Kunden genau die Lösungen bieten, die deren Anforderungen entsprechen.

Compliance wird in den kommenden Jahren ein zentrales Element in der Cloud-Diskussion bleiben. Und die DSGVO wird die Debatte um das Informationsmanagement auch noch auf andere Weise intensivieren: Da diese Gesetzgebung nicht nur digitale Daten, sondern alle Informationen regelt, dürften die tatsächlichen Behinderungen der unternehmerischen Prozesseffizienz, die sich durch manuelle – und insbesondere papierbasierte – Dokumentenmanagement-Prozesse ergeben, den Bedarf an neuen Informationsmanagement Lösungen in diesem Jahr und darüber hinaus weiter erhöhen.

Dabei wird die automatisierte Governance, die durch diese Lösungen ermöglicht wird, von zentraler Bedeutung sein. Semantische und automatische Technologien zur Klassifizierung werden dazu beitragen, das menschliche Element so weit wie möglich aus der Governance herauszunehmen. So werden wiederum sowohl die erforderlichen Ressourcen als auch das Fehlerpotenzial reduziert.

Intelligente Suchtools sind eine weitere wichtige Komponente des intelligenten Informationsmanagements zur Lösung dieser Herausforderung. Sie helfen den Anwendern, relevante Dokumente schnell und intuitiv über die gesamte Bandbreite der Systeme hinweg ausfindig zu machen.

Diese semantischen und automatischen Klassifizierungstechnologien sowie intelligente Suchwerkzeuge sind ein gutes Beispiel dafür, wie wichtig intelligente Informationsmanagement-Lösungen für die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften sind. Und sie bieten auch noch Vorteile, die darüber hinausgehen Neue Systeme mit automatisierten Prozessen und leistungsstarken Enterprise Search Tools steigern die Gesamteffizienz von Prozessen und Workflows und damit den Geschäftserfolg. Hier kommt es dabei auf den richtigen Partner an. Konica Minolta stellt beispielsweise sicher, dass alle implementierten Lösungen den Datenschutz per se gewährleisten und gleichzeitig die Prozesseffizienz deutlich steigern.


5. ROBOTIC PROCESS AUTOMATION (RPA) IM INFORMATIONSMANAGEMENT AUF DER BASIS VON KI

Die treibende Kraft für die Automatisierung und eine Technologie, die 2019 zunehmend in den Mittelpunkt des Interesses rücken wird, ist die robotergesteuerte Prozessautomatisierung, kurz RPA.

Als eine Technologieanwendung, die von Geschäftslogik und strukturierten Inputs gesteuert wird und auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen und Datenverarbeitung abzielt, ist RPA ein idealer Partner für Unternehmen und deren Informationsmanagement. Regelbasierte Dokumentenmanagement-Prozesse können automatisiert werden, was die Mitarbeiter von mühsamen, manuellen Routinearbeiten wie Dateneingabe oder Metadateneingabe befreit. Sie haben so mehr Zeit für Kunden oder andere höherwertige Aufgaben. RPA kann Eingaben für die Verarbeitung einer Transaktion, die Datenbearbeitung, das Auslösen von Reaktionen und die Kommunikation mit anderen digitalen Systemen erfassen und interpretieren.

Doch sein volles Potenzial kann RPA erst dann entfalten, wenn es sich auf künstliche Intelligenz, kurz KI, verlässt: Intelligenz in Systemen ist notwendig, um den Roboter mit korrekt strukturierten Informationen zu versorgen. Als Voraussetzung dafür arbeitet Konica Minolta beispielsweise bereits partnerschaftlich mit Lieferanten zusammen. So stellt das Unternehmen sicher, dass die zukünftigen Lösungen im Bereich des intelligenten Managements von Informationen seinen Kunden helfen, dieses Potenzial auszuschöpfen und gleichzeitig dem eigenen Datenverarbeitungsbedarf gerecht zu werden.